Bij het indienen van documenten bij officiële instanties of overheidsdiensten in de EU kan van u worden verlangd dat u een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) gebruikt die voldoet aan de eIDAS-verordening. Deze handtekeningen zijn juridisch gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen, maar moeten voldoen aan strenge technische normen, waaronder het gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat.
Zelfs als u uw document met een QES hebt ondertekend, kunnen sommige systemen het nog steeds afwijzen, vaak vanwege het formaat van het ondertekende PDF-bestand en niet vanwege de handtekening zelf.
Veelvoorkomende foutmeldingen
De meldingen verschillen per instelling of platform, maar een typisch voorbeeld is:
„Uw handtekening is ongeldig: uw samenvatting is gewijzigd, maar is niet elektronisch ondertekend met het juiste certificeringsniveau.”
Dit betekent vaak dat het systeem het QES-certificaat niet goed kon detecteren, wat kan komen doordat het verkeerde bestandstype is ingediend, zoals een PDF-portfolio.
Wat is een PDF-portfolio?
Een PDF-portfolio is een containerbestand dat meerdere ingesloten bestanden kan bevatten (zoals bijlagen, ondertekende documenten of metagegevens). Sommige aanbieders van handtekeningen leveren ondertekende documenten in dit formaat.
Helaas ondersteunen veel validatiesystemen in de EU geen portfoliobestanden en wijzen ze deze af, zelfs als de QES erin geldig is.
Wat u kunt doen
Als u te maken hebt met fouten bij de validatie van de handtekening:
- Open het gedownloade bestand in Adobe Acrobat
- Controleer of het bestand een PDF-portfolio is (u ziet dan bijgevoegde documenten in het bestand)
- Zoek de daadwerkelijk ondertekende PDF op en pak deze uit; deze heeft meestal de naam van het document
- Dien het uitgepakte PDF-bestand (niet de portfolio) in bij de verzoekende instantie of het verzoekende platform
Controleer uw handtekening online
U kunt controleren of uw document een geldige gekwalificeerde elektronische handtekening bevat met de officiële EU-handtekeningvalidator: 👉 EU DSS Signature Validation Tool