Réponse courte : non. Le service de fax conforme à HIPAA sur Fax.Plus nécessite un plan Enterprise avec un Business Associate Agreement (BAA) signé et les mesures de sécurité appropriées activées.
Pourquoi HIPAA nécessite le plan Enterprise
La conformité HIPAA pour le fax exige plusieurs éléments qui ne sont pas disponibles avec Free, Basic, Premium ou Business :
- Un BAA signé - disponible uniquement avec le plan Enterprise.
- Les Advanced Security Controls - disponibles uniquement avec Enterprise.
- La journalisation d'audit - exigée par HIPAA, disponible uniquement avec Enterprise.
- Les contrôles d'accès multi-utilisateurs avec des autorisations basées sur les rôles - uniquement avec Enterprise.
- Les options de résidence des données pour les organisations nécessitant un hébergement des données exclusivement aux États-Unis - uniquement avec Enterprise.
Si vous transmettez des informations de santé protégées (PHI) sans BAA en place, aucune des deux parties n'est conforme à HIPAA.
Quels plans sont éligibles à HIPAA
- Free, Pay-As-You-Go, Basic, Premium ou Business : non conforme à HIPAA. Ne les utilisez pas pour des PHI.
- Enterprise : conforme à HIPAA. Inclut des fonctionnalités supplémentaires comme des journaux d'audit dédiés et la résidence des données.
Comment passer à un plan conforme à HIPAA
- Passez à un plan Enterprise dans Settings → Plan & Billing.
- Une fois sur le nouveau plan, activez les Advanced Security Controls dans Settings → Security.
- Demandez un BAA : consultez la signification des statuts BAA HIPAA.
- Une fois le BAA signé et les mesures de sécurité activées, vous pouvez transmettre des PHI en conformité avec HIPAA.
« Je suis un petit cabinet et Enterprise est trop coûteux »
Nous comprenons que le fax conforme à HIPAA a un coût plus élevé qu'un service de fax basique. Ce coût reflète les mesures de sécurité, l'infrastructure d'audit et la couverture juridique du BAA exigées par la loi fédérale.
Si vous traitez rarement des PHI et que le plan Enterprise est réellement hors de portée, envisagez :
- Un autre fournisseur spécifiquement destiné aux petits cabinets médicaux.
- Une ligne de fax traditionnelle via votre opérateur télécom existant, qui peut être conforme à HIPAA via votre BAA avec ce fournisseur.
- Utiliser un plan Enterprise éligible HIPAA uniquement pour les fax contenant des PHI, et un autre outil (autre que Fax.Plus ou Free) pour les cas d'usage sans PHI.
Que faire si j'ai déjà envoyé des PHI sur un plan non éligible ?
Nous ne sommes pas votre conseiller juridique en matière de conformité HIPAA et vous recommandons de consulter votre responsable de la conformité ou un avocat spécialisé en HIPAA pour la gestion d'une violation.
Je suis une entité couverte / un partenaire commercial. Êtes-vous certifiés HIPAA ?
Il n'existe pas de certification HIPAA officielle (HIPAA ne dispose pas de programme de certification). Fax.Plus, avec le plan Enterprise, respecte les mesures de sécurité techniques exigées par HIPAA. Nous signons des BAA avec les entités couvertes et les partenaires commerciaux. Consultez notre page sur la conformité HIPAA pour plus de détails.