官公庁へのfax送信は、Fax.Plusをご利用いただく最も一般的な理由の一つです。官公庁のfax回線は使用頻度が高いことが多く、特に混雑時には複数回の試行が必要になる場合があります。この記事では、想定される状況と、初回で成功する可能性を最大限に高める方法について説明します。
送信先の官公庁と同じ国のfax番号を使用する
官公庁では、地域内または国内の番号からの送信のみを受け付けるローカライズされたfaxシステムを使用していることがよくあります。米国の官公庁に国際番号を使用してfaxを送信しようとすると、配信に失敗したり、自動的に拒否されたり、遅延したりする可能性があります。
- 米国の機関(IRS、USCIS、SSA、VAなど):米国ベースのFax.Plus番号を使用してください。
- 英国の機関(HMRC、NHSなど):英国ベースの番号を使用してください。
- カナダ(CRA、IRCCなど):カナダの番号を使用してください。
- その他も同様です。
特にIRSへのファックス送信について
IRSは毎日膨大な量のファックスを受信しており、特に1月から4月(米国の確定申告シーズン)にかけてはその傾向が顕著です。初回の送信時にIRSのファックス回線が混雑しているのは通常のことです。以下は、成功率を最大限に高める方法です。
適切な時間帯を選びましょう。 IRSのファックス回線は東部標準時の午前10時から午後2時の間が最も混雑します。受信側の現地時間で早朝(午前8時~10時)または午後遅め(午後3時~5時)にファックスを送信すると、通常より早くつながる傾向があります。
ファックス番号を確認しましょう。 IRSの書式によって送信先のファックス番号が異なります。当社が確認済みの書式・州別IRSファックス番号一覧をご覧ください。書式の指示に記載されている番号は、オンラインで見つけたどの番号よりも常に優先されます。米国の番号には必ず国番号「+1」を含めてください。
ファックスは短くまとめましょう。 大量の書類を送信する場合は、5〜10ページずつのバッチに分けてください。回線が混雑している場合、ページ数が少ないファックスの方が正常に完了しやすくなります。
自動再試行を有効にしましょう。 自動再試行をオンにすると、システムが最適な間隔で失敗した送信を自動的に再試行します。ファックス送信に失敗した場合に自動的に再送を試みるようにアカウントを設定するにはどうすればよいですか?をご覧ください。確定申告シーズン中は特に役立ちます。
短時間で手動により何度も送信・再送信しないでください。 IRSの回線が一瞬応答してから切断した場合でも、試行のたびに残高が消費される可能性があります。手動での再試行の間隔は少なくとも15分空けてください。
官公庁へのファックス送信が失敗する理由
よくある原因:
- 受信側の回線が話中です。 15〜30分後に再度お試しください。
- 受信側の機器が応答しませんでした。 回線は応答しましたが、ファックスのハンドシェイクが行われませんでした。30〜60分後に再試行してください。
- 送信途中で接続が切断されました。 多くの場合、送信先機関側のトラフィックが多いことが原因です。部分送信時の自動再開の仕組みについてをご覧ください。
- 米国の官公庁に国際番号から送信しています。 米国のFax.Plus番号に切り替えてください。
残高と送信失敗に関する重要な注意事項
官公庁へのファックス送信が失敗した場合でも、電話会社との接続時間に基づいて残高が差し引かれることがあります。これはファックスサービスにおける業界標準の仕様です。詳細についてはファックスが送信できなかったのに残高が差し引かれたのはなぜですか?をご覧ください。このコストを最小限に抑えるため、手動で再試行するのではなく、自動再試行を有効にすることを強くお勧めします。
IRSからのファックス受信
IRSからのファックスを受信する必要がある場合は、Fax.PlusでIRSからのファックスを受信する方法をご覧ください。
上院議員のファックス番号を調べる
米国の上院議員や連邦議会議員にfaxを送信する場合は、上院議員のfax番号の一覧を確認するにはどうすればよいですか?をご覧ください。