Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible à tous les membres sur l'application Web.
Les clients Enterprise disposant d'un plan HIPAA ou PHIPA peuvent envoyer des fax directement depuis leur client de messagerie, en toute conformité avec les exigences relatives aux PHI et sans logiciel supplémentaire.
Présentation
L'Email-to-Fax TLS sécurisé est un flux de travail dédié et renforcé qui permet aux utilisateurs autorisés d'envoyer des fax en adressant un e-mail au numéro de fax du destinataire sur un domaine spécial. Il est distinct de l'Email-to-Fax standard et applique des mesures de conformité au niveau de l'infrastructure.
Pour utiliser cette fonctionnalité, votre organisation doit avoir terminé l'intégration HIPAA ou PHIPA, notamment l'activation des Advanced Security Controls (ASC) — disponibles au sein des comptes Enterprise — et la signature d'un Business Associate Agreement (BAA) ou d'un PHIPA Service Provider Agreement avec Fax.Plus. Cette configuration doit être effectuée par le propriétaire ou l'administrateur du compte.
Les e-mails sont envoyés à :
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus
TLS appliqué
Tout le trafic e-mail est chiffré via TLS.
Comment commencer
- Activez les Advanced Security Controls (ASC) au sein de votre compte Enterprise et signez le Business Associate Agreement HIPAA ou le PHIPA Service Provider Agreement avec Fax.Plus.
- Vérifiez que votre plan est bien Enterprise avec le mode HIPAA ou PHIPA activé.
-
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus, en remplaçant le numéro par le numéro de fax du destinataire.
Assurez-vous que l'Email to Fax est actif en accédant à Settings, en cliquant sur l'onglet Faxing, puis en faisant défiler jusqu'à Send Fax From Email & Desktop.
Si ce n'est pas le cas, cliquez sur Configure, puis sur les boutons bascule pour activer l'envoi de fax par e-mail. Cliquez ensuite sur Confirm.
Aucun nouveau client de messagerie nécessaire. Cette fonctionnalité fonctionne avec votre client de messagerie existant.
Configuration
Aucune configuration n'est requise au-delà des exigences de conformité (ASC + BAA ou ASC + SPA). Une fois ces deux éléments en place, l'Email-to-Fax vers @tls.fax.plus est automatiquement activé avec application du TLS.
En quoi cela diffère de l'Email-to-Fax standard
Il s'agit de deux fonctionnalités distinctes, avec des infrastructures, des adresses et des garanties de conformité différentes.
| Fonctionnalité | Email-to-Fax standard | Email-to-Fax TLS |
|---|---|---|
| Adresse d'envoi | @fax.plus | @tls.fax.plus |
| Disponible sur | Tous les plans payants | Enterprise + HIPAA ou PHIPA uniquement |
| TLS appliqué | Non | Oui |
| Conforme aux PHI | Non | Oui |
| BAA requis | Non | Oui, pour HIPAA |
| SPA requis | Non | Oui, pour PHIPA |
Mauvaise adresse ? Si un compte HIPAA ou PHIPA envoie un message à @fax.plus au lieu de @tls.fax.plus, le système redirige automatiquement le message vers le canal conforme HIPAA ou PHIPA.
Questions fréquentes
Dois-je installer quelque chose ?
Non. L'Email-to-Fax TLS fonctionne avec votre client de messagerie habituel.
Qui doit signer le BAA ou le SPA ?
Contactez l'administrateur de votre compte pour commencer.
Puis-je utiliser n'importe quelle adresse e-mail pour envoyer ?
Seules les adresses e-mail ajoutées ou provisionnées en tant qu'utilisateurs au sein de votre compte Fax.Plus conforme HIPAA ou PHIPA peuvent envoyer via cette fonctionnalité. Les expéditeurs non autorisés sont rejetés au niveau de l'infrastructure.
Que se passe-t-il pour les fax envoyés vers le mauvais domaine ?
Les comptes HIPAA ou PHIPA qui tentent d'envoyer un message à @fax.plus sont automatiquement redirigés vers le canal TLS. Cette séparation est appliquée au niveau de l'infrastructure : vous ne pouvez pas envoyer par inadvertance des PHI par la voie non conforme.