Wysyłanie faksów do urzędów państwowych jest jednym z najczęstszych powodów korzystania z Fax.Plus. Linie faksowe urzędów są często intensywnie wykorzystywane i mogą wymagać wielu prób połączenia, szczególnie w okresach wzmożonego ruchu. Ten artykuł opisuje, czego można się spodziewać oraz jak zmaksymalizować szansę na sukces przy pierwszej próbie.
Użyj numeru faksu z tego samego kraju co urząd
Urzędy państwowe często korzystają z lokalnych systemów faksowych, które przyjmują transmisje tylko z numerów regionalnych lub krajowych. Jeśli spróbujesz wysłać faks do amerykańskiego urzędu państwowego z numeru międzynarodowego, faks może nie zostać dostarczony, zostać automatycznie odrzucony lub opóźniony.
- Urzędy amerykańskie (IRS, USCIS, SSA, VA itp.): użyj amerykańskiego numeru Fax.Plus.
- Urzędy brytyjskie (HMRC, NHS itp.): użyj numeru brytyjskiego.
- Kanada (CRA, IRCC itp.): użyj numeru kanadyjskiego.
- I tak dalej.
Wysyłanie faksów do IRS
IRS odbiera ogromną liczbę faksów dziennie, szczególnie między styczniem a kwietniem (amerykański sezon rozliczeń podatkowych). Zajętość linii faksowych IRS przy pierwszej próbie jest normalna. Oto jak zmaksymalizować szanse na sukces:
Wybierz odpowiednią godzinę. Linie faksowe IRS są najbardziej obciążone między 10:00 a 14:00 czasu wschodniego (ET). Faksy wysyłane wcześnie rano (8:00–10:00 ET) lub później po południu (15:00–17:00 ET) według lokalnej strefy czasowej odbiorcy zwykle przechodzą szybciej.
Potwierdź numer faksu. Różne formularze IRS trafiają na różne numery faksu — zobacz naszą zweryfikowaną listę numerów faksu IRS według formularza i stanu. Numer podany w instrukcji formularza ma zawsze pierwszeństwo przed jakimkolwiek numerem znalezionym w innym miejscu w internecie. Zawsze podawaj kod kraju: +1 dla numerów amerykańskich.
Wysyłaj krótkie faksy. Podziel duże zgłoszenia na partie po 5-10 stron. Krótsze faksy mają większe szanse na pomyślne zakończenie transmisji na zajętej linii.
Włącz automatyczne ponawianie. Po włączeniu automatycznego ponawiania system będzie podejmował kolejne próby nieudanych transmisji w inteligentnych odstępach czasu. Zobacz Jak mogę skonfigurować swoje konto, aby inicjowało automatyczne próby ponownego wysłania faksu w przypadku niepowodzenia?. Jest to szczególnie przydatne w sezonie rozliczeń podatkowych.
Nie ponawiaj wysyłki ręcznie w krótkich odstępach czasu. Każda próba może zużyć kredyty, jeśli linia IRS na krótko odbierze połączenie, a następnie je przerwie. Poczekaj co najmniej 15 minut między ręcznymi próbami ponowienia.
Dlaczego faksy do urzędów państwowych nie przechodzą
Najczęstsze przyczyny:
- Linia odbiorcy jest zajęta. Spróbuj ponownie za 15-30 minut.
- Urządzenie odbiorcy nie odpowiedziało. Linia odebrała połączenie, ale nie doszło do uzgodnienia protokołu faksowego (handshake). Spróbuj ponownie za 30-60 minut.
- Połączenie zostało przerwane w trakcie transmisji. Często spowodowane dużym ruchem po stronie urzędu. Zobacz Jak działa automatyczne wznawianie w przypadku częściowego wysłania.
- Wysyłasz z numeru międzynarodowego do amerykańskiego urzędu. Przełącz się na amerykański numer Fax.Plus.
Ważna informacja dotycząca kredytów i nieudanych faksów
Gdy faks do urzędu państwowego nie zostanie dostarczony, kredyty mogą być nadal odliczane na podstawie czasu trwania połączenia z operatorem telekomunikacyjnym. Jest to standardowa praktyka w usługach faksowych. Zobacz Dlaczego kredyt został odliczony, mimo że mój faks nie został wysłany? w celu uzyskania pełnego wyjaśnienia. Zdecydowanie zalecamy włączenie automatycznego ponawiania, a nie ręczne powtarzanie prób, aby zminimalizować ten koszt.
Odbieranie faksów od IRS
Jeśli musisz odbierać faksy od IRS, zobacz Korzystanie z Fax.Plus do odbierania faksów od IRS.
Znajdź numer faksu swojego senatora
Aby wysłać faks do amerykańskich senatorów lub członków Kongresu, zobacz Jak mogę uzyskać dostęp do pełnej listy numerów faksu senatorów?.