Кто может использовать эту функцию?
Доступно на тарифе Enterprise.
Доступно администраторам в веб-приложении.
Закон о правах семьи на образование и конфиденциальность (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA), 20 U.S.C. § 1232g и 34 CFR Part 99, является федеральным законом США. Он защищает конфиденциальность учебных записей учащихся. Закон распространяется на школы, школьные округа, колледжи и университеты, которые получают финансирование от Министерства образования США.
Учебным заведениям часто нужно отправлять и подписывать документы со сведениями об учащихся: академические справки, формы зачисления, документы по финансовой помощи, индивидуальные образовательные программы (IEP). Fax.Plus и Sign.Plus помогают вашему учреждению безопасно работать с такими документами.
Важно знать: FERPA распространяется на образовательные учреждения, а не напрямую на поставщиков программного обеспечения. Официальной сертификации поставщиков по FERPA не существует. Когда учебное заведение использует для учебных записей такой сервис, как Fax.Plus или Sign.Plus, обязательства заведения по FERPA закрепляются в соглашении между ним и поставщиком. В случае Alohi таким соглашением является наше Дополнение FERPA.
Что защищает FERPA
FERPA защищает учебные записи: записи, которые напрямую относятся к учащемуся и хранятся образовательным учреждением или лицом, действующим от его имени.
Прежде чем раскрыть персональные данные из учебных записей, учебному заведению, как правило, необходимо письменное согласие родителя или совершеннолетнего учащегося. Это требование не действует, если применяется одно из предусмотренных законом исключений.
Как FERPA применяется к поставщикам услуг
Для cloud-сервисов наиболее значимо исключение для должностных лиц учебного заведения (school official exception, 34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Оно позволяет учебному заведению передавать учебные записи внешнему поставщику без согласия при условии, что поставщик:
- выполняет услугу или функцию, для которой учебное заведение в ином случае привлекало бы собственных сотрудников;
- находится под прямым контролем учебного заведения в части использования и хранения записей;
- использует записи только для той цели, для которой они были переданы.
На практике учебные заведения выполняют эти условия с помощью письменного соглашения с поставщиком. В случае Alohi таким соглашением является наше Дополнение FERPA.
Как Alohi помогает защитить учебные записи
Шифрование при передаче
Данные, передаваемые между нашими приложениями (веб-версией, мобильными приложениями и API) и серверами, защищены протоколом TLS 1.2 или выше. Обратите внимание: заключительный этап отправки fax, то есть звонок на номер fax получателя, проходит через сеть телекоммуникационного оператора, а не через системы Alohi.
Шифрование при хранении
Все хранимые документы шифруются по алгоритму AES с длиной ключа 256 бит. Для каждого пользователя используется уникальный ключ шифрования.
Контроль доступа
Защитите аккаунты с помощью двухфакторной аутентификации и настройте права доступа по ролям, чтобы документы со сведениями об учащихся были доступны только уполномоченным сотрудникам. Команды на тарифе Enterprise также могут требовать двухфакторную аутентификацию для всех участников и использовать вход через SAML SSO.
Журналы аудита
Ведите учёт отправленных, полученных и подписанных документов с отметками времени и подтверждениями доставки. Эти данные пригодятся при внутренних проверках и аудитах.
Управление сроком хранения
В Fax.Plus можно задать срок хранения документов: fax будут безвозвратно удаляться по истечении выбранного количества дней. Так учебные записи хранятся только столько, сколько необходимо.
Требования для покрытия FERPA
Чтобы использовать Fax.Plus или Sign.Plus для работы с учебными записями, вашему учреждению необходимо следующее:
- Подписанное Дополнение FERPA от Alohi. Его необходимо подписать до отправки любых учебных записей через наши сервисы.
- Тариф Enterprise с включёнными Advanced Security Controls. Дополнение FERPA доступно только на нашем тарифе Enterprise. Покрытие FERPA действует лишь до тех пор, пока для охваченных аккаунтов остаются включёнными Advanced Security Controls.
Важно знать: Аккаунты, не указанные в вашем Дополнении FERPA или без включённых Advanced Security Controls, не подпадают под действие Дополнения FERPA. Использовать их для работы с учебными записями не следует.
Как запросить Дополнение FERPA
Запросить Дополнение FERPA может администратор аккаунта Enterprise. Для этого обратитесь в нашу службу поддержки и укажите:
- название вашего учреждения;
- штат, в котором находится ваше учреждение;
- продукты, которые нужно охватить (Fax.Plus, Sign.Plus);
- аккаунты, которые нужно охватить, с указанием адресов электронной почты аккаунтов.
Наша команда подготовит дополнение и отправит его вам на подпись.
Рекомендации для вашей команды
- Для работы с учебными записями используйте только аккаунты, указанные в вашем Дополнении FERPA.
- Следите, чтобы на всех аккаунтах, на которые распространяется соглашение, были включены Advanced Security Controls.
- Включите двухфакторную аутентификацию для каждого пользователя.
- Ограничьте доступ к учебным записям: он должен быть только у сотрудников, которым это необходимо по роли.
- Перед отправкой дважды проверьте номер fax или адрес электронной почты получателя.
- Проверьте настройки хранения и удалите документы, которые вам больше не нужны.
- Обучите сотрудников обращаться с информацией об учащихся в соответствии с политиками вашей организации в области FERPA.
Похожие статьи
Статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией. По вопросам ваших обязанностей в соответствии с FERPA и применимыми законами штатов о конфиденциальности данных учащихся обратитесь к собственным юридическим консультантам или специалистам по комплаенсу.