Come posso richiedere allegati all'interno di una richiesta di firma?

Sign.Plus consente agli utenti di richiedere allegati ai firmatari come parte di una richiesta di firma, semplificando la raccolta di tutti i documenti necessari in un unico flusso di lavoro.

Con questa funzione, i firmatari possono caricare materiali di supporto, come documenti di identità, certificazioni o qualsiasi altro file pertinente, direttamente durante il processo di firma. Questo garantisce che i documenti importanti vengano inviati insieme all'accordo firmato, contribuendo a semplificare le operazioni e a ridurre la necessità di comunicazioni di follow-up.

Che cos'è un allegato?

Un allegato è un file che un firmatario può caricare durante il completamento di una richiesta di firma. Questo aiuta a semplificare la raccolta dei documenti consentendo di:

• Raccogliere i documenti necessari in un unico processo unificato.
• Ridurre gli scambi di comunicazioni.
• Garantire che tutti i materiali richiesti vengano inviati insieme all'accordo firmato.

Per richiedere allegati all'interno di una richiesta di firma, segui questi passaggi:

1. Accedi al tuo account Sign.Plus e vai alla sezione Sign nella tua dashboard.

2. Trascina e rilascia il documento nell'area di caricamento oppure fai clic su Carica.

   Nota: Puoi caricare un file dal tuo computer, Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. I formati di file supportati includono: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF e TIFF.

3. Una volta caricato il file, questo apparirà nell'elenco dei documenti con una conferma e la dimensione del file.
4. Fai clic su Richiedi firma per inviare il documento ad altri per la firma.
5. Una volta raggiunta la sezione Aggiungi destinatari della richiesta, fornisci le seguenti informazioni sui firmatari:
   
   • Aggiungi destinatari: Aggiungi i nomi e gli indirizzi email dei destinatari che devono firmare o ricevere una copia del documento.
   • Aggiungi passaggi di firma: Scegli l'ordine in cui i firmatari riceveranno il documento (facoltativo).
6. Una volta aggiunti tutti i destinatari e assegnati i ruoli, fai clic su Avanti per procedere al Passaggio 3: Aggiungi campi.
7. Nel passaggio Aggiungi campi, scegli il destinatario desiderato dal pannello Destinatari.
8. Apri il campo Allegati.
9. Apparirà una finestra pop-up intitolata Richiedi nuovo allegato. Configura la richiesta di allegato compilando quanto segue:
   
   • Destinatario: Conferma o seleziona il destinatario.
   • Nome allegato (obbligatorio): Inserisci un titolo per il file richiesto (ad esempio, “Prova di identità”).
   • Suggerimento (facoltativo): Aggiungi istruzioni utili (ad esempio, “Carica entrambi i lati della tua carta d'identità”).
   • Obbligatorio (casella di controllo): Attiva questa opzione se il firmatario deve caricare l'allegato per completare la firma.
   • Consenti più file (casella di controllo): Attiva questa opzione se è necessario più di un file. Se selezionata, ogni allegato può includere fino a 10 file.
     
     
10. Una volta configurata, fai clic sul pulsante Aggiungi per includere la richiesta di allegato nel documento.
11. Se hai bisogno di richiedere allegati aggiuntivi o di modificare gli allegati attualmente richiesti, fai clic su Richiedi nuovo allegato o su Modifica accanto alle richieste di allegato correnti.
    
12. Una volta aggiunta una richiesta di allegato, questa apparirà nella sezione Campi, indicata da un'icona e da un contatore che mostra il numero di allegati configurati.
    

    Nota: Se il documento viene inviato a più firmatari, tieni presente che la funzione di allegato può essere attivata solo per un massimo di 10 firmatari.

13. Completa il posizionamento di eventuali altri campi richiesti, quindi procedi al passaggio di revisione per finalizzare e inviare la richiesta di firma.

Cosa significa l'icona dell'allegato

L'icona dell'allegato (un simbolo a forma di graffetta) visualizzata accanto all'anteprima del documento nell'elenco dei documenti in attesa di Sign.Plus indica che la richiesta di firma include almeno un campo di allegato.

• Indica che il mittente ha richiesto al firmatario di caricare uno o più documenti a supporto (ad esempio, carte d'identità, certificati o altri file) come parte del processo di firma.
• Questa icona aiuta sia i mittenti che i destinatari a identificare facilmente quali documenti richiedono caricamenti aggiuntivi insieme a una firma.
• Se non è ancora stato caricato alcun allegato, il sistema mostrerà comunque l'icona per indicare che la richiesta esiste, anche se incompleta. L'etichetta “0 file allegati” nel pannello a destra indica che non è ancora stato caricato alcun allegato per questa richiesta di firma.