Кто может использовать эту функцию?
Доступно на тарифе Enterprise с включёнными Advanced Security Controls.
Включается владельцами и администраторами в веб-приложении. После включения доступно всем участникам.
Клиенты Enterprise с тарифом HIPAA или PHIPA снова могут получать fax в виде вложений к электронным письмам. Fax доставляется по защищённому зашифрованному соединению.
Обзор
Если активны Advanced Security Controls (ASC), электронные уведомления о fax по умолчанию содержат только текст уведомления, без файла fax. С функцией Fax-to-Email для аккаунтов HIPAA и PHIPA уведомления о полученных и отправленных fax снова могут включать fax во вложении.
Чтобы обеспечить защиту данных о состоянии здоровья (PHI), письма с вложениями отправляются только по зашифрованным соединениям TLS 1.2 с адреса notifications@tls.fax.plus.
Пока вы не подключите функцию, ничего не меняется. Для аккаунтов с ASC по умолчанию остаётся режим «только уведомления». Вложения отправляются лишь после того, как администратор включит функцию для организации, а каждый пользователь включит вложения в собственных настройках. Аккаунты без ASC это не затрагивает.
Требования
- Тариф Enterprise с активированными Advanced Security Controls (ASC).
- Подписанное соглашение Business Associate Agreement (BAA) для HIPAA или PHIPA Service Provider Agreement (SPA) для PHIPA.
- Почтовый сервер получателя с поддержкой TLS 1.2. Если поддержки нет, письмо не отправляется.
Шаг 1. Включите вложения fax для организации (владельцы и администраторы)
Администратор включает эту функцию один раз для всей организации, приняв согласие ASC.
- Войдите в аккаунт Fax.Plus и откройте раздел Настройки на панели управления.
- На вкладке Отправка fax найдите блок Уведомления и нажмите Изменить.
- Нажмите Редактировать рядом с пунктом Электронная почта.
- Для пункта Уведомление о полученном fax и (или) Уведомление об отправленном fax выберите Вкл. (уведомлять и прикреплять fax к сообщению).
- Прочитайте текст согласия и поставьте флажок, чтобы принять его от имени организации в соответствии с вашим Business Associate Agreement с Alohi.
- Нажмите Подтвердить.
- Появится сообщение: Вложения включены для ваших уведомлений. Рекомендуем нажать Отправить тестовое письмо, чтобы проверить доставку, а затем нажать Готово.
После принятия согласия все администраторы и участники вашей организации могут включить вложения fax для себя.
Не получили тестовое письмо? Возможно, ваш почтовый сервер не поддерживает TLS 1.2. Попросите ИТ-специалистов проверить настройки TLS на почтовом сервере и добавить notifications@tls.fax.plus в список разрешённых отправителей вашей организации.
Шаг 2. Включите вложения fax (все участники)
После того как администратор включит функцию, каждый пользователь сам решает в своих настройках, получать ли fax во вложениях:
- Войдите в аккаунт Fax.Plus и откройте раздел Настройки на панели управления.
- На вкладке Отправка fax найдите блок Уведомления и нажмите Изменить.
- Нажмите Редактировать рядом с пунктом Электронная почта.
- Для пункта Уведомление о полученном fax и (или) Уведомление об отправленном fax выберите Вкл. (уведомлять и прикреплять fax к сообщению). Сообщение подтвердит, что для вашей организации действуют Advanced Security Controls.
- Нажмите Подтвердить.
Кто отвечает за fax после доставки?
Fax.Plus доставляет вложения fax только по зашифрованным соединениям TLS 1.2. После доставки письма ваша организация отвечает за меры защиты HIPAA и за сохранность PHI в почтовой инфраструктуре получателя, как это закреплено в вашем Business Associate Agreement с Alohi.
Чем это отличается от стандартного Fax-to-Email
| Возможность | Стандартный Fax-to-Email | Fax-to-Email с соблюдением HIPAA и PHIPA |
|---|---|---|
| Доступно для | Аккаунты без ASC | Аккаунты Enterprise с ASC |
| Адрес отправителя | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Шифрование TLS | Не требуется | Обязателен TLS 1.2 |
| Настройка по умолчанию | Задаёт каждый пользователь | Только уведомления, пока администратор не подключит функцию |
| Требуется согласие администратора | Нет | Да, один раз для организации |
Часто задаваемые вопросы
Изменится ли что-нибудь для моей команды автоматически?
Нет. Аккаунты с ASC по умолчанию работают в режиме «только уведомления». Вложения с fax отправляются лишь после того, как администратор примет согласие ASC, а пользователь включит вложения в своих настройках.
Что произойдёт, если мой почтовый сервер не поддерживает TLS 1.2?
Письмо не будет отправлено. Ваш fax по-прежнему доступен в зашифрованном архиве Fax.Plus. Попросите ИТ-специалистов включить на почтовом сервере поддержку TLS 1.2 и выше, а затем отправьте тестовое письмо, чтобы проверить доставку.
Нужно ли что-либо устанавливать?
Нет. Fax-to-Email работает с вашим текущим почтовым клиентом.
Хранятся ли мои fax по-прежнему в Fax.Plus?
Да. Ваши fax остаются в полностью зашифрованном архиве Fax.Plus. Искать их и управлять ими можно на вкладках Входящие и Отправленные.
Кто может включить эту функцию для нашей организации?
Владельцы аккаунта и администраторы. После того как администратор примет согласие ASC, другие администраторы и участники смогут включить вложения для себя.
Я включил(а) вложения, но письма не приходят. Что проверить?
- Убедитесь, что ваш почтовый сервер поддерживает TLS 1.2.
- Попросите ИТ-специалистов добавить адрес notifications@tls.fax.plus в список разрешённых отправителей.
- Проверьте папки «Спам» и «Карантин».
Дополнительные способы устранения неполадок описаны в статье Почему уведомление о пересланном fax не приходит на мою электронную почту?
Хотите также отправлять fax из электронной почты? См. статью Email-to-Fax для аккаунтов Fax.Plus с соблюдением требований HIPAA и PHIPA.