Réponse rapide : non. Le service de fax conforme à la norme HIPAA sur Fax.Plus nécessite un plan Enterprise avec un Business Associate Agreement (BAA) signé et les mesures de sécurité appropriées activées.
Pourquoi HIPAA nécessite le plan Enterprise
La conformité HIPAA pour le fax nécessite plusieurs éléments qui ne sont pas disponibles avec Free, Basic, Premium ou Business :
- Un BAA signé - disponible uniquement avec le plan Enterprise.
- Advanced Security Controls - disponible uniquement avec Enterprise.
- La journalisation d'audit - requise par HIPAA, disponible uniquement avec Enterprise.
- Le contrôle d'accès multi-utilisateurs avec des permissions basées sur les rôles - uniquement avec Enterprise.
- Les options de résidence des données pour les organisations nécessitant un hébergement des données uniquement aux États-Unis - uniquement avec Enterprise.
Si vous transmettez des PHI sans BAA en place, aucune des deux parties n'est conforme à la norme HIPAA.
Quels plans sont éligibles à la conformité HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business : Non conforme à la norme HIPAA. Ne pas utiliser pour des PHI.
- Enterprise : Conforme à la norme HIPAA. Comprend des fonctionnalités supplémentaires comme des journaux d'audit dédiés et la résidence des données.
Comment passer à un plan conforme à la norme HIPAA
- Passez à un plan Enterprise dans Settings → Plan & Billing.
- Une fois sur le nouveau plan, activez Advanced Security Controls dans Settings → Security.
- Demandez un BAA : consultez la signification des statuts de BAA HIPAA.
- Une fois le BAA signé et les mesures de sécurité activées, vous pouvez transmettre des PHI en conformité avec HIPAA.
« Je dirige un petit cabinet et Enterprise est trop cher »
Le fax conforme à la norme HIPAA a un coût plus élevé qu'un service de fax basique. Ce coût reflète les mesures de sécurité, l'infrastructure d'audit et la couverture juridique du BAA exigés par la loi fédérale.
Si vous manipulez des PHI peu fréquemment et que le plan Enterprise est réellement hors de portée, envisagez :
- Un autre fournisseur spécifiquement destiné aux petits cabinets médicaux.
- Une ligne de fax traditionnelle via votre opérateur télécom actuel, qui peut être conforme à la norme HIPAA grâce à votre BAA avec ce fournisseur.
- Utiliser un plan Enterprise éligible à la conformité HIPAA uniquement pour les fax contenant des PHI, et un autre outil (autre que Fax.Plus ou Free) pour les cas d'usage sans PHI.
Que faire si j'ai déjà envoyé des PHI avec un plan non éligible ?
Nous ne sommes pas votre conseiller juridique en matière de conformité HIPAA et vous recommandons de consulter votre responsable de la conformité ou un avocat spécialisé en HIPAA pour la gestion d'une violation.
Je suis une entité couverte / un partenaire commercial. Êtes-vous certifiés HIPAA ?
Il n'existe aucune certification HIPAA officielle (HIPAA ne dispose pas de programme de certification). Fax.Plus, avec le plan Enterprise, respecte les mesures de sécurité techniques exigées par HIPAA. Nous signons des BAA avec les entités couvertes et les partenaires commerciaux. Consultez notre page de conformité HIPAA pour plus de détails.