Beim Einreichen offizieller Dokumente bei Schweizer Behörden, Organisationen oder digitalen Plattformen müssen Sie möglicherweise eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) verwenden, die dem Schweizer Bundesgesetz über elektronische Signaturen (ZertES) entspricht.
Auch wenn Ihr Dokument mit einer gültigen QES signiert ist, kann bei der Einreichung ein Fehler auftreten. Dies liegt oft nicht an der Signatur selbst, sondern am Format der hochgeladenen PDF-Datei.
Häufige Fehlerszenarien
In manchen Fällen weisen Systeme Ihre Einreichung mit einer Meldung zurück, die darauf hinweist, dass:
- die Signatur fehlt
- die Zertifizierungsstufe falsch ist
- das Dokument geändert oder verändert wurde
Eine häufige Ursache dieses Problems ist die Einreichung eines PDF-Portfolios, das von bestimmten Validierungsplattformen nicht unterstützt wird.
Was ist ein PDF-Portfolio?
Ein PDF-Portfolio ist ein spezielles Dateiformat, das als Container für mehrere Dokumente oder Anhänge dient. Während einige E-Signatur-Plattformen dieses Format verwenden, um signierte Dateien zu bündeln, lehnen Schweizer Validierungssysteme und Behörden sie möglicherweise ab, selbst wenn die enthaltene Signatur gültig ist.
So beheben Sie das Problem
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Adobe Acrobat
- Handelt es sich um ein Portfolio, sehen Sie ein oder mehrere angehängte Dokumente
- Extrahieren Sie die eigentliche signierte PDF-Datei aus dem Portfolio
- Reichen Sie diese extrahierte Datei bei der anfragenden Schweizer Institution oder Plattform ein
Validieren Sie Ihre Signatur mit dem Tool der Schweizer Regierung
Um zu bestätigen, ob Ihre Signatur den ZertES-Standards entspricht und von Schweizer Behörden anerkannt wird, nutzen Sie den offiziellen Validierungsdienst: