Закон о защите персональной информации и электронных документов (PIPEDA) — федеральный закон Канады о конфиденциальности данных в частном секторе. Он устанавливает правила, по которым организации собирают, используют и раскрывают персональную информацию в рамках коммерческой деятельности. Закон применяется независимо от формата информации, в том числе к документам, передаваемым по факсу.
Fax.Plus заменяет небезопасные аппаратные факсы зашифрованной облачной платформой для работы с факсами. Это помогает вашей организации защищать персональную информацию, которую вы отправляете и получаете по факсу.
Важно знать: официальной сертификации поставщиков программного обеспечения на соответствие PIPEDA не существует. Ответственность за соблюдение PIPEDA лежит на вашей организации. Fax.Plus предоставляет меры безопасности, которые помогают выполнять обязательства при обработке персональной информации по факсу.
Что такое PIPEDA и почему это важно
PIPEDA основан на десяти принципах добросовестного обращения с информацией, среди которых подотчётность, согласие, ограничение использования и раскрытия, а также меры защиты. Два из них особенно важны при выборе поставщика факс-услуг:
- Подотчётность. Ваша организация остаётся ответственной за персональную информацию, которую передаёт третьей стороне для обработки, например поставщику облачных факс-услуг. Вы должны убедиться, что такой поставщик обеспечивает сопоставимый уровень защиты.
- Меры защиты. Персональная информация должна быть защищена мерами безопасности, соответствующими степени её конфиденциальности. Эти меры должны предотвращать утрату, кражу, а также несанкционированный доступ, раскрытие, копирование, использование и изменение информации.
Организации, на которые распространяется PIPEDA, также обязаны сообщать Управлению Уполномоченного по защите частной жизни Канады о нарушениях мер безопасности, создающих реальный риск причинения существенного вреда, и уведомлять пострадавших лиц.
Традиционные факсы затрудняют выполнение этих требований. Документы лежат в выходном лотке, где их может прочитать любой человек поблизости. Шифрование отсутствует, а надёжного учёта того, кто и к чему получал доступ, нет. Переход на защищённую облачную платформу для работы с факсами — важный шаг к защите персональной информации и соблюдению PIPEDA.
Как Fax.Plus помогает соблюдать требования
Fax.Plus шифрует ваши факсы на всех этапах: от загрузки до хранения и доставки в пределах нашей инфраструктуры. Вы контролируете, кто имеет к ним доступ, и можете выбрать хранение данных в Канаде.
Шифрование при передаче
Данные, передаваемые между нашими приложениями (веб, мобильными и API) и серверами, защищены протоколом TLS версии 1.2 или выше. Учтите, что заключительный этап передачи факса — звонок на номер факса получателя — проходит через сеть телекоммуникационного оператора, а не через системы Fax.Plus.
Шифрование при хранении
Все хранящиеся факсы шифруются по алгоритму AES с 256-битным ключом. Для каждого пользователя используется уникальный ключ шифрования.
Хранение данных в Канаде
Клиенты тарифа Enterprise могут выбрать хранение рабочих данных и резервных копий в Канаде. Доступны регионы Торонто и Монреаль, поэтому персональная информация остаётся в пределах страны.
Контроль доступа
Защитите учётные записи двухфакторной аутентификацией. Используйте разрешения на основе ролей и выделенные номера факса, чтобы персональную информацию обрабатывали только уполномоченные сотрудники. Команды тарифа Enterprise также могут требовать 2FA для всех участников и входить в систему через SAML SSO.
Журналы аудита и подтверждение доставки
Ведите журнал с возможностью поиска по всем отправленным и полученным факсам, с отметками времени и подтверждениями доставки. Он пригодится для проверок в области конфиденциальности и внутреннего аудита.
Настройки хранения
Задайте срок хранения документов, и факсы будут безвозвратно удаляться по истечении выбранного вами числа дней. Так вы храните персональную информацию не дольше, чем необходимо.
Рекомендации для вашей команды
- Используйте надёжные пароли и включите двухфакторную аутентификацию для всех пользователей.
- Ограничьте доступ к персональной информации, предоставив его только уполномоченным сотрудникам с помощью ролей и разрешений.
- Перед отправкой перепроверяйте номер факса получателя и используйте титульный лист с пометкой о конфиденциальности.
- Проверьте настройки хранения и удалите документы, которые вам больше не нужны.
- Обучите сотрудников порядку обработки персональной информации по факсу.
Связанные статьи
- Возможности безопасности и защиты данных Alohi Suite
- Факс, соответствующий требованиям PHIPA, для медицинских организаций Онтарио
Остались вопросы об использовании Fax.Plus в соответствии с PIPEDA? Обратитесь в нашу службу поддержки.
Статья носит исключительно информационный характер и не является юридической консультацией. По вопросам ваших обязательств в соответствии с PIPEDA обратитесь к собственным юридическим консультантам или специалистам по защите персональных данных.