Réponse courte : Non. Le service de fax conforme à HIPAA sur Fax.Plus nécessite un plan Enterprise avec un Business Associate Agreement (BAA) signé et les contrôles de sécurité appropriés activés.
Pourquoi HIPAA nécessite un plan Enterprise
La conformité HIPAA pour les fax nécessite plusieurs éléments qui ne sont pas disponibles sur les plans Free, Basic, Premium ou Business :
- Un BAA signé - disponible uniquement avec le plan Enterprise.
- Contrôles de sécurité avancés - disponibles uniquement sur Enterprise.
- Journalisation d'audit - exigée par HIPAA, disponible uniquement sur Enterprise.
- Contrôles d'accès multi-utilisateurs avec permissions basées sur les rôles - uniquement sur Enterprise.
- Options de résidence des données pour les organisations qui exigent un hébergement des données aux États-Unis uniquement - uniquement sur Enterprise.
Si vous transmettez des informations de santé protégées (PHI) sans BAA en place, aucune des deux parties n'est conforme à HIPAA.
Quels plans sont éligibles à HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business : Non conforme à HIPAA. Ne l'utilisez pas pour PHI.
- Enterprise : Conforme à HIPAA. Inclut des fonctionnalités supplémentaires comme les pistes d'audit dédiées et la résidence des données.
Comment passer à un plan conforme à HIPAA
- Passez à un plan Enterprise dans Paramètres → Plan & Facturation.
- Une fois sur le nouveau plan, activez les contrôles de sécurité avancés dans Paramètres → Sécurité.
- Demandez un BAA : consultez les significations du statut BAA HIPAA.
- Une fois le BAA signé et les contrôles de sécurité activés, vous pouvez transmettre PHI en conformité avec HIPAA.
« Je suis une petite pratique et Enterprise est trop cher »
Nous comprenons que le fax conforme à HIPAA a un coût plus élevé que le service de fax basique. Le coût reflète les contrôles de sécurité, l'infrastructure d'audit et la couverture juridique BAA requis par la loi fédérale.
Si vous traitez PHI rarement et que le plan Enterprise est véritablement hors de portée, envisagez :
- Un fournisseur différent spécifiquement ciblé aux petites pratiques de santé.
- Une ligne de fax traditionnelle via votre fournisseur de télécommunications existant, qui peut être conforme à HIPAA via votre BAA avec ce fournisseur.
- Utiliser un plan Enterprise éligible à HIPAA uniquement pour les fax PHI, et un outil différent (non-Fax.Plus ou Free) pour les cas d'usage non-PHI.
Que faire si j'ai déjà envoyé PHI sur un plan non éligible ?
Nous ne sommes pas votre conseiller juridique en matière de conformité HIPAA et nous vous recommandons de consulter votre responsable de conformité ou un avocat HIPAA pour la gestion des violations.
Je suis une entité couverte / un associé commercial. Êtes-vous certifié HIPAA ?
Il n'existe pas de certification HIPAA formelle (HIPAA n'a pas de programme de certification). Fax.Plus, sur plan Enterprise, est conforme aux garanties techniques de HIPAA. Nous signons des BAA avec les entités couvertes et les associés commerciaux. Visitez notre page de conformité HIPAA pour plus de détails.