Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible aux propriétaires et administrateurs sur l'application Web.
La conservation des documents désigne la pratique consistant à stocker et à conserver des documents, des enregistrements et des informations pendant une durée déterminée, conformément aux exigences légales, réglementaires ou commerciales.
En mettant en place une politique de conservation des documents, les entreprises ont la possibilité de supprimer leurs documents entièrement chiffrés de nos centres de données après une certaine période. L'objectif de la conservation des documents est de garantir que les documents importants sont préservés à des fins de référence future, d'audit, de conformité et à des fins légales, tout en permettant l'élimination responsable des documents qui ne sont plus nécessaires.
La politique de conservation des documents permet au propriétaire du compte et aux administrateurs de définir le nombre de jours pendant lesquels Fax.Plus doit conserver chaque fax après sa création. Une fois cette période écoulée, Fax.Plus supprimera définitivement les fax stockés. Cette action s'applique à l'ensemble de l'entreprise et concernera tous les membres de votre organisation Fax.Plus.
Avertissement : une fois qu'un fax est supprimé conformément à cette politique, cette action est irréversible et vos fax seront supprimés de manière définitive après la période définie.
Par défaut, Fax.Plus assure un chiffrement complet grâce à l'Advanced Encryption Standard (AES) 256 bits pour tous les fax et leurs sauvegardes. Pour offrir la meilleure protection de la vie privée, nous stockons les informations personnelles des utilisateurs dans notre centre de données suisse, protégé par la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et l'Ordonnance fédérale suisse sur la protection des données (OLPD).
Les entreprises opérant dans des secteurs réglementés peuvent néanmoins devoir respecter des exigences strictes concernant le stockage des fax. Ces exigences peuvent impliquer de conserver les fax dans une région spécifique, ou de les stocker localement ou dans un dépôt désigné. Alors que notre fonctionnalité de résidence des données répond aux exigences locales de résidence des données, notre politique de conservation des documents permet aux entreprises de choisir la suppression de leurs fax entièrement chiffrés de nos centres de données après une certaine période.
Par défaut, tous les fichiers fax au repos sont chiffrés à l'aide de l'Advanced Encryption Standard (AES) 256 bits et stockés dans des centres de données suisses avec les mesures de confidentialité et de sécurité les plus strictes. Cependant, si vous devez supprimer des fax de nos serveurs après une certaine période pour des raisons de conformité, vous pouvez définir la période de votre choix.
Suivez ces étapes pour définir votre période de conservation des documents :
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Connectez-vous à votre compte Fax.Plus et accédez à la section Paramètres de votre tableau de bord.
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Dans l'onglet Sécurité, recherchez Document Retention Period.
- Cliquez ensuite sur Edit.
- Définissez la période de conservation des documents pour les Received Faxes, ainsi que pour les Sent Faxes.
- Cliquez sur Confirmer.
En activant la politique de conservation des documents, vos fax seront définitivement supprimés après le nombre de jours que vous aurez défini.
Remarque : veuillez noter que si vous définissez la période de conservation à 0 jour, tous les fax — qu'ils soient envoyés, reçus, ou les deux — seront immédiatement et définitivement supprimés de votre compte dès leur transmission.