Wie kann ich Anhänge innerhalb einer Signaturanfrage anfordern?

Mit Sign.Plus können Nutzer im Rahmen einer Signaturanfrage Anhänge von Unterzeichnenden anfordern, sodass alle notwendigen Dokumente ganz einfach in einem einzigen Arbeitsablauf gesammelt werden können.

Mit dieser Funktion können Unterzeichnende unterstützende Materialien, wie z. B. Ausweisdokumente, Zertifizierungen oder andere relevante Dateien, direkt beim Abschließen des Signaturvorgangs hochladen. So wird sichergestellt, dass wichtige Dokumente zusammen mit der unterschriebenen Vereinbarung eingereicht werden, was den Ablauf vereinfacht und den Bedarf an Nachfragen verringert.

Was ist ein Anhang?

Ein Anhang ist eine Datei, die ein Unterzeichnender beim Abschließen einer Signaturanfrage hochladen kann. Dies erleichtert die Dokumentensammlung, indem es Ihnen ermöglicht:

• Notwendige Dokumente in einem einzigen, einheitlichen Prozess zu sammeln.
• Den Abstimmungsaufwand zu reduzieren.
• Sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen zusammen mit der unterschriebenen Vereinbarung eingereicht werden.

Um Anhänge innerhalb einer Signaturanfrage anzufordern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Sign.Plus-Konto an und gehen Sie zum Bereich Signieren auf Ihrem Dashboard.

2. Ziehen Sie Ihr Dokument entweder per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Hochladen.

   Hinweis: Sie können eine Datei von Ihrem Computer, Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box hochladen. Unterstützte Dateiformate sind: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF und TIFF.

3. Sobald Ihre Datei hochgeladen wurde, erscheint sie mit einer Bestätigung und Dateigröße in der Dokumentenliste.
4. Klicken Sie auf Signatur anfordern, um das Dokument an andere zur Unterzeichnung zu senden.
5. Sobald Sie den Abschnitt Empfänger hinzufügen Ihrer Anfrage erreichen, geben Sie folgende Informationen zu den Unterzeichnenden an:
   
   • Empfänger hinzufügen: Fügen Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger hinzu, die Ihr Dokument unterschreiben oder eine Kopie davon erhalten sollen.
   • Signaturschritte hinzufügen: Wählen Sie die Reihenfolge, in der Ihre Unterzeichnenden das Dokument erhalten sollen (optional).
6. Sobald alle Empfänger hinzugefügt und Rollen zugewiesen wurden, klicken Sie auf Weiter, um mit Schritt 3 fortzufahren: Felder hinzufügen.
7. Wählen Sie im Schritt Felder hinzufügen den gewünschten Empfänger im Empfänger-Panel aus.
8. Öffnen Sie das Feld Anhänge.
9. Ein Pop-up-Fenster mit dem Titel Neuen Anhang anfordern wird angezeigt. Konfigurieren Sie die Anhangsanfrage, indem Sie Folgendes ausfüllen:
   
   • Empfänger: Bestätigen oder wählen Sie den Empfänger aus.
   • Name des Anhangs (erforderlich): Geben Sie einen Titel für die angeforderte Datei ein (z. B. „Identitätsnachweis“).
   • Hinweis (optional): Fügen Sie hilfreiche Anweisungen hinzu (z. B. „Bitte laden Sie beide Seiten Ihres Personalausweises hoch“).
   • Pflichtfeld (Kontrollkästchen): Aktivieren Sie diese Option, wenn der Unterzeichnende den Anhang hochladen muss, um die Unterzeichnung abzuschließen.
   • Mehrere Dateien zulassen (Kontrollkästchen): Aktivieren Sie diese Option, wenn mehr als eine Datei benötigt wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, kann jeder Anhang bis zu 10 Dateien enthalten.
     
     
10. Klicken Sie nach der Konfiguration auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Anhangsanfrage in Ihr Dokument aufzunehmen.
11. Wenn Sie weitere Anhänge anfordern oder die aktuell angeforderten Anhänge bearbeiten möchten, klicken Sie neben den aktuellen Anhangsanfragen auf Neuen Anhang anfordern oder Bearbeiten.
    
12. Sobald eine Anhangsanfrage hinzugefügt wurde, erscheint sie im Bereich Felder, gekennzeichnet durch ein Symbol und einen Zähler, der die Anzahl der konfigurierten Anhänge anzeigt.
    

    Hinweis: Wenn Ihr Dokument an mehrere Unterzeichnende gesendet wird, beachten Sie bitte, dass die Anhangsfunktion nur für bis zu 10 Unterzeichnende aktiviert werden kann.

13. Platzieren Sie alle weiteren erforderlichen Felder und fahren Sie dann mit dem Schritt Überprüfung fort, um Ihre Signaturanfrage abzuschließen und zu senden.

Was bedeutet das Anhangssymbol?

Das Anhangssymbol (ein Büroklammersymbol), das neben der Dokumentvorschau in der Liste der ausstehenden Dokumente in Sign.Plus angezeigt wird, zeigt an, dass die Signaturanfrage mindestens ein Anhangsfeld enthält.

• Es zeigt an, dass der Absender die unterzeichnende Person aufgefordert hat, im Rahmen des Signaturvorgangs ein oder mehrere unterstützende Dokumente (z. B. Ausweisdokumente, Zertifikate oder andere Dateien) hochzuladen.
• Dieses Symbol hilft sowohl Absendern als auch Empfängern, leicht zu erkennen, welche Dokumente neben der Unterschrift zusätzliche Uploads erfordern.
• Wenn noch kein Anhang hochgeladen wurde, zeigt das System das Symbol trotzdem an, um darauf hinzuweisen, dass die Anfrage besteht, auch wenn sie noch nicht abgeschlossen ist. Die Bezeichnung „0 Dateien angehängt“ im rechten Bereich zeigt an, dass für diese Signaturanfrage noch keine Anhänge hochgeladen wurden.