Se qualcuno afferma di non aver mai ricevuto la tua richiesta di firma, il problema è quasi sempre il filtro delle email lato destinatario, ma ci sono alcune cose da escludere prima.
Passaggio 1: conferma che la richiesta sia stata inviata
- Accedi a Sign.Plus e vai su Documenti → In sospeso.
- Individua la tua richiesta e controlla nuovamente che l'indirizzo email del destinatario non contenga errori di battitura.
- Controlla lo stato consultando l'Audit Trail. Dovrebbe mostrare Richiesta inviata con un timestamp. Se mostra Non riuscita, la richiesta non è mai stata consegnata.
Passaggio 2: verifica la presenza di filtri email lato destinatario
Sign.Plus invia le richieste di firma dall'indirizzo notification@sign.plus. I sistemi di posta aziendali - in particolare Outlook 365, Gmail Workspace e Mimecast - possono mettere silenziosamente in quarantena i messaggi da mittenti sconosciuti, specialmente quelli che contengono link d'azione.
Chiedi al destinatario di controllare:
- La cartella Spam o Posta indesiderata
- La scheda Promozioni o Altro (Gmail / Outlook)
- Il portale di quarantena email aziendale, se la loro organizzazione ne utilizza uno
- Che l'indirizzo email utilizzato sia scritto correttamente
Nel frattempo, puoi:
- Reinviare la richiesta dalla tua dashboard aprendo la richiesta e facendo clic su Invia nuovamente promemoria
- Chiedere al destinatario di aggiungere alla whitelist
notification@sign.plusesign.plusnelle impostazioni email
Se sono interessati più destinatari
Se il problema si verifica con più destinatari e non con uno solo, il problema potrebbe riguardare il tuo account. Controlla quanto segue:
- Il tuo account Sign.Plus è attivo e in regola
- Le tue impostazioni di branding personalizzato sono configurate correttamente - un dominio del mittente non funzionante può causare mancate consegne
- Non stai utilizzando un servizio gratuito di inoltro email o un alias, poiché questi possono eliminare le informazioni di consegna
Se hai seguito tutti i passaggi sopra indicati e i destinatari continuano a non ricevere le richieste, contattaci all'indirizzo support@alohi.com con:
- L'indirizzo email del destinatario
- Il nome del documento e l'orario in cui hai inviato la richiesta
- Uno screenshot dello stato In sospeso per quel documento
Controlleremo i nostri registri di consegna e ti risponderemo con quanto risulta dal nostro sistema.
Come ridurre i problemi di consegna in futuro
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Avvisa in anticipo i destinatari - un breve messaggio prima della richiesta di firma, per informarli che riceveranno un'email da
notification@sign.plus, fa una grande differenza. - Usa l'email di lavoro principale del destinatario - gli indirizzi email personali hanno maggiori probabilità di filtrare i messaggi da mittenti sconosciuti.
- Usa Invia nuovamente promemoria - se una richiesta rimane non firmata per più di 24 ore, invia un promemoria direttamente dalla tua dashboard.
Una nota sulle risposte alle email di Sign.Plus
Se un destinatario risponde a un'email di richiesta di firma, la sua risposta viene inviata a notification@sign.plus e per impostazione predefinita non ti verrà inoltrata.