Réponse courte : non. Le service de fax conforme HIPAA sur Fax.Plus nécessite un forfait Enterprise avec un Business Associate Agreement (BAA) signé et les contrôles de sécurité appropriés activés.
Pourquoi HIPAA nécessite le forfait Enterprise
La conformité HIPAA pour le fax exige plusieurs éléments qui ne sont pas disponibles avec les forfaits Free, Basic, Premium ou Business :
- Un BAA signé - disponible uniquement avec le forfait Enterprise.
- Advanced Security Controls - disponible uniquement avec Enterprise.
- Journalisation des audits - requise par HIPAA, disponible uniquement avec Enterprise.
- Contrôles d'accès multi-utilisateurs avec permissions basées sur les rôles - uniquement avec Enterprise.
- Options de résidence des données pour les organisations nécessitant un hébergement des données exclusivement aux États-Unis - uniquement avec Enterprise.
Si vous transmettez des PHI sans BAA en place, aucune des deux parties n'est conforme à HIPAA.
Quels forfaits sont éligibles HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business : non conformes HIPAA. Ne les utilisez pas pour des PHI.
- Enterprise : conforme HIPAA. Comprend des fonctionnalités supplémentaires comme des journaux d'audit dédiés et la résidence des données.
Comment passer à un forfait conforme HIPAA
- Passez à un forfait Enterprise dans Settings → Plan & Billing.
- Une fois sur le nouveau forfait, activez les Advanced Security Controls dans Settings → Security.
- Demandez un BAA : consultez la signification des statuts BAA HIPAA.
- Une fois le BAA signé et les contrôles de sécurité activés, vous pouvez transmettre des PHI en conformité avec HIPAA.
« Je suis un petit cabinet et Enterprise est trop cher »
Le fax conforme HIPAA coûte plus cher qu'un service de fax basique. Ce coût reflète les contrôles de sécurité, l'infrastructure d'audit et la couverture légale du BAA exigés par la loi fédérale.
Si vous traitez des PHI peu fréquemment et que le forfait Enterprise reste réellement hors de portée, envisagez :
- Un autre fournisseur spécifiquement destiné aux petits cabinets médicaux.
- Une ligne de fax traditionnelle via votre opérateur télécom actuel, qui peut être conforme HIPAA grâce à votre BAA avec ce fournisseur.
- Utiliser un forfait Enterprise éligible HIPAA uniquement pour les fax contenant des PHI, et un autre outil (différent de Fax.Plus ou Free) pour les cas d'usage sans PHI.
Que faire si j'ai déjà envoyé des PHI avec un forfait non éligible ?
Nous ne sommes pas votre conseiller juridique en matière de conformité HIPAA et vous recommandons de consulter votre responsable de la conformité ou un avocat spécialisé en HIPAA pour la gestion des violations de données.
Je suis une entité couverte / un partenaire commercial. Êtes-vous certifiés HIPAA ?
Il n'existe pas de certification HIPAA officielle (HIPAA n'a pas de programme de certification). Fax.Plus, avec le forfait Enterprise, se conforme aux mesures de sécurité techniques d'HIPAA. Nous signons des BAA avec les entités couvertes et les partenaires commerciaux. Consultez notre page de conformité HIPAA pour plus de détails.