ドキュメント保持とは、法的、規制上、または業務上の要件に従って、文書、記録、情報を一定期間保存および維持する仕組みを指します。
ドキュメント保持ポリシーを導入することで、企業は一定期間経過後に完全に暗号化された文書を弊社のデータセンターから削除するオプションを利用できます。ドキュメント保持の目的は、重要な文書を将来の参照、監査、コンプライアンス、法的目的のために確実に保存する一方で、不要になった文書を責任を持って廃棄できるようにすることです。
ドキュメント保持ポリシーにより、アカウントのオーナーと管理者は、各faxの作成後にFax.Plusがそれを保持する日数を指定できます。指定された期間が経過すると、Fax.Plusは保存されているfaxを完全に削除します。この操作は組織全体に適用され、Fax.Plus組織内のすべてのチームメンバーに影響します。
警告：このポリシーに基づいてfaxが削除されると、この操作は元に戻すことができず、定義された期間後にfaxは完全に削除されます。
デフォルトでは、Fax.Plusはすべてのfaxとそのバックアップに256ビットのAdvanced Encryption Standard（AES）による完全な暗号化を提供しており、最も強力なプライバシー保護を実現するために、ユーザーの個人情報はスイス連邦データ保護法（FADP）およびスイス連邦データ保護令（FODP）によって保護されているスイスのデータセンターに保存しています。
規制の厳しい業界で事業を展開する企業は、faxの保存に関して厳格な要件を遵守する必要がある場合があります。これらの要件には、faxを特定の地域内に保持すること、またはローカルもしくは指定されたリポジトリに保存することが含まれる場合があります。当社のデータレジデンシー機能はローカルのデータレジデンシー要件に対応していますが、ドキュメント保持ポリシーにより、企業は一定期間後に完全に暗号化されたfaxを当社のデータセンターから削除することを選択できます。
デフォルトでは、保存されているすべてのfaxファイルは256ビットのAdvanced Encryption Standard（AES）で暗号化され、最高レベルのプライバシーおよびセキュリティ対策が施されたスイスのデータセンターに保存されます。 ただし、コンプライアンス上の理由により一定期間後にサーバーからfaxを削除する必要がある場合は、ご希望の期間を指定できます。
ドキュメント保持期間を指定するには、以下の手順に従ってください：
-
セキュリティタブの中から、ドキュメント保持期間を見つけます。
- 次に、編集をクリックします。
- 受信faxと送信faxのドキュメント保持期間を指定します。
- 確認をクリックします。
ドキュメント保持ポリシーを有効にすると、指定した日数が経過した後、faxは完全に削除されます。
注意：保持期間を0日に設定した場合、送信fax、受信fax、またはその両方を問わず、すべてのfaxは送受信時に即座に、かつ完全にアカウントから削除されますのでご注意ください。