Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Available on Enterprise plan.
Accessible aux propriétaires et administrateurs de l'application Web.
La conservation des documents se réfère à la pratique du stockage et de la conservation des documents, des dossiers, et l'information pour une période de temps spécifique, conformément aux exigences légales, réglementaires ou commerciales.
en implémentant une politique de rétention de documents, les entreprises ont la possibilité de supprimer leurs documents entièrement cryptés de nos centres de données après une certaine période. Le but de la conservation de documents est de s'assurer que les documents importants sont conservés pour référence future, audit, la conformité et les objectifs légaux tout en permettant une élimination responsable des documents qui ne sont plus nécessaires.
La politique de conservation de documents permet au Propriétaire du compte et aux Administrateurs de spécifier le nombre de jours que Fax.Plus devrait conserver chaque fax après sa création. Une fois cette période spécifiée terminée, Fax.Plus purge définitivement les fax stockés. Cette action concerne l'ensemble de l'entreprise et touchera tous les membres de l'équipe au sein de votre organisation Fax.Plus.
Avertissement: Une fois qu'une télécopie est supprimée sur la base de cette politique, cette action ne peut pas être annulée et vos fax seront supprimés définitivement après la période définie.
Par défaut, Fax. lus fournit un chiffrement complet en utilisant la norme de cryptage avancé 256 bits (AES) pour tous les télécopies et leurs sauvegardes, et pour fournir la plus grande protection de la vie privée nous stockons les informations personnelles des utilisateurs dans notre centre de données suisse, qui est protégé par la Loi fédérale sur la protection des données (FADP) et l'Ordonnance fédérale sur la protection des données (FODP).
Les entreprises opérant dans des industries réglementées peuvent avoir besoin de respecter des exigences strictes en ce qui concerne le stockage des télécopies. Ces exigences peuvent comprendre la conservation de télécopies dans une région spécifique ou leur stockage local ou dans un dépôt désigné. While our Data Residency feature addresses local data residency requirements, our document retention policy allows companies to opt for the removal of their fully-encrypted faxes from our data centers after a certain period.
Par défaut, Tous les fichiers de fax au repos sont chiffrés à l'aide de la norme de cryptage avancée (AES) 256 bits et stockés dans des centres de données suisses avec les plus hautes mesures de confidentialité et de sécurité en place. However, if you need to delete faxes from our servers after a certain period of time for compliance reasons, you can specify your ideal period.
Follow these steps to specify your Document Retention period:
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Connectez-vous à votre compteFax.Pluset allez dans la sectionProfil de votre tableau de bord.
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Under the tab for Compliance, find Document Retention Period.
- Next, click on Edit.
- Spécifiez la période de conservation du document pour Fax reçus, et aussi Fax envoyés.
- Click on Confirm.