Hoe kan ik bijlagen aanvragen binnen een ondertekeningsverzoek?

Met Sign.Plus kunnen gebruikers bijlagen opvragen bij ondertekenaars als onderdeel van een ondertekeningsverzoek, zodat u alle benodigde documenten eenvoudig in één workflow kunt verzamelen.

Met deze functie kunnen ondertekenaars aanvullend materiaal uploaden, zoals identiteitsbewijzen, certificeringen of andere relevante bestanden, direct tijdens het ondertekenen. Zo worden belangrijke documenten samen met de ondertekende overeenkomst ingediend, wat helpt om processen te stroomlijnen en vervolgcommunicatie te beperken.

Wat is een bijlage?

Een bijlage is een bestand dat een ondertekenaar kan uploaden tijdens het afronden van een ondertekeningsverzoek. Zo verloopt het verzamelen van documenten soepeler, doordat u:

• Alle benodigde documenten in één uniform proces verzamelt.
• Heen-en-weercommunicatie beperkt.
• Ervoor zorgt dat alle vereiste materialen samen met de ondertekende overeenkomst worden ingediend.

Volg deze stappen om bijlagen aan te vragen binnen een ondertekeningsverzoek:

1. Log in op uw Sign.Plus-account en ga naar het gedeelte Ondertekenen op uw dashboard.

2. Sleep uw document naar het uploadgebied of klik op Uploaden.

   Let op: U kunt een bestand uploaden vanaf uw computer, Google Drive, Dropbox, OneDrive of Box. Ondersteunde bestandsindelingen zijn: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF en TIFF.

3. Zodra uw bestand is geüpload, verschijnt het in de documentenlijst met een bevestiging en de bestandsgrootte.
4. Klik op Handtekening aanvragen om het document naar anderen te sturen om te ondertekenen.
5. Wanneer u bij het gedeelte Ontvangers toevoegen van uw verzoek bent, geeft u de volgende gegevens over de ondertekenaar(s) op:
   
   • Ontvangers toevoegen: Voeg de namen en e-mailadressen toe van de ontvangers die uw document moeten ondertekenen of een kopie ervan moeten ontvangen.
   • Ondertekenstappen toevoegen: Kies de volgorde waarin uw ondertekenaars het document ontvangen (optioneel).
6. Zodra alle ontvangers zijn toegevoegd en rollen hebben gekregen, klikt u op Volgende om door te gaan naar stap 3: Velden toevoegen.
7. Kies in de stap Velden toevoegen de beoogde ontvanger in het paneel Ontvangers.
8. Open het veld Bijlagen.
9. Er verschijnt een pop-upvenster met de titel Nieuwe bijlage aanvragen. Configureer het bijlageverzoek door het volgende in te vullen:
   
   • Ontvanger: Bevestig of selecteer de ontvanger.
   • Naam bijlage (verplicht): Voer een titel in voor het gevraagde bestand (bijv. „Identiteitsbewijs”).
   • Aanwijzing (optioneel): Voeg een behulpzame instructie toe (bijv. „Upload beide zijden van uw identiteitskaart”).
   • Verplicht (selectievakje): Schakel dit in als de ondertekenaar de bijlage moet uploaden om het ondertekenen te voltooien.
   • Meerdere bestanden toestaan (selectievakje): Schakel dit in als er meer dan één bestand nodig is. Wanneer dit is geselecteerd, kan elke bijlage maximaal 10 bestanden bevatten.
     
     
10. Klik na het configureren op de knop Toevoegen om het bijlageverzoek aan uw document toe te voegen.
11. Als u extra bijlagen wilt aanvragen of de huidige aangevraagde bijlagen wilt bewerken, klikt u op Nieuwe bijlage aanvragen of Bewerken naast de huidige bijlageverzoeken.
    
12. Zodra een bijlageverzoek is toegevoegd, verschijnt het onder het gedeelte Velden, aangegeven met een pictogram en een teller die het aantal geconfigureerde bijlagen toont.
    

    Let op: Als uw document naar meerdere ondertekenaars wordt gestuurd, houd er dan rekening mee dat de bijlagefunctie slechts voor maximaal 10 ondertekenaars kan worden ingeschakeld.

13. Plaats eventuele andere vereiste velden en ga vervolgens naar de stap Controleren om uw ondertekeningsverzoek af te ronden en te verzenden.

Wat betekent het bijlagepictogram?

Het bijlagepictogram (een paperclip) naast de documentvoorvertoning in de lijst met openstaande documenten in Sign.Plus geeft aan dat het ondertekeningsverzoek minstens één bijlageveld bevat.

• Het geeft aan dat de afzender de ondertekenaar heeft gevraagd een of meer ondersteunende documenten (bijv. identiteitskaarten, certificaten of andere bestanden) te uploaden als onderdeel van het ondertekeningsproces.
• Dit pictogram helpt zowel afzenders als ontvangers om eenvoudig te zien voor welke documenten naast een handtekening aanvullende uploads vereist zijn.
• Als er nog geen bijlage is geüpload, toont het systeem het pictogram toch om aan te geven dat het verzoek bestaat, ook als het nog niet is voltooid. Het label „0 bestanden bijgevoegd” in het rechterpaneel geeft aan dat er nog geen bijlagen zijn geüpload voor dit ondertekeningsverzoek.