Wenn Sie Dokumente bei offiziellen Stellen oder öffentlichen Diensten in der EU einreichen, kann es erforderlich sein, eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) zu verwenden, die der eIDAS-Verordnung entspricht. Diese Signaturen sind rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, müssen jedoch strenge technische Standards erfüllen, unter anderem müssen sie auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen.
Auch wenn Sie Ihr Dokument mit einer QES signiert haben, kann es von manchen Systemen trotzdem abgelehnt werden – oft liegt das am Format der signierten PDF-Datei und nicht an der Signatur selbst.
Häufige Fehlermeldungen
Die Meldungen variieren je nach Institution oder Plattform, ein typisches Beispiel ist:
„Ihre Signatur ist ungültig: Ihre Zusammenfassung wurde geändert, ist aber nicht mit der korrekten Zertifizierungsstufe elektronisch signiert.“
Das bedeutet häufig, dass das System das QES-Zertifikat nicht korrekt erkennen konnte, was daran liegen kann, dass der falsche Dateityp eingereicht wurde, etwa ein PDF-Portfolio.
Was ist ein PDF-Portfolio?
Ein PDF-Portfolio ist eine Container-Datei, die mehrere eingebettete Dateien enthalten kann (z. B. Anhänge, signierte Dokumente oder Metadaten). Manche Signaturanbieter liefern signierte Dokumente in diesem Format.
Leider unterstützen viele EU-Validierungssysteme keine Portfolio-Dateien und lehnen sie ab, selbst wenn die darin enthaltene QES gültig ist.
Was Sie tun können
Wenn bei Ihnen Fehler bei der Signaturvalidierung auftreten:
- Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Adobe Acrobat
- Prüfen Sie, ob es sich um ein PDF-Portfolio handelt (Sie sehen dann angehängte Dokumente darin)
- Suchen Sie das eigentliche signierte PDF und extrahieren Sie es – meist ist es mit dem Dokumentnamen bezeichnet
- Reichen Sie die extrahierte PDF-Datei (nicht das Portfolio) bei der anfordernden Behörde oder Plattform ein
Überprüfen Sie Ihre Signatur online
Sie können mit dem offiziellen EU-Signaturvalidator prüfen, ob Ihr Dokument eine gültige Qualifizierte Elektronische Signatur enthält: 👉 EU-DSS-Signaturvalidierungstool