Resposta curta: Não. O serviço de fax em conformidade com a HIPAA no Fax.Plus requer um plano Enterprise com um Business Associate Agreement (BAA) assinado e as devidas medidas de segurança ativadas.
Por que a HIPAA exige o plano Enterprise
A conformidade com a HIPAA para fax requer vários elementos que não estão disponíveis nos planos Free, Basic, Premium ou Business:
- Um BAA assinado - disponível apenas com o plano Enterprise.
- Advanced Security Controls - disponível apenas no Enterprise.
- Registo de auditoria - exigido pela HIPAA, disponível apenas no Enterprise.
- Controlos de acesso multiutilizador com permissões baseadas em funções - apenas no Enterprise.
- Opções de residência de dados para organizações que exigem alojamento de dados apenas nos EUA - apenas no Enterprise.
Se transmitir Informações de Saúde Protegidas (PHI) sem um BAA em vigor, nenhuma das partes está em conformidade com a HIPAA.
Que planos são elegíveis para a HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business: Não estão em conformidade com a HIPAA. Não utilizar para PHI.
- Enterprise: Em conformidade com a HIPAA. Inclui funcionalidades adicionais como registos de auditoria dedicados e residência de dados.
Como atualizar para um plano em conformidade com a HIPAA
- Atualize para um plano Enterprise em Definições → Plano e Faturação.
- Depois de estar no novo plano, ative o Advanced Security Controls em Definições → Segurança.
- Solicite um BAA: consulte os significados do estado do BAA da HIPAA.
- Assim que o BAA estiver assinado e as medidas de segurança estiverem ativadas, pode transmitir PHI em conformidade com a HIPAA.
"Sou uma clínica pequena e o Enterprise é demasiado caro"
Compreendemos que o serviço de fax em conformidade com a HIPAA tem um custo mais elevado do que o serviço de fax básico. O custo reflete as medidas de segurança, a infraestrutura de auditoria e a cobertura legal do BAA exigidas pela legislação federal.
Se lidar com PHI com pouca frequência e o plano Enterprise for realmente incomportável, considere:
- Um fornecedor diferente, especificamente direcionado a pequenas clínicas de saúde.
- Uma linha de fax tradicional através do seu fornecedor de telecomunicações atual, que pode estar em conformidade com a HIPAA através do seu BAA com esse fornecedor.
- Utilizar um plano Enterprise elegível para a HIPAA apenas para faxes com PHI, e uma ferramenta diferente (que não seja o Fax.Plus ou o Free) para casos de uso sem PHI.
E se já enviei PHI num plano não elegível?
Não somos o seu consultor jurídico em matéria de conformidade com a HIPAA e recomendamos que consulte o seu responsável pela conformidade ou um advogado especializado em HIPAA para tratar de uma eventual violação.
Sou uma entidade abrangida / associado comercial. São certificados pela HIPAA?
Não existe uma certificação formal da HIPAA (a HIPAA não tem um programa de certificação). O Fax.Plus, no plano Enterprise, cumpre as medidas técnicas de segurança da HIPAA. Assinamos BAAs com entidades abrangidas e associados comerciais. Visite a nossa página de conformidade com a HIPAA para mais detalhes.