Bij het versturen van een fax kan de kwaliteit lager zijn dan die van het originele document. Hier leest u waarom dat zo is en hoe u de leesbaarheid maximaal houdt.
Waarom een fax kwaliteit verliest
De fax is ontworpen in de jaren tachtig en de standaard is sindsdien niet ingrijpend veranderd. De verzendresolutie (meestal 200×200 DPI, soms lager) is aanzienlijk lager dan wat u op een modern computerscherm ziet. Kleur wordt omgezet naar zwart-wit. Fijne details, lichte tekst en kleine letters kunnen allemaal worden aangetast.
Daarnaast geldt:
- De printer van de ontvanger (als die de fax afdrukt) zorgt voor extra kwaliteitsverlies.
- Bij verzending over lange afstand ontstaat ruis die randen kan doen vervagen.
- Oudere ontvangende faxapparaten leveren een slechtere uitvoerkwaliteit dan moderne online faxdiensten.
Zo verstuurt u een fax van de hoogste kwaliteit
Brondocument:
- Gebruik zwarte tekst op een witte achtergrond voor maximaal contrast.
- Gebruik een lettergrootte van minstens 10 pt voor lopende tekst. 12 pt of groter is veiliger.
- Vermijd gekleurde achtergronden, watermerken of patronen die onleesbaar kunnen worden bij omzetting naar zwart-wit.
- Vermijd handschrift in potlood als dat mogelijk is. Zwarte pen is veel betrouwbaarder.
- Sla indien mogelijk op als PDF in plaats van als afbeelding. PDF's behouden de tekstkwaliteit beter dan gerasterde afbeeldingen.
Bestandsformaat:
- Best: PDF die rechtstreeks uit een digitale bron is gegenereerd (Word, Google Docs).
- Goed: PDF die is gegenereerd uit een scan van hoge kwaliteit (scanner van 300+ DPI).
- Minder goed: een foto van een document met uw telefoon. Gebruik een scanner-app zoals Scan.Plus.
- Slechtst: screenshot met lage resolutie.
Veelvoorkomende kwaliteitsproblemen en oplossingen
Vervaagde / bleke uitvoer:
- Het brondocument had lichte tekst. Verhoog het contrast of maak de tekst donkerder voordat u opslaat.
- Als de bron een foto is, verhoogt u het contrast en de helderheid in uw fotobewerkingsprogramma.
Wazige tekst:
- De resolutie van de bron was te laag. Scan opnieuw of maak het document opnieuw aan met minimaal 300 DPI.
- Gebruik voor foto's een scanner-app in plaats van de camera.
Lijnen of ruis over de pagina:
- Dit wordt meestal veroorzaakt door ruis op de transmissielijn aan de kant van de ontvanger, waar wij geen invloed op hebben.
- Verstuur de fax opnieuw; het probleem verdwijnt vaak bij de tweede poging.
Pagina's in de verkeerde volgorde:
- Het apparaat van de ontvanger drukt pagina's mogelijk in omgekeerde volgorde af. Dit is een instelling aan de kant van de ontvanger en geen probleem van Fax.Plus.
Maak een testfax voordat u een belangrijke fax verstuurt
Stuur bij kritieke documenten (juridisch, medisch, financieel) eerst een test naar uw eigen Fax.Plus-nummer. Controleer wat er in uw Postvak IN aankomt om precies te zien hoe de ontvanger de fax te zien krijgt.
Wanneer het probleem bij de ontvanger ligt
Als uw fax de status Geslaagd heeft, maar de ontvanger zegt dat de fax onleesbaar is:
- Vraag of de ontvanger een faxapparaat of een online faxdienst gebruikt. Online diensten geven de kwaliteit doorgaans beter weer.
- Vraag of de ontvanger kan verzoeken het document opnieuw te verzenden (als dat lukt, ontvangt u een bevestiging van de nieuwe verzending in uw Postvak IN).
- Bied bij kritieke documenten aan de originele PDF ter back-up te e-mailen.