Als iemand aangeeft uw handtekeningverzoek nooit te hebben ontvangen, ligt de oorzaak vrijwel altijd bij e-mailfiltering aan de kant van de ontvanger - maar er zijn eerst een paar dingen die u moet uitsluiten.
Stap 1: Controleer of het verzoek is verzonden
- Log in bij Sign.Plus en ga naar Documenten → In behandeling.
- Zoek uw verzoek op en controleer het e-mailadres van de ontvanger op typefouten.
- Controleer de status in het Auditlogboek. Daar zou Verzoek verzonden met een tijdstempel moeten staan. Als er Mislukt staat, is het verzoek nooit afgeleverd.
Stap 2: Controleer op e-mailfiltering aan de kant van de ontvanger
Sign.Plus verstuurt handtekeningverzoeken vanaf notification@sign.plus. Zakelijke e-mailsystemen - met name Outlook 365, Gmail Workspace en Mimecast - kunnen berichten van onbekende afzenders ongemerkt in quarantaine plaatsen, vooral als ze actielinks bevatten.
Vraag de ontvanger om het volgende te controleren:
- De map Spam of Ongewenste e-mail
- Het tabblad Promoties of Overig (Gmail / Outlook)
- Het quarantaineportaal voor zakelijke e-mail, als de organisatie er een gebruikt
- Of het e-mailadres dat u hebt gebruikt correct is gespeld
Ondertussen kunt u het volgende doen:
- Verstuur het verzoek opnieuw vanuit uw dashboard door het verzoek te openen en op Herinneringen opnieuw versturen te klikken
- Vraag de ontvanger om
notification@sign.plusensign.plusin de e-mailinstellingen op de lijst met vertrouwde afzenders te zetten
Als meerdere ontvangers worden getroffen
Als het probleem zich bij meerdere ontvangers voordoet in plaats van bij slechts één, kan de oorzaak bij uw account liggen. Controleer het volgende:
- Uw Sign.Plus-account is actief en in goede staat
- Uw instellingen voor aangepaste huisstijl zijn correct geconfigureerd - een defect afzenderdomein kan leiden tot afleverproblemen
- U gebruikt geen gratis e-mailforwarder of alias, aangezien deze afleverinformatie kunnen verwijderen
Als u alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en ontvangers de verzoeken nog steeds niet ontvangen, neem dan contact met ons op via support@alohi.com met:
- Het e-mailadres van de ontvanger
- De naam van het document en het tijdstip waarop u het verzoek hebt verzonden
- Een schermafbeelding van de status In behandeling voor dat document
Wij controleren onze afleverlogboeken en nemen contact met u op met wat ons systeem laat zien.
Zo beperkt u afleverproblemen in de toekomst
-
Waarschuw ontvangers vooraf - een kort bericht vóór het handtekeningverzoek, waarin u laat weten dat er een e-mail van
notification@sign.plusaankomt, helpt enorm. - Gebruik het primaire werkmailadres van de ontvanger - persoonlijke e-mailadressen filteren berichten van onbekende afzenders vaker weg.
- Gebruik Herinneringen opnieuw versturen - als een verzoek langer dan 24 uur niet is ondertekend, verstuurt u rechtstreeks vanuit uw dashboard een herinnering.
Een opmerking over antwoorden op e-mails van Sign.Plus
Als een ontvanger antwoordt op een e-mail met een handtekeningverzoek, wordt dat antwoord naar notification@sign.plus gestuurd en standaard niet naar u doorgestuurd.