Podczas przesyłania dokumentów do organów publicznych lub usług publicznych w całej UE może być wymagane zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) zgodnego z rozporządzeniem eIDAS. Takie podpisy są prawnie równoważne podpisom odręcznym, ale muszą spełniać rygorystyczne standardy techniczne, w tym opierać się na kwalifikowanym certyfikacie.
Nawet jeśli dokument został podpisany za pomocą QES, niektóre systemy mogą go mimo to odrzucić — często z powodu formatu podpisanego pliku PDF, a nie samego podpisu.
Typowe komunikaty o błędach
Komunikaty różnią się w zależności od instytucji lub platformy, ale typowy przykład wygląda następująco:
„Twój podpis jest nieprawidłowy: Twoje podsumowanie zostało zmodyfikowane, ale nie zostało podpisane elektronicznie z odpowiednim poziomem certyfikacji”.
Zazwyczaj oznacza to, że system nie mógł prawidłowo wykryć certyfikatu QES, co może wynikać z przesłania niewłaściwego typu pliku, na przykład portfolio PDF.
Czym jest portfolio PDF?
Portfolio PDF to plik-kontener, który może zawierać wiele osadzonych plików (takich jak załączniki, podpisane dokumenty czy metadane). Niektórzy dostawcy podpisów dostarczają podpisane dokumenty właśnie w tym formacie.
Niestety wiele systemów walidacji w UE nie obsługuje plików typu portfolio i odrzuci je, nawet jeśli zawarty w nich QES jest ważny.
Co zrobić
Jeśli napotykasz błędy walidacji podpisu:
- Otwórz pobrany plik w programie Adobe Acrobat
- Sprawdź, czy plik jest portfolio PDF (zobaczysz wówczas załączone dokumenty w środku)
- Znajdź i wyodrębnij właściwy podpisany plik PDF — zwykle oznaczony nazwą dokumentu
- Prześlij wyodrębniony plik PDF (a nie portfolio) do żądającego organu lub platformy
Sprawdź swój podpis online
Możesz sprawdzić, czy Twój dokument zawiera ważny kwalifikowany podpis elektroniczny, korzystając z oficjalnego walidatora podpisów UE: 👉 Narzędzie walidacji podpisów EU DSS