Kto może korzystać z tej funkcji?
Dostępne w planach Professional, Business i Enterprise .
Wszyscy członkowie
Sign.Plus umożliwia użytkownikom żądanie załączników od podpisujących w ramach żądania podpisu, co pozwala łatwo zebrać wszystkie niezbędne dokumenty w jednym procesie.
Dzięki tej funkcji podpisujący mogą przesyłać materiały pomocnicze, takie jak dokument tożsamości, certyfikaty lub inne istotne pliki, bezpośrednio podczas składania podpisu. Zapewnia to, że ważne dokumenty są przesyłane wraz z podpisaną umową, co pomaga usprawnić działania i ograniczyć konieczność dalszej komunikacji.
Uwaga: Załączniki można dodawać podczas przygotowywania żądania podpisu za pomocą aplikacji internetowej Sign.Plus, co zapewnia elastyczny i skuteczny sposób bezpiecznego zbierania wszystkich wymaganych dokumentów w jednym miejscu.
Co to jest załącznik?
Załącznik to plik, który podpisujący może przesłać podczas realizacji żądania podpisu. Ułatwia to zbieranie dokumentów, umożliwiając:
- Zbieranie niezbędnych dokumentów w jednym, jednolitym procesie.
- Ograniczenie wielokrotnej komunikacji.
- Zapewnienie, że wszystkie wymagane materiały są przesyłane wraz z podpisaną umową.
Aby zażądać załączników w ramach żądania podpisu, wykonaj następujące kroki:
- Zaloguj się na swoje konto Sign.Plus i przejdź do sekcji Podpisz na panelu.
-
Przeciągnij i upuść dokument w obszarze przesyłania lub kliknij Prześlij.
Uwaga: Możesz przesłać plik z komputera, Google Drive, Dropbox, OneDrive lub Box. Obsługiwane formaty plików to: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF i TIFF.
- Po przesłaniu pliku pojawi się on na liście dokumentów wraz z potwierdzeniem i rozmiarem pliku.
- Kliknij Poproś o podpis, aby wysłać dokument do innych osób w celu podpisania.
- Po przejściu do sekcji Dodaj odbiorców żądania podaj następujące informacje o podpisujących:
- Dodaj odbiorców: Dodaj imiona, nazwiska i adresy e-mail odbiorców, którzy muszą podpisać dokument lub otrzymać jego kopię.
- Dodaj etapy podpisywania: Wybierz kolejność, w jakiej podpisujący otrzymają dokument (opcjonalnie).
- Po dodaniu wszystkich odbiorców i przypisaniu ról kliknij Dalej, aby przejść do kroku 3: Dodaj pola.
- W kroku Dodaj pola wybierz odpowiedniego odbiorcę z panelu Odbiorcy.
- Otwórz pole Załączniki.
- Pojawi się okno podręczne o nazwie Poproś o nowy załącznik. Skonfiguruj żądanie załącznika, wypełniając następujące pola:
- Odbiorca: Potwierdź lub wybierz odbiorcę.
- Nazwa załącznika (wymagane): Wprowadź nazwę dla żądanego pliku (np. „Dowód tożsamości”).
- Wskazówka (opcjonalnie): Dodaj pomocne instrukcje (np. „Prosimy o przesłanie obu stron dokumentu tożsamości”).
- Wymagane (pole wyboru): Włącz, jeśli podpisujący musi przesłać załącznik, aby zakończyć proces podpisywania.
-
Zezwól na wiele plików (pole wyboru): Włącz, jeśli potrzebnych jest więcej niż jeden plik. Po zaznaczeniu każdy załącznik może zawierać do 10 plików.
- Po skonfigurowaniu kliknij przycisk Dodaj, aby dołączyć żądanie załącznika do dokumentu.
- Jeśli chcesz zażądać dodatkowych załączników lub edytować aktualnie zażądane załączniki, kliknij Poproś o nowy załącznik lub Edytuj obok bieżących żądań załączników.
- Po dodaniu żądania załącznika pojawi się ono w sekcji Pola, oznaczone ikoną i licznikiem wskazującym liczbę skonfigurowanych załączników.
Uwaga: Jeśli dokument jest wysyłany do wielu podpisujących, należy pamiętać, że funkcja załączników może być włączona tylko dla maksymalnie 10 podpisujących.
- Zakończ umieszczanie innych wymaganych pól, a następnie przejdź do etapu Przegląd, aby sfinalizować i Wysłać żądanie podpisu.
Co oznacza ikona załącznika
Ikona załącznika (symbol spinacza) wyświetlana obok podglądu dokumentu na liście Oczekujące dokumenty w Sign.Plus oznacza, że żądanie podpisu zawiera co najmniej jedno pole załącznika.
- Oznacza to, że nadawca poprosił osobę podpisującą o przesłanie jednego lub więcej dokumentów uzupełniających (np. dokumentów tożsamości, certyfikatów lub innych plików) w ramach procesu podpisywania.
- Ta ikona pomaga zarówno nadawcom, jak i odbiorcom łatwo zidentyfikować, które dokumenty wymagają przesłania dodatkowych plików wraz z podpisem.
- Jeśli żaden załącznik nie został jeszcze przesłany, system i tak wyświetli ikonę, aby wskazać, że żądanie istnieje, nawet jeśli jest niekompletne. Etykieta „0 załączonych plików” w panelu po prawej stronie wskazuje, że dla tego żądania podpisu nie przesłano jeszcze żadnych załączników.