¿Cómo puedo solicitar documentos adjuntos dentro de una solicitud de firma?

Sign.Plus permite a los usuarios solicitar documentos adjuntos a los firmantes como parte de una solicitud de firma, lo que facilita la recopilación de todos los documentos necesarios en un único flujo de trabajo.

Con esta función, los firmantes pueden subir materiales de respaldo, como identificación, certificaciones o cualquier otro archivo relevante, directamente al completar el proceso de firma. Esto garantiza que los documentos importantes se envíen junto con el acuerdo firmado, lo que ayuda a agilizar las operaciones y reducir la comunicación de seguimiento.

¿Qué es un documento adjunto?

Un documento adjunto es un archivo que un firmante puede subir mientras completa una solicitud de firma. Esto ayuda a agilizar la recopilación de documentos, permitiéndole:

• Recopilar los documentos necesarios en un único proceso unificado.
• Reducir la comunicación de ida y vuelta.
• Garantizar que todos los materiales necesarios se envíen junto con el acuerdo firmado.

Para solicitar documentos adjuntos dentro de una solicitud de firma, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su cuenta de Sign.Plus y vaya a la sección Firmar de su panel de control.

2. Arrastre y suelte su documento en el área de carga, o haga clic en Subir.

   Nota: Puede subir un archivo desde su ordenador, Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. Los formatos de archivo admitidos incluyen: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF y TIFF.

3. Una vez subido su archivo, aparecerá en la lista de documentos con una confirmación y el tamaño del archivo.
4. Haga clic en Solicitar firma para enviar el documento a otras personas para que lo firmen.
5. Cuando llegue a la sección Añadir destinatarios de su solicitud, proporcione la siguiente información sobre el firmante o los firmantes:
   
   • Añadir destinatarios: Añada los nombres y las direcciones de correo electrónico de los destinatarios que deben firmar o recibir una copia de su documento.
   • Añadir pasos de firma: Elija el orden en que sus firmantes recibirán el documento (opcional).
6. Una vez que se hayan añadido todos los destinatarios y se les hayan asignado roles, haga clic en Siguiente para pasar al Paso 3: Añadir campos.
7. En el paso Añadir campos, elija el destinatario correspondiente en el panel de destinatarios.
8. Abra el campo Documentos adjuntos.
9. Aparecerá una ventana emergente titulada Solicitar nuevo documento adjunto. Configure la solicitud de documento adjunto completando lo siguiente:
   
   • Destinatario: Confirme o seleccione el destinatario.
   • Nombre del documento adjunto (obligatorio): Introduzca un título para el archivo solicitado (por ejemplo, «Prueba de identidad»).
   • Indicación (opcional): Añada instrucciones útiles (por ejemplo, «Por favor, suba ambos lados de su documento de identidad»).
   • Obligatorio (casilla de verificación): Habilítela si el firmante debe subir el documento adjunto para completar la firma.
   • Permitir varios archivos (casilla de verificación): Habilítela si se necesita más de un archivo. Al seleccionarla, cada documento adjunto puede incluir hasta 10 archivos.
     
     
10. Una vez configurado, haga clic en el botón Añadir para incluir la solicitud de documento adjunto en su documento.
11. Si necesita solicitar documentos adjuntos adicionales o editar los documentos adjuntos ya solicitados, haga clic en Solicitar nuevo documento adjunto o en Editar junto a las solicitudes de documentos adjuntos actuales.
    
12. Una vez añadida una solicitud de documento adjunto, aparecerá en la sección Campos, indicada por un icono y un contador que muestra el número de documentos adjuntos configurados.
    

    Nota: Si su documento se envía a varios firmantes, tenga en cuenta que la función de documentos adjuntos solo se puede habilitar para un máximo de 10 firmantes.

13. Termine de colocar cualquier otro campo requerido y, a continuación, continúe con el paso de Revisión para finalizar y enviar su solicitud de firma.

¿Qué significa el icono de documento adjunto?

El icono de documento adjunto (un símbolo de clip) que se muestra junto a la vista previa del documento en la lista de documentos Pendientes de Sign.Plus indica que la solicitud de firma incluye al menos un campo de documento adjunto.

• Indica que el remitente ha solicitado al firmante que suba uno o más documentos justificativos (por ejemplo, documentos de identidad, certificados u otros archivos) como parte del proceso de firma.
• Este icono ayuda tanto a los remitentes como a los destinatarios a identificar fácilmente qué documentos requieren que se suban archivos adicionales junto con una firma.
• Si aún no se ha subido ningún documento adjunto, el sistema seguirá mostrando el icono para reflejar que la solicitud existe, aunque esté incompleta. La etiqueta «0 archivos adjuntos» en el panel derecho indica que aún no se han subido documentos adjuntos para esta solicitud de firma.