相手が署名依頼を受け取っていないと言っている場合、その原因はほとんどの場合、受信者側のメールフィルタリングです。ただし、まず確認しておくべき点がいくつかあります。
ステップ1: 依頼が送信されたことを確認する
- Sign.Plusにログインし、ドキュメント → 保留中に移動します。
- 該当の依頼を見つけ、受信者のメールアドレスに誤りがないか再確認します。
- 監査証跡を確認してステータスをチェックします。タイムスタンプ付きで依頼送信済みと表示されているはずです。失敗と表示されている場合、依頼は配信されていません。
ステップ2: 受信者側のメールフィルタリングを確認する
Sign.Plusはnotification@sign.plusから署名依頼を送信します。特にOutlook 365、Gmail Workspace、Mimecastなどの企業メールシステムは、見慣れない送信者からのメッセージ、特にアクションリンクを含むものを、通知なしに隔離することがあります。
受信者に以下を確認してもらってください:
- 受信者の迷惑メールフォルダまたはジャンクフォルダ
- プロモーションタブまたはその他タブ（Gmail / Outlook）
- 組織が利用している場合は、企業のメール隔離ポータル
- 入力したメールアドレスのスペルが正しいかどうか
その間、以下の操作を行うことができます:
- ダッシュボードから該当の依頼を開き、リマインダーを再送信をクリックして依頼を再送信する
- 受信者に、メール設定で
notification@sign.plusとsign.plusをホワイトリストに登録してもらう
複数の受信者に影響がある場合
問題が1人だけでなく複数の受信者で発生している場合、原因はご自身のアカウント側にある可能性があります。以下を確認してください。
- Sign.Plusアカウントが有効で、良好な状態であること
- カスタムブランディング設定が正しく構成されていること - 送信者ドメインの設定に問題があると、配信エラーの原因になります
- 無料のメール転送サービスやエイリアスを使用していないこと - これらは配信情報を欠落させる可能性があります
上記をすべて確認しても受信者が依頼を受け取れない場合は、次の情報を添えてsupport@alohi.comまでご連絡ください。
- 受信者のメールアドレス
- ドキュメント名と依頼を送信した日時
- 該当ドキュメントの保留中ステータスのスクリーンショット
配信ログを確認し、システムに記録されている内容についてご連絡いたします。
今後、配信の問題を減らす方法
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受信者に事前に知らせる - 署名依頼の前に、
notification@sign.plusからメールが届くことを伝える簡単なメッセージを送っておくと効果的です。 - 受信者のメインの職場用メールアドレスを使用する - 個人用メールアドレスは、見慣れない送信者からのメッセージをフィルタリングしやすい傾向があります。
- 「リマインダーを再送信」を使用する - 依頼が24時間以上未署名のままの場合は、ダッシュボードから直接リマインダーを送信してください。
Sign.Plusからのメールへの返信について
受信者が署名依頼メールに返信した場合、その返信はnotification@sign.plusに送られ、既定の設定ではお客様に転送されません。