Sign.Plusでは、署名リクエストの一部として署名者に添付ファイルをリクエストすることができ、必要な文書をすべて1つのワークフローで簡単に収集できます。
この機能により、署名者は署名プロセスを完了する際に、本人確認書類、証明書、その他の関連ファイルなどの補足資料を直接アップロードできます。これにより、重要な文書が署名済みの契約書と共に確実に提出されるため、業務の効率化とやり取りの削減に役立ちます。
注： 添付ファイルは、Sign.Plus Webアプリを使用して署名リクエストを準備する際に追加でき、必要な文書をすべて安全かつ一箇所で柔軟かつ効率的に収集できます。
添付ファイルとは何ですか？
添付ファイルとは、署名者が署名リクエストを完了する際にアップロードできるファイルです。これにより、以下のことが可能になり、文書収集を効率化できます。
- 必要な文書を1つの統一されたプロセスで収集する。
- やり取りの往復を減らす。
- 必要なすべての資料が署名済みの契約書と共に確実に提出されるようにする。
署名リクエスト内で添付ファイルをリクエストするには、以下の手順に従ってください。
- Sign.Plusアカウントにログインし、ダッシュボードの署名セクションに移動します。
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文書をアップロードエリアにドラッグ＆ドロップするか、アップロードをクリックします。
注： コンピューター、Google Drive、Dropbox、OneDrive、またはBoxからファイルをアップロードできます。対応しているファイル形式は、PDF、DOC、PPT、XLS、JPG、PNG、RTF、TIFFです。
- ファイルがアップロードされると、確認メッセージとファイルサイズと共に文書リストに表示されます。
- 署名をリクエストをクリックして、文書を他者に署名用として送信します。
- リクエストの「受信者を追加」セクションに到達したら、署名者に関する以下の情報を入力します。
- 受信者を追加： 文書に署名する必要がある、またはコピーを受け取る必要がある受信者の名前とメールアドレスを追加します。
- 署名手順を追加： 署名者が文書を受け取る順序を選択します（任意）。
- すべての受信者が追加され、役割が割り当てられたら、次へをクリックしてステップ3のフィールドを追加に進みます。
- 「フィールドを追加」ステップで、受信者パネルから対象の受信者を選択します。
- 添付ファイルフィールドを開きます。
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新しい添付ファイルをリクエストというタイトルのポップアップウィンドウが表示されます。以下の項目を入力して添付ファイルリクエストを設定します。
- 受信者： 受信者を確認または選択します。
- 添付ファイル名（必須）： リクエストするファイルのタイトルを入力します（例：「本人確認書類」）。
- ヒント（任意）： 役立つ指示を追加します（例：「IDカードの両面をアップロードしてください」）。
- 必須（チェックボックス）： 署名者が署名を完了するために添付ファイルをアップロードする必要がある場合に有効にします。
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複数ファイルを許可（チェックボックス）： 複数のファイルが必要な場合に有効にします。選択すると、各添付ファイルリクエストで最大10個のファイルを含めることができます。
- 設定が完了したら、追加ボタンをクリックして、添付ファイルリクエストを文書に追加します。
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追加の添付ファイルをリクエストする必要がある場合や、現在リクエストしている添付ファイルを編集する場合は、現在の添付ファイルリクエストの横にある新しい添付ファイルをリクエストまたは編集をクリックします。
- 添付ファイルリクエストが追加されると、フィールドセクションに表示され、設定された添付ファイルの数を示すアイコンとカウンターが表示されます。
注： 文書が複数の署名者に送信される場合、添付ファイル機能は最大10名の署名者までしか有効にできない点にご注意ください。
- その他必要なフィールドの配置を完了したら、レビューステップに進み、署名リクエストを確定して送信します。
添付ファイルアイコンは何を意味しますか
Sign.Plusの保留中の文書リストで、文書プレビューの横に表示される添付ファイルアイコン（クリップのマーク）は、その署名リクエストに少なくとも1つの添付ファイルフィールドが含まれていることを示します。
- これは、署名プロセスの一環として、送信者が署名者に対して1つ以上の添付文書（身分証明書、証明書、その他のファイルなど）のアップロードをリクエストしていることを示します。
- このアイコンにより、送信者と受信者の両方が、署名に加えてどの文書に追加のアップロードが必要かを簡単に識別できます。
- まだ添付ファイルがアップロードされていない場合でも、リクエストが存在することを示すためにシステムはアイコンを表示し続けます（未完了の状態であっても）。右側パネルに表示される「添付ファイル0件」というラベルは、この署名リクエストに対してまだ添付ファイルがアップロードされていないことを示しています。