Resposta curta: Não. O serviço de fax compatível com a HIPAA no Fax.Plus requer um plano Enterprise com um Business Associate Agreement (BAA) assinado e as devidas medidas de segurança ativadas.
Por que a HIPAA exige o plano Enterprise
A conformidade com a HIPAA para fax exige vários requisitos que não estão disponíveis nos planos Free, Basic, Premium ou Business:
- Um BAA assinado - disponível apenas no plano Enterprise.
- Advanced Security Controls - disponível apenas no Enterprise.
- Registo de auditoria - exigido pela HIPAA, disponível apenas no Enterprise.
- Controlos de acesso multiutilizador com permissões baseadas em funções - apenas no Enterprise.
- Opções de residência de dados para organizações que exigem alojamento de dados apenas nos EUA - apenas no Enterprise.
Se transmitir Informações de Saúde Protegidas (PHI) sem um BAA em vigor, nenhuma das partes está em conformidade com a HIPAA.
Que planos são elegíveis para a HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business: Não conformes com a HIPAA. Não utilizar para PHI.
- Enterprise: Conforme com a HIPAA. Inclui funcionalidades adicionais, como registos de auditoria dedicados e residência de dados.
Como fazer upgrade para um plano compatível com a HIPAA
- Faça upgrade para um plano Enterprise em Definições → Plano e Faturação.
- Depois de estar no novo plano, ative os Advanced Security Controls em Definições → Segurança.
- Solicite um BAA: consulte o significado dos estados do BAA da HIPAA.
- Depois de o BAA estar assinado e as medidas de segurança estarem ativadas, pode transmitir PHI em conformidade com a HIPAA.
"Sou uma clínica pequena e o Enterprise é demasiado caro"
O fax compatível com a HIPAA tem um custo superior ao do serviço de fax básico. Esse custo reflete as medidas de segurança, a infraestrutura de auditoria e a cobertura legal do BAA exigidas pela legislação federal.
Se lidar com PHI com pouca frequência e o plano Enterprise for genuinamente inacessível, considere:
- Um fornecedor diferente, especificamente dirigido a pequenas clínicas de saúde.
- Uma linha de fax tradicional através do seu operador de telecomunicações atual, que pode estar em conformidade com a HIPAA através do seu BAA com esse operador.
- Utilizar um plano Enterprise elegível para HIPAA apenas para faxes com PHI, e uma ferramenta diferente (que não seja o Fax.Plus ou uma versão Free) para casos de utilização sem PHI.
E se já tiver enviado PHI num plano não elegível?
Não somos o seu consultor jurídico em matéria de conformidade com a HIPAA e recomendamos que consulte o seu responsável pela conformidade ou um advogado especializado em HIPAA para lidar com violações.
Sou uma entidade coberta / associado comercial. São certificados pela HIPAA?
Não existe uma certificação formal para a HIPAA (a HIPAA não tem um programa de certificação). O Fax.Plus, no plano Enterprise, cumpre as medidas técnicas de segurança exigidas pela HIPAA. Assinamos BAAs com entidades cobertas e associados comerciais. Visite a nossa página de conformidade com a HIPAA para mais detalhes.