Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise lorsqu'Advanced Security Controls est activé.
Activée par les propriétaires et les administrateurs sur l'application web. Accessible à tous les membres une fois activée.
Les clients Enterprise disposant d'un plan HIPAA ou PHIPA peuvent désormais de nouveau recevoir leurs fax en pièces jointes par email, avec une remise sécurisée via une connexion chiffrée.
Présentation
Lorsque Advanced Security Controls (ASC) est activé, les notifications de fax envoyées par email contiennent par défaut uniquement un message de notification, sans le fichier du fax. Avec Fax-to-Email pour les comptes HIPAA & PHIPA, les notifications de vos fax reçus et envoyés peuvent de nouveau inclure le fax en pièce jointe.
Pour sécuriser vos informations de santé protégées (PHI), les emails avec pièces jointes sont envoyés uniquement via des connexions chiffrées TLS 1.2, depuis l'adresse notifications@tls.fax.plus.
Rien ne change tant que vous n'activez pas l'option. Pour les comptes ASC, le mode par défaut reste la notification seule. Les pièces jointes ne sont envoyées que lorsqu'un administrateur a activé la fonctionnalité pour votre organisation et que chaque utilisateur a activé les pièces jointes dans ses propres paramètres. Les comptes sans ASC ne sont pas concernés.
Prérequis
- Un plan Enterprise avec Advanced Security Controls (ASC) activé.
- Un Business Associate Agreement (BAA) signé pour HIPAA, ou un PHIPA Service Provider Agreement (SPA) pour PHIPA.
- Un serveur de messagerie destinataire compatible avec TLS 1.2. Dans le cas contraire, aucun email n'est envoyé.
Étape 1 : activer les pièces jointes de fax pour votre organisation (propriétaires et administrateurs)
Un administrateur active cette fonctionnalité une seule fois pour toute l'organisation en acceptant le consentement ASC.
- Connectez-vous à votre compte Fax.Plus, puis accédez à la section Paramètres de votre tableau de bord.
- Dans l'onglet Faxing, repérez le bloc Notification et cliquez sur Edit.
- Cliquez sur Modify, à côté de Email.
- Pour Received Fax Notification et/ou Sent Fax Notification, sélectionnez On (notify and attach fax to message).
- Lisez la déclaration de consentement et cochez la case pour l'accepter au nom de votre organisation, conformément à votre Business Associate Agreement avec Alohi.
- Cliquez sur Confirmer.
- Un message de confirmation s'affiche : Attachments enabled for your notifications. Nous vous recommandons de cliquer sur Send Test Email pour vérifier que la remise fonctionne, puis de cliquer sur Done.
Une fois le consentement accepté, tous les administrateurs et membres de votre organisation peuvent activer les pièces jointes de fax pour leur propre compte.
Vous n'avez pas reçu l'email de test ? Votre serveur de messagerie ne prend peut-être pas en charge TLS 1.2. Demandez à votre équipe informatique de vérifier les paramètres TLS de votre serveur de messagerie et d'ajouter notifications@tls.fax.plus à la liste d'autorisation de votre organisation.
Étape 2 : activer les pièces jointes de fax (tous les membres)
Une fois la fonctionnalité activée par un administrateur, chaque utilisateur choisit dans ses propres paramètres s'il souhaite recevoir ses fax en pièces jointes :
- Connectez-vous à votre compte Fax.Plus, puis accédez à la section Paramètres de votre tableau de bord.
- Dans l'onglet Faxing, repérez le bloc Notification et cliquez sur Edit.
- Cliquez sur Modify, à côté de Email.
- Pour Received Fax Notification et/ou Sent Fax Notification, sélectionnez On (notify and attach fax to message). Un message confirme qu'Advanced Security Controls est en place pour votre organisation.
- Cliquez sur Confirmer.
Qui est responsable des fax une fois remis ?
Fax.Plus remet vos pièces jointes de fax uniquement via des connexions chiffrées TLS 1.2. Une fois l'email remis, le respect des garanties HIPAA et la garde des PHI sur l'infrastructure de messagerie du destinataire relèvent de la responsabilité de votre organisation, comme le prévoit votre Business Associate Agreement avec Alohi.
Différences avec le Fax-to-Email standard
| Fonctionnalité | Fax-to-Email standard | Fax-to-Email HIPAA et PHIPA |
|---|---|---|
| Disponible sur | Comptes sans ASC | Comptes Enterprise avec ASC |
| Adresse de l'expéditeur | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Chiffrement TLS | Non imposé | TLS 1.2 obligatoire |
| Paramètre par défaut | Défini par chaque utilisateur | Notification uniquement, jusqu'à ce qu'un administrateur active l'option |
| Consentement de l'administrateur requis | Non | Oui, une seule fois par organisation |
Questions fréquentes
Quelque chose changera-t-il automatiquement pour mon équipe ?
Non. Les comptes ASC restent en mode notification uniquement par défaut. Les pièces jointes des fax ne sont envoyées qu'une fois qu'un administrateur a accepté le consentement ASC et que l'utilisateur a activé les pièces jointes dans ses propres paramètres.
Que se passe-t-il si mon serveur de messagerie ne prend pas en charge TLS 1.2 ?
Aucun email n'est envoyé. Votre fax reste disponible dans votre archive Fax.Plus chiffrée. Demandez à votre équipe informatique d'activer TLS 1.2 ou une version supérieure sur votre serveur de messagerie, puis envoyez un email de test pour confirmer la remise.
Dois-je installer quelque chose ?
Non. Fax-to-Email fonctionne avec votre client de messagerie actuel.
Mes fax restent-ils stockés dans Fax.Plus ?
Oui. Vos fax restent dans votre archive Fax.Plus entièrement chiffrée, où vous pouvez les rechercher et les gérer depuis les onglets Boîte de réception et Envoyés.
Qui peut activer la fonctionnalité pour notre organisation ?
Les propriétaires et les administrateurs du compte. Une fois qu'un administrateur a accepté le consentement ASC, les autres administrateurs et les membres peuvent activer les pièces jointes pour eux-mêmes.
J'ai activé les pièces jointes, mais je ne reçois pas les emails. Que dois-je vérifier ?
- Assurez-vous que votre serveur de messagerie prend en charge TLS 1.2.
- Demandez à votre équipe informatique d'ajouter notifications@tls.fax.plus à votre liste d'autorisation.
- Vérifiez vos dossiers de courrier indésirable ou de quarantaine.
Pour d'autres étapes de dépannage, consultez Pourquoi la notification de mon fax transféré n'arrive-t-elle pas dans ma boîte email ?
Vous souhaitez aussi envoyer des fax depuis votre messagerie ? Consultez Email-to-Fax pour les comptes Fax.Plus conformes à HIPAA et PHIPA.