Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise plan.
Accessible à tous les membres sur l'application Web.
Les clients Enterprise disposant d'un plan HIPAA ou PHIPA peuvent envoyer des faxes directement depuis leur client de messagerie, avec une conformité totale des PHI et sans logiciel supplémentaire.
Aperçu
L'email-to-fax sécurisé via TLS est un flux de travail dédié et renforcé qui permet aux utilisateurs autorisés d'envoyer des faxes en envoyant un email au numéro de fax du destinataire sur un domaine spécial. Il est distinct de l'email-to-fax standard et applique des mesures de conformité au niveau de l'infrastructure.
Pour utiliser cette fonctionnalité, votre organisation doit avoir terminé l'intégration HIPAA ou PHIPA, notamment en activant les Advanced Security Controls (ASC) - disponibles dans les comptes Enterprise - et en signant un Business Associate Agreement (BAA) ou PHIPA Service Provider Agreement avec Fax.Plus. Cette configuration doit être effectuée par le propriétaire ou l'administrateur du compte.
Les emails sont envoyés à :
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus
TLS appliqué
Tout le trafic email est chiffré via TLS.
Comment commencer
- Activez les Advanced Security Controls (ASC) dans votre compte Enterprise et signez le Business Associate Agreement HIPAA ou le PHIPA Service Provider Agreement avec Fax.Plus.
- Vérifiez que votre plan est Enterprise avec le mode HIPAA ou PHIPA activé.
-
+1XXXXXXXXXX@tls.fax.plus, en remplaçant le numéro par le numéro de fax du destinataire.
Assurez-vous que Email to Fax est actif en accédant à Settings, en cliquant sur l'onglet Faxing, puis en faisant défiler jusqu'à Send Fax From Email & Desktop.
S'il n'est pas actif, cliquez sur Configure, puis sur les commutateurs pour activer l'envoi de fax par email. Cliquez ensuite sur Confirm.
Aucun nouveau client de messagerie n'est nécessaire. Cette fonctionnalité fonctionne avec votre client de messagerie existant.
Configuration
Aucune configuration n'est nécessaire au-delà du respect des exigences de conformité (ASC + BAA ou ASC + SPA). Une fois ces deux éléments en place, l'email-to-fax vers @tls.fax.plus est automatiquement activé avec application du TLS.
Différences avec l'email-to-fax standard
Il s'agit de deux fonctionnalités distinctes, avec une infrastructure, des adresses et des garanties de conformité différentes.
| Fonctionnalité | Email-to-fax standard | Email-to-fax TLS |
|---|---|---|
| Adresse d'envoi | @fax.plus | @tls.fax.plus |
| Disponible sur | Tous les plans payants | Enterprise + HIPAA ou PHIPA uniquement |
| TLS appliqué | Non | Oui |
| Conforme aux PHI | Non | Oui |
| BAA requis | Non | Oui, pour HIPAA |
| SPA requis | Non | Oui, pour PHIPA |
Mauvaise adresse ? Si un compte HIPAA ou PHIPA envoie vers @fax.plus au lieu de @tls.fax.plus, le système redirige automatiquement le message vers le circuit conforme HIPAA ou PHIPA.
Questions fréquentes
Dois-je installer quelque chose ?
Non. L'Email-to-Fax via TLS fonctionne avec votre client de messagerie existant.
Qui doit signer le BAA ou le SPA ?
Contactez l'administrateur de votre compte pour commencer.
Puis-je utiliser n'importe quelle adresse e-mail pour envoyer ?
Seules les adresses e-mail ajoutées ou provisionnées en tant qu'utilisateurs dans votre compte Fax.Plus compatible HIPAA ou PHIPA peuvent envoyer via cette fonctionnalité. Les expéditeurs non autorisés sont rejetés au niveau de l'infrastructure.
Que se passe-t-il pour les fax envoyés au mauvais domaine ?
Les comptes HIPAA ou PHIPAA tentant d'envoyer à @fax.plus sont automatiquement redirigés vers le pipeline TLS. Cette séparation est appliquée au niveau de l'infrastructure : vous ne pouvez pas envoyer par inadvertance des PHI via la voie non conforme.