Jeśli ktoś twierdzi, że nigdy nie otrzymał Twojej prośby o podpis, problem prawie zawsze leży po stronie filtrowania wiadomości e-mail u odbiorcy – ale najpierw warto wykluczyć kilka innych możliwości.
Krok 1: Potwierdź, że prośba została wysłana
- Zaloguj się do Sign.Plus i przejdź do Documents → Pending.
- Znajdź swoją prośbę i sprawdź ponownie adres e-mail odbiorcy pod kątem literówek.
- Sprawdź status, przeglądając Audit Trail. Powinien wyświetlać Request Sent wraz ze znacznikiem czasu. Jeśli widnieje Failed, prośba nigdy nie została dostarczona.
Krok 2: Sprawdź filtrowanie wiadomości e-mail po stronie odbiorcy
Sign.Plus wysyła prośby o podpis z adresu notification@sign.plus. Firmowe systemy poczty elektronicznej – w szczególności Outlook 365, Gmail Workspace i Mimecast – mogą po cichu poddawać kwarantannie wiadomości od nieznanych nadawców, zwłaszcza te zawierające linki do działań.
Poproś odbiorcę o sprawdzenie:
- Folderu Spam lub Wiadomości-śmieci
- Zakładki Oferty lub Inne (Gmail / Outlook)
- Firmowego portalu kwarantanny wiadomości e-mail, jeśli ich organizacja z niego korzysta
- Czy użyty przez Ciebie adres e-mail jest poprawnie zapisany
Tymczasem możesz:
- Wysłać prośbę ponownie z panelu, otwierając ją i klikając Resend Reminders
- Poprosić odbiorcę o dodanie
notification@sign.plusorazsign.plusdo listy zaufanych nadawców w ustawieniach poczty
Jeśli problem dotyczy wielu odbiorców
Jeśli problem występuje w przypadku kilku odbiorców, a nie tylko jednego, przyczyna może leżeć po stronie Twojego konta. Sprawdź następujące kwestie:
- Twoje konto Sign.Plus jest aktywne i nie ma zaległości w płatnościach
- Twoje niestandardowe ustawienia marki są poprawnie skonfigurowane – uszkodzona domena nadawcy może powodować błędy w dostarczaniu
- Nie używasz bezpłatnego przekierowania e-mail ani aliasu, ponieważ mogą one usuwać informacje o dostarczaniu
Jeśli wszystkie powyższe kroki zostały wykonane, a odbiorcy nadal nie otrzymują próśb, skontaktuj się z nami pod adresem support@alohi.com, podając:
- Adres e-mail odbiorcy
- Nazwę dokumentu oraz godzinę wysłania prośby
- Zrzut ekranu statusu Pending dla tego dokumentu
Sprawdzimy nasze dzienniki dostarczania i wrócimy z informacją o tym, co pokazuje nasz system.
Jak ograniczyć problemy z dostarczaniem w przyszłości
-
Uprzedź odbiorców – krótka wiadomość przed prośbą o podpis, informująca, że mogą spodziewać się e-maila od
notification@sign.plus, znacznie pomaga. - Używaj głównego służbowego adresu e-mail odbiorcy – prywatne adresy e-mail częściej filtrują wiadomości od nieznanych nadawców.
- Korzystaj z funkcji Resend Reminders – jeśli prośba pozostaje niepodpisana przez ponad 24 godziny, wyślij przypomnienie bezpośrednio z panelu.
Uwaga dotycząca odpowiedzi na wiadomości Sign.Plus
Jeśli odbiorca odpowie na wiadomość z prośbą o podpis, jego odpowiedź trafia na adres notification@sign.plus i domyślnie nie jest przekazywana do Ciebie.