Het faxen naar overheidsinstanties is een van de meest voorkomende redenen waarom mensen Fax.Plus gebruiken. Faxlijnen van overheidsinstanties worden vaak intensief gebruikt en er zijn soms meerdere pogingen nodig om door te komen, vooral in drukke periodes. Dit artikel beschrijft wat u kunt verwachten en hoe u de kans op succes bij de eerste poging zo groot mogelijk maakt.
Gebruik een faxnummer uit hetzelfde land als de instantie
Overheidsinstanties gebruiken vaak lokale faxsystemen die alleen verzendingen accepteren van regionale of binnenlandse nummers. Als u een fax verstuurt vanaf een internationaal nummer naar een Amerikaanse overheidsinstantie, kan de fax mislukken, automatisch worden geweigerd of vertraging oplopen.
- Amerikaanse instanties (IRS, USCIS, SSA, VA, enz.): gebruik een Fax.Plus-nummer uit de VS.
- Britse instanties (HMRC, NHS, enz.): gebruik een Brits nummer.
- Canada (CRA, IRCC, enz.): gebruik een Canadees nummer.
- Enzovoort.
Specifiek faxen naar de IRS
De IRS ontvangt dagelijks een enorm aantal faxen, vooral tussen januari en april (het Amerikaanse belastingseizoen). Het is normaal dat de faxlijnen van de IRS bij de eerste poging bezet zijn. Zo vergroot u de kans op succes:
Kies het juiste moment van de dag. De faxlijnen van de IRS zijn het drukst tussen 10:00 en 14:00 uur Eastern Time. Als u vroeg in de ochtend (8:00-10:00 uur ET) of later in de middag (15:00-17:00 uur ET) faxt, in de lokale tijdzone van de ontvanger, komt de fax doorgaans sneller door.
Controleer het faxnummer. Verschillende IRS-formulieren gaan naar verschillende faxnummers, zie ons geverifieerde overzicht van IRS-faxnummers per formulier en staat. Het nummer in de instructies van het formulier gaat altijd vóór op elk nummer dat u online vindt. Voeg altijd de landcode toe: +1 voor Amerikaanse nummers.
Houd faxen kort. Verdeel grote zendingen in delen van 5 tot 10 pagina's, elk als aparte fax. Kleinere faxen worden op een drukke lijn eerder succesvol afgerond.
Schakel automatisch opnieuw proberen in. Als automatisch opnieuw proberen aanstaat, probeert het systeem mislukte verzendingen opnieuw met slimme tussenpozen. Zie Hoe kan ik mijn account configureren om automatisch opnieuw te proberen een fax te versturen als een fax mislukt?. Dit is vooral handig tijdens het belastingseizoen.
Verstuur niet handmatig meerdere keren snel achter elkaar. Elke poging kan tegoed kosten als de IRS-lijn kort opneemt voordat de verbinding wordt verbroken. Wacht minimaal 15 minuten tussen handmatige nieuwe pogingen.
Waarom faxen naar overheidsinstanties mislukken
Veelvoorkomende oorzaken:
- De lijn van de ontvanger is bezet. Probeer het over 15-30 minuten opnieuw.
- Het apparaat van de ontvanger reageerde niet. De lijn nam op, maar er was geen fax-handshake. Probeer het over 30-60 minuten opnieuw.
- Verbinding verbroken tijdens de verzending. Vaak door veel verkeer aan de kant van de instantie. Zie Hoe automatisch hervatten bij gedeeltelijke verzending werkt.
- U verstuurt vanaf een internationaal nummer naar een Amerikaanse instantie. Schakel over naar een Fax.Plus-nummer uit de VS.
Belangrijke opmerking over tegoed en mislukte faxen
Wanneer een fax naar een overheidsinstantie mislukt, kan er toch tegoed worden afgeschreven op basis van de verbindingsduur met de telecomoperator. Dit is de standaard in de faxbranche. Zie Waarom is er tegoed afgeschreven terwijl mijn fax niet is verzonden? voor de volledige uitleg. Wij raden sterk aan om automatisch opnieuw proberen in te schakelen in plaats van handmatig opnieuw te proberen, om deze kosten te beperken.
Ontvangen van de IRS
Als u faxen van de IRS wilt ontvangen, zie Fax.Plus gebruiken om faxen van de IRS te ontvangen.
Vind het faxnummer van uw senator
Als u een fax wilt sturen naar Amerikaanse senatoren of leden van het Congres, zie Hoe krijg ik toegang tot de volledige lijst met faxnummers van senatoren?.