Кто может использовать эту функцию?
Доступно на тарифе Enterprise .
Доступно владельцам и администраторам учётной записи в веб-приложении.
«Хранение документов» (Document Retention) — это практика хранения и ведения документов, записей и информации в течение определённого периода времени в соответствии с юридическими, нормативными и деловыми требованиями.
Политика хранения документов позволяет компаниям удалять полностью зашифрованные документы из наших дата-центров по истечении заданного периода. Хранение документов обеспечивает сохранность важных документов для последующего использования, аудита, соблюдения нормативных требований и юридических целей, а также позволяет ответственно удалять документы, которые больше не нужны.
Политика хранения документов позволяет владельцу учётной записи и администраторам задать количество дней, в течение которых Fax.Plus будет хранить каждый факс после его создания. По истечении указанного периода Fax.Plus безвозвратно удалит сохранённые факсы. Это действие распространяется на всю организацию и затрагивает всех участников команды в вашей учётной записи Fax.Plus.
Предупреждение: удаление факса в соответствии с этой политикой необратимо — по истечении заданного периода ваши факсы будут удалены безвозвратно.
По умолчанию Fax.Plus обеспечивает полное шифрование всех факсов и их резервных копий с использованием 256-битного стандарта AES (Advanced Encryption Standard). Для максимальной защиты конфиденциальности личные данные пользователей хранятся в нашем дата-центре в Швейцарии, который защищён швейцарским Федеральным законом о защите данных (FADP) и швейцарским Федеральным постановлением о защите данных (FODP).
Компаниям, работающим в регулируемых отраслях, может по-прежнему требоваться соблюдение строгих требований к хранению факсов. Такие требования могут предусматривать хранение факсов в определённом регионе, локально или в специально выделенном хранилище. Функция Data Residency закрывает потребности в локальном хранении данных, а политика хранения документов позволяет компаниям выбрать удаление полностью зашифрованных факсов из наших дата-центров по истечении определённого периода.
По умолчанию все файлы факсов в состоянии покоя шифруются с использованием 256-битного стандарта AES и хранятся в дата-центрах в Швейцарии с применением строжайших мер конфиденциальности и безопасности. Однако если по соображениям соответствия требованиям вам нужно удалять факсы с наших серверов по истечении определённого времени, вы можете задать нужный период.
Чтобы задать период хранения документов, выполните следующие шаги:
-
Войдите в свою учётную запись Fax.Plus и перейдите в раздел Настройки на панели управления.
-
На вкладке Безопасность найдите пункт Период хранения документов.
- Затем нажмите Изменить.
- Укажите период хранения документов для Полученных факсов, а также для Отправленных факсов.
- Нажмите Подтвердить.
После включения политики хранения документов ваши факсы будут безвозвратно удаляться по истечении указанного вами количества дней.
Примечание. Если задать период хранения равным 0 дням, все факсы — как отправленные, так и полученные — будут немедленно и безвозвратно удалены из вашей учётной записи сразу после передачи.