Enviar faxes para agências governamentais é um dos motivos mais comuns para usar Fax.Plus. As linhas de fax governamentais são frequentemente muito utilizadas e podem exigir várias tentativas para conseguir ligação, especialmente em períodos de maior procura. Este artigo explica o que esperar e como maximizar as suas hipóteses de sucesso à primeira tentativa.
Utilize um número de fax do mesmo país da agência
As agências governamentais utilizam frequentemente sistemas de fax localizados que apenas aceitam transmissões de números regionais ou nacionais. Se tentar enviar um fax utilizando um número internacional para uma agência governamental dos EUA, o fax pode não ser entregue, ser automaticamente rejeitado ou ser atrasado.
- Agências dos EUA (IRS, USCIS, SSA, VA, etc.): utilize um número Fax.Plus dos EUA.
- Agências do Reino Unido (HMRC, NHS, etc.): utilize um número do Reino Unido.
- Canadá (CRA, IRCC, etc.): utilize um número canadiano.
- E assim sucessivamente.
Enviar fax para o IRS especificamente
O IRS recebe um volume enorme de faxes diariamente, especialmente entre janeiro e abril (época fiscal nos EUA). É normal que as linhas de fax do IRS estejam ocupadas à primeira tentativa. Eis como maximizar o sucesso:
Escolha a hora certa do dia. As linhas de fax do IRS estão mais congestionadas entre as 10h e as 14h, hora do Leste dos EUA. Enviar faxes de manhã cedo (8h-10h ET) ou mais tarde à tarde (15h-17h ET), no fuso horário local do destinatário, geralmente resulta numa transmissão mais rápida.
Confirme o número de fax. Diferentes formulários do IRS têm números de fax diferentes; consulte a nossa pesquisa verificada de números de fax do IRS por formulário e estado. O número indicado nas instruções do formulário tem sempre precedência sobre qualquer outro número encontrado online. Inclua sempre o código do país: +1 para números dos EUA.
Mantenha os faxes curtos. Divida envios volumosos em lotes de 5 a 10 páginas. Faxes mais pequenos têm maior probabilidade de ser concluídos com sucesso numa linha ocupada.
Ative a repetição automática. Com a repetição automática ativada, o sistema volta a tentar as transmissões falhadas em intervalos inteligentes. Consulte Como posso configurar a minha conta para iniciar tentativas automáticas de reenvio de fax em caso de falha?. Isto é especialmente útil durante a época fiscal.
Não envie e reenvie manualmente em sucessão rápida. Cada tentativa pode consumir créditos se a linha do IRS atender brevemente antes de desligar. Aguarde pelo menos 15 minutos entre tentativas manuais de reenvio.
Porque falham os faxes para agências governamentais
Causas comuns:
- A linha do destinatário está ocupada. Tente novamente dentro de 15 a 30 minutos.
- A máquina do destinatário não respondeu. A linha atendeu, mas não houve handshake de fax. Tente novamente dentro de 30 a 60 minutos.
- A ligação caiu a meio da transmissão. Frequentemente devido a elevado tráfego do lado da agência. Consulte Como funciona a Retoma automática em envios parciais.
- Está a enviar a partir de um número internacional para uma agência dos EUA. Mude para um número Fax.Plus dos EUA.
Nota importante sobre créditos e faxes falhados
Quando um fax para uma agência governamental falha, os créditos podem, ainda assim, ser deduzidos com base na duração da ligação com o operador de telecomunicações. Esta é uma prática padrão no setor dos serviços de fax. Consulte Porque foram deduzidos créditos apesar de o meu fax não ter sido enviado? para a explicação completa. Recomendamos vivamente ativar a repetição automática em vez de tentar reenviar manualmente, para minimizar este custo.
Receber do IRS
Se precisar de receber faxes do IRS, consulte Utilizar Fax.Plus para receber faxes do IRS.
Encontre o número de fax do seu senador
Para enviar faxes a senadores ou membros do Congresso dos EUA, consulte Como posso aceder à lista completa dos números de fax dos senadores?.