Envoyer un fax à une administration publique est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les utilisateurs se tournent vers Fax.Plus. Les lignes de fax des administrations sont souvent très sollicitées et peuvent nécessiter plusieurs tentatives avant d'aboutir, notamment lors des périodes de forte affluence. Cet article vous explique à quoi vous attendre et comment maximiser vos chances de réussite dès le premier essai.
Utilisez un numéro de fax du même pays que l'administration
Les administrations publiques utilisent souvent des systèmes de fax localisés qui n'acceptent que les transmissions provenant de numéros régionaux ou nationaux. Si vous essayez d'envoyer un fax à une administration publique américaine depuis un numéro international, le fax risque de ne pas être délivré, d'être automatiquement rejeté ou d'être retardé.
- Administrations américaines (IRS, USCIS, SSA, VA, etc.) : utilisez un numéro Fax.Plus basé aux États-Unis.
- Administrations britanniques (HMRC, NHS, etc.) : utilisez un numéro basé au Royaume-Uni.
- Canada (ARC, IRCC, etc.) : utilisez un numéro canadien.
- Et ainsi de suite.
Envoyer un fax à l'IRS en particulier
L'IRS reçoit un volume considérable de fax chaque jour, en particulier entre janvier et avril (période de déclaration fiscale aux États-Unis). Il est donc normal que les lignes de fax de l'IRS soient occupées dès la première tentative. Voici comment maximiser vos chances de réussite :
Choisissez le bon moment de la journée. Les lignes de fax de l'IRS sont les plus saturées entre 10 h et 14 h, heure de l'Est (Eastern Time). Envoyer un fax tôt le matin (8 h-10 h ET) ou en fin d'après-midi (15 h-17 h ET), selon le fuseau horaire local du destinataire, permet généralement d'obtenir une connexion plus rapidement.
Vérifiez le numéro de fax. Les différents formulaires de l'IRS sont associés à des numéros de fax différents ; consultez notre liste vérifiée des numéros de fax de l'IRS par formulaire et par État. Le numéro indiqué dans les instructions du formulaire prévaut toujours sur tout autre numéro trouvé ailleurs. Incluez toujours l'indicatif du pays : +1 pour les numéros américains.
Gardez vos fax courts. Divisez les envois volumineux en lots de 5 à 10 pages. Les fax plus courts ont plus de chances d'aboutir sur une ligne occupée.
Activez les nouvelles tentatives automatiques. Une fois cette option activée, le système renvoie automatiquement les transmissions échouées à des intervalles intelligents. Consultez Comment puis-je configurer mon compte pour lancer automatiquement de nouvelles tentatives d'envoi de fax en cas d'échec ?. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pendant la période de déclaration fiscale.
Évitez d'envoyer et de renvoyer manuellement un fax de façon rapprochée. Chaque tentative peut consommer des crédits si la ligne de l'IRS répond brièvement avant de se déconnecter. Attendez au moins 15 minutes entre deux tentatives manuelles.
Pourquoi les fax envoyés aux administrations publiques échouent
Causes fréquentes :
- La ligne du destinataire est occupée. Réessayez dans 15 à 30 minutes.
- L'appareil du destinataire n'a pas répondu. La ligne a répondu, mais aucun protocole de connexion (handshake) n'a été établi. Réessayez dans 30 à 60 minutes.
- La connexion s'est interrompue en cours de transmission. Cela est souvent dû à un trafic élevé du côté de l'administration. Consultez Comment fonctionne la reprise automatique en cas d'envoi partiel.
- Vous envoyez le fax depuis un numéro international vers une administration américaine. Passez à un numéro Fax.Plus américain.
Remarque importante sur les crédits et les fax échoués
Lorsqu'un fax envoyé à une administration publique échoue, des crédits peuvent tout de même être déduits en fonction de la durée de connexion avec l'opérateur télécom. Il s'agit d'une pratique standard dans le secteur des services de fax. Consultez Pourquoi des crédits ont-ils été déduits alors que mon fax n'a pas été envoyé ? pour une explication complète. Nous vous recommandons vivement d'activer les nouvelles tentatives automatiques plutôt que de réessayer manuellement, afin de limiter ce coût.
Recevoir un fax de l'IRS
Si vous devez recevoir des fax de l'IRS, consultez Utiliser Fax.Plus pour recevoir des fax de l'IRS.
Trouver le numéro de fax de votre sénateur
Pour envoyer un fax à des sénateurs ou à des membres du Congrès américain, consultez Comment puis-je accéder à la liste complète des numéros de fax des sénateurs ?.