fax送信では、元の文書と比べて品質が劣化することがあります。その理由と、判読性を最大限に高める方法をご説明します。
faxの品質が劣化する理由
faxは1980年代に設計された規格で、それ以降大きく変わっていません。送信解像度(通常200×200 DPI、場合によってはそれ以下)は、現代のコンピューター画面で見るものよりもはるかに低くなります。カラーはモノクロに変換されます。細かいディテール、薄い文字、小さな文字はすべて影響を受ける可能性があります。
さらに:
- 受信者がfaxを印刷する場合、そのプリンターによってさらに品質が劣化します。
- 長距離の送信ではノイズが発生し、輪郭がぼやけることがあります。
- 古い受信fax機は、最新のオンラインfaxサービスよりも出力品質が劣ります。
最高品質のfaxを送信する方法
元の文書:
- コントラストを最大にするため、白背景に黒文字を使用してください。
- 本文には10ポイント以上のフォントサイズを使用してください。12ポイント以上であればより安全です。
- モノクロに変換すると判読できなくなる可能性がある、色付きの背景、透かし、パターンは避けてください。
- 可能であれば、鉛筆での手書きは避けてください。黒インクのペンの方がはるかに信頼性が高いです。
- 可能な限り、画像ではなくPDFとして保存してください。PDFは、ラスタライズされた画像よりも文字の品質を保ちやすくなります。
ファイル形式:
- 最良: デジタル元データ(Word、Google Docs)から直接生成されたPDF。
- 良好: 高品質なスキャン(300 DPI以上のスキャナー)から生成されたPDF。
- やや劣る: 文書をスマートフォンで撮影した写真。Scan.Plusのようなスキャナーアプリを使用してください。
- 最悪: 低解像度のスクリーンショット。
よくある品質の問題と対処法
かすれ・薄い出力:
- 元の文書の文字が薄かった可能性があります。保存前にコントラストを上げるか、文字を濃くしてください。
- 元の文書が写真の場合は、写真編集ソフトでコントラストと明るさを上げてください。
ぼやけた文字:
- 元の解像度が低すぎた可能性があります。最低300 DPIで再スキャンまたは再作成してください。
- 写真の場合は、カメラではなくスキャナーアプリを使用してください。
ページ全体に線やノイズが入る:
- これは通常、受信者側の伝送線ノイズが原因であり、当社側では制御できません。
- 再送信すると、2回目の送信で問題が解消されることがよくあります。
ページの順序が入れ替わる:
- 受信者のfax機が逆順でページを印刷している可能性があります。これは受信者側の設定によるものであり、Fax.Plusの問題ではありません。
重要なfaxを送信する前にテストする
重要な文書(法律、医療、財務関連)の場合は、まず自分のFax.Plus番号宛にテスト送信を行ってください。受信トレイに届いた内容を確認し、受信者に実際にどのように表示されるかを確認できます。
問題が受信者側にある場合
faxのステータスが「成功」と表示されているにもかかわらず、受信者から判読できないと言われた場合:
- fax機を使用しているか、オンラインfaxサービスを使用しているかを確認してください。オンラインサービスの方が通常、品質の再現性が高くなります。
- 文書の再送信を依頼できるか確認してください(依頼が承諾された場合、受信トレイに再送信の確認が届きます)。
- 重要な文書の場合は、バックアップとして元のPDFをメールで送ることを提案してください。