Comment demander des pièces jointes dans une demande de signature ?

Sign.Plus permet aux utilisateurs de demander des pièces jointes aux signataires dans le cadre d'une demande de signature, ce qui facilite la collecte de tous les documents nécessaires en un seul processus.

Grâce à cette fonctionnalité, les signataires peuvent téléverser des pièces justificatives, telles qu'une pièce d'identité, une certification ou tout autre fichier pertinent, directement au moment de compléter le processus de signature. Cela garantit que les documents importants sont soumis en même temps que l'accord signé, ce qui permet de simplifier les opérations et de réduire les échanges de suivi.

Qu'est-ce qu'une pièce jointe ?

Une pièce jointe est un fichier qu'un signataire peut téléverser lors de la réalisation d'une demande de signature. Cela permet de simplifier la collecte de documents en vous permettant de :

• Collecter les documents nécessaires en un seul processus unifié.
• Réduire les échanges répétés.
• Vous assurer que tous les documents requis sont soumis en même temps que l'accord signé.

Pour demander des pièces jointes dans une demande de signature, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Sign.Plus, puis accédez à la section Sign de votre tableau de bord.

2. Faites glisser et déposez votre document dans la zone de téléversement, ou cliquez sur Upload.

   Remarque : vous pouvez téléverser un fichier depuis votre ordinateur, Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Les formats de fichiers pris en charge sont : PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF et TIFF.

3. Une fois votre fichier téléversé, il apparaîtra dans la liste des documents avec une confirmation et la taille du fichier.
4. Cliquez sur Request Signature pour envoyer le document à d'autres personnes afin qu'elles le signent.
5. Une fois arrivé à la section Add Recipients de votre demande, indiquez les informations suivantes concernant le(s) signataire(s) :
   
   • Add Recipients : ajoutez les noms et adresses email des destinataires qui doivent signer ou recevoir une copie de votre document.
   • Add Signing Steps : choisissez l'ordre dans lequel vos signataires recevront le document (facultatif).
6. Une fois tous les destinataires ajoutés et leurs rôles attribués, cliquez sur Next pour passer à l'étape 3 : Add Fields.
7. À l'étape Add Fields, choisissez le destinataire concerné dans le panneau Recipients.
8. Ouvrez le champ Attachments.
9. Une fenêtre contextuelle intitulée Request New Attachment s'affiche. Configurez la demande de pièce jointe en renseignant les éléments suivants :
   
   • Recipient : confirmez ou sélectionnez le destinataire.
   • Attachment Name (obligatoire) : saisissez un titre pour le fichier demandé (par exemple, « Preuve d'identité »).
   • Hint (facultatif) : ajoutez des instructions utiles (par exemple, « Merci de téléverser les deux faces de votre carte d'identité »).
   • Mandatory (case à cocher) : activez cette option si le signataire doit obligatoirement téléverser la pièce jointe pour terminer la signature.
   • Allow Multiple Files (case à cocher) : activez cette option si plusieurs fichiers sont nécessaires. Lorsqu'elle est sélectionnée, chaque pièce jointe peut comporter jusqu'à 10 fichiers.
     
     
10. Une fois la configuration terminée, cliquez sur le bouton Add pour inclure la demande de pièce jointe dans votre document.
11. Si vous devez demander des pièces jointes supplémentaires ou Edit les pièces jointes déjà demandées, cliquez sur Request New Attachment ou sur Edit à côté des demandes de pièces jointes existantes.
    
12. Une fois qu'une demande de pièce jointe a été ajoutée, elle apparaît dans la section Fields, indiquée par une icône et un compteur montrant le nombre de pièces jointes configurées.
    

    Remarque : si votre document est envoyé à plusieurs signataires, sachez que la fonctionnalité de pièce jointe ne peut être activée que pour 10 signataires maximum.

13. Terminez de placer les autres champs requis, puis passez à l'étape Review pour finaliser et cliquer sur Send pour votre demande de signature.

Que signifie l'icône de pièce jointe ?

L'icône de pièce jointe (un symbole de trombone) affichée à côté de l'aperçu du document dans la liste des documents Pending de Sign.Plus indique que la demande de signature comprend au moins un champ de pièce jointe.

• Il indique que l'expéditeur a demandé au signataire de téléverser un ou plusieurs documents justificatifs (par exemple, cartes d'identité, certificats ou autres fichiers) dans le cadre du processus de signature.
• Cette icône permet aux expéditeurs comme aux destinataires d'identifier facilement les documents nécessitant des pièces jointes supplémentaires en plus d'une signature.
• Si aucune pièce jointe n'a encore été téléversée, le système affichera tout de même l'icône pour indiquer que la demande existe, même si elle est incomplète. La mention « 0 fichier joint » dans le panneau de droite indique qu'aucune pièce jointe n'a encore été téléversée pour cette demande de signature.