Quem pode usar este recurso?
Disponível no plano Enterprise .
Acessível aos Proprietários e Administradores no Aplicativo Web.
Document Retention refers to the practice of storing and maintaining documents, records, and information for a specific period of time in accordance with legal, regulatory, or business requirements.
By implementing a document retention policy, companies have the option to remove their fully-encrypted documents from our data centers after a certain period. O objectivo da retenção de documentos é assegurar que documentos importantes sejam preservados para referência futura, auditoria, Cumprimento, e objectivos legais, permitindo simultaneamente a eliminação responsável de documentos que já não são necessários.
Política de retenção de documentos permite que o proprietário e administradores da conta especifique o número de dias que o Fax.Plus deve manter cada fax após sua criação. Uma vez que este período especificado acabou, Fax.Plus irá limpar permanentemente os faxes armazenados. Esta ação é de grande empresa e afetará todos os membros da equipe dentro da sua organização Fax.Plus.
Aviso: Uma vez que um fax é excluído com base nesta política, esta ação não pode ser desfeita e seus faxes serão excluídos permanentemente após o período definido.
Por padrão, Fax. lus fornece criptografia completa usando padrão de criptografia avançado de 256 bits (AES) para todos os faxes e seus backups, e para oferecer a proteção de privacidade mais forte armazenamos informações pessoais dos usuários em nosso data centro, suíço, que é protegido pela Lei Federal Suíça de Proteção de Dados (FADP) e pela Ordem Federal Suíça de Proteção de Dados (FODP).
As empresas que operam em indústrias regulamentadas podem precisar cumprir requisitos rigorosos relativos ao armazenamento de faxes. Esses requisitos podem implicar manter faxes dentro de uma região específica ou armazená-los localmente ou em um repositório designado. Enquanto nosso recurso Residência de Dados aborda os requisitos locais de residência de dados A política de retenção do nosso documento permite às empresas optarem pela eliminação dos seus faxes totalmente encriptados dos nossos centros de dados, após um determinado período.
Por padrão, todos os arquivos de fax em repouso são criptografados usando Padrão de Criptografia Avançado de 256 bits (AES) e armazenados em centros de dados suíços com as mais elevadas medidas de privacidade e segurança em vigor. However, if you need to delete faxes from our servers after a certain period of time for compliance reasons, you can specify your ideal period.
Follow these steps to specify your Document Retention period:
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Faça login na sua contaFax.Pluse vá para a seçãoPerfil no seu painel.
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Sob a guia para Conformidade, encontre Retirador de Documento.
- Em seguida, clique em Edit.
- Especifique o período de retenção de documento para Recebidas Faxes, e também Enviou Faxes.
- Clique em Confirmar.