Wanneer u officiële documenten indient bij Zwitserse autoriteiten, organisaties of digitale platforms, kan van u worden verlangd dat u een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) gebruikt die voldoet aan de Zwitserse federale wet inzake elektronische handtekeningen (ZertES).
Zelfs als uw document is ondertekend met een geldige QES, kunt u tijdens het indienen een foutmelding krijgen. Dit ligt vaak niet aan de handtekening zelf, maar aan het formaat van het PDF-bestand dat u hebt geüpload.
Veelvoorkomende foutscenario's
In sommige gevallen wijzen systemen uw indiening af met een melding dat:
- de handtekening ontbreekt
- het certificeringsniveau onjuist is
- het document is gewijzigd of aangepast
Een veelvoorkomende oorzaak van dit probleem is het indienen van een PDF-portfolio, dat door bepaalde validatieplatforms niet wordt ondersteund.
Wat is een PDF-portfolio?
Een PDF-portfolio is een speciaal bestandsformaat dat fungeert als container voor meerdere documenten of bijlagen. Sommige platforms voor elektronische handtekeningen gebruiken dit formaat om ondertekende bestanden te bundelen, maar Zwitserse validatiesystemen en autoriteiten kunnen ze afwijzen, zelfs als de handtekening erin geldig is.
Zo lost u het probleem op
- Open het gedownloade bestand in Adobe Acrobat
- Als het een portfolio is, ziet u een of meer bijgevoegde documenten
- Haal het daadwerkelijke ondertekende PDF-bestand uit het portfolio
- Dien dit uitgepakte bestand in bij de Zwitserse instelling of het platform dat erom vraagt
Valideer uw handtekening met de tool van de Zwitserse overheid
Om te controleren of uw handtekening voldoet aan de ZertES-normen en door de Zwitserse autoriteiten wordt erkend, gebruikt u de officiële validatiedienst: