Si quelqu'un affirme n'avoir jamais reçu votre demande de signature, le problème vient presque toujours du filtrage des emails du côté du destinataire — mais quelques vérifications s'imposent d'abord.
Étape 1 : confirmer que la demande a bien été envoyée
- Connectez-vous à Sign.Plus et allez dans Documents → Pending.
- Repérez votre demande et vérifiez que l'adresse email du destinataire ne contient pas de faute de frappe.
- Vérifiez le statut en consultant l'Audit Trail. Il devrait indiquer Request Sent avec un horodatage. S'il indique Failed, la demande n'a jamais été livrée.
Étape 2 : vérifier le filtrage des emails du côté du destinataire
Sign.Plus envoie les demandes de signature depuis notification@sign.plus. Les systèmes de messagerie d'entreprise — en particulier Outlook 365, Gmail Workspace et Mimecast — peuvent mettre discrètement en quarantaine les messages provenant d'expéditeurs inconnus, surtout lorsqu'ils contiennent des liens d'action.
Demandez au destinataire de vérifier :
- Son dossier Spam ou Junk
- L'onglet Promotions ou Other (Gmail / Outlook)
- Son portail de quarantaine des emails d'entreprise, si son organisation en utilise un
- Que l'adresse email que vous avez utilisée est correctement orthographiée
En attendant, vous pouvez :
- Renvoyer la demande depuis votre tableau de bord en ouvrant la demande et en cliquant sur Resend Reminders
- Demander au destinataire d'ajouter
notification@sign.plusetsign.plusà sa liste d'expéditeurs de confiance dans ses paramètres de messagerie
Si plusieurs destinataires sont concernés
Si le problème touche plusieurs destinataires et non un seul, le problème peut se situer du côté de votre compte. Vérifiez les points suivants :
- Votre compte Sign.Plus est actif et en règle
- Vos paramètres de personnalisation de marque sont correctement configurés — un domaine d'expéditeur mal configuré peut entraîner des échecs de livraison
- Vous n'utilisez pas de redirecteur d'email ou d'alias gratuit, car cela peut supprimer les informations de livraison
Si vous avez suivi toutes les étapes ci-dessus et que les destinataires ne reçoivent toujours pas les demandes, contactez-nous à support@alohi.com en précisant :
- L'adresse email du destinataire
- Le nom du document et l'heure à laquelle vous avez envoyé la demande
- Une capture d'écran du statut Pending pour ce document
Nous vérifierons nos journaux de livraison et vous tiendrons informé de ce que notre système indique.
Comment réduire les problèmes de livraison à l'avenir
-
Prévenez vos destinataires en amont — un court message avant la demande de signature, les informant qu'ils recevront un email de
notification@sign.plus, fait toute la différence. - Utilisez l'adresse email professionnelle principale du destinataire — les adresses email personnelles sont plus susceptibles de filtrer les messages d'expéditeurs inconnus.
- Utilisez Resend Reminders — si une demande reste non signée pendant plus de 24 heures, envoyez un rappel directement depuis votre tableau de bord.
Remarque concernant les réponses aux emails de Sign.Plus
Si un destinataire répond à un email de demande de signature, sa réponse est envoyée à notification@sign.plus et ne vous sera pas transférée par défaut.