Quem pode utilizar esta funcionalidade?
Disponível no plano Enterprise com Advanced Security Controls ativados.
Ativada pelos proprietários e administradores na aplicação Web. Acessível a todos os membros depois de ativada.
Os clientes Enterprise com um plano HIPAA ou PHIPA podem voltar a receber os seus faxes como anexos de e-mail — com o fax entregue de forma segura através de uma ligação encriptada.
Visão geral
Quando os Advanced Security Controls (ASC) estão ativos, as notificações de fax por e-mail contêm, por predefinição, apenas uma mensagem de notificação, sem o ficheiro do fax. Com o Fax-to-Email para contas HIPAA e PHIPA, as notificações dos faxes recebidos e enviados podem voltar a incluir o fax como anexo.
Para manter as suas informações de saúde protegidas (PHI) em segurança, os e-mails com anexos só são enviados através de ligações encriptadas com TLS 1.2, a partir de notifications@tls.fax.plus.
Nada muda até optar por ativar. A predefinição para contas ASC continua a ser apenas notificação. Os anexos só são enviados depois de um administrador ativar a funcionalidade para a sua organização e de cada utilizador ativar os anexos nas suas próprias definições. As contas sem ASC não são afetadas.
Requisitos
- Um plano Enterprise com Advanced Security Controls (ASC) ativados.
- Um Business Associate Agreement (BAA) assinado para HIPAA, ou um Acordo de Prestação de Serviços PHIPA (SPA) para PHIPA.
- Um servidor de e-mail de destino que suporte TLS 1.2. Se não suportar, não é enviado nenhum e-mail.
Passo 1: Ativar os anexos de fax para a sua organização (proprietários e administradores)
Um administrador ativa esta funcionalidade uma única vez para toda a organização, aceitando o consentimento do ASC.
- Inicie sessão na sua conta Fax.Plus e aceda à secção Definições no painel.
- No separador Envio de faxes, encontre a caixa Notificação e clique em Editar.
- Clique em Modificar, junto a Email.
- Em Notificação de fax recebido e/ou Notificação de fax enviado, selecione Ativado (notificar e anexar o fax à mensagem).
- Leia a declaração de consentimento e assinale a caixa para a aceitar em nome da sua organização, em conformidade com o seu Business Associate Agreement com Alohi.
- Clique em Confirmar.
- Aparece uma mensagem de confirmação: Anexos ativados para as suas notificações. Recomendamos que clique em Enviar e-mail de teste para verificar se a entrega funciona e, em seguida, clique em Concluído.
Depois de o consentimento ser aceite, todos os administradores e membros da sua organização podem ativar os anexos de fax para si próprios.
Não recebeu o e-mail de teste? O seu servidor de e-mail pode não suportar TLS 1.2. Peça à sua equipa de TI que verifique as definições TLS do servidor de e-mail e que adicione notifications@tls.fax.plus à lista de permissões da sua organização.
Passo 2: Ativar os anexos de fax (todos os membros)
Depois de um administrador ter ativado a funcionalidade, cada utilizador escolhe, nas suas próprias definições, se pretende receber os faxes como anexos:
- Inicie sessão na sua conta Fax.Plus e aceda à secção Definições no painel.
- No separador Envio de faxes, encontre a caixa Notificação e clique em Editar.
- Clique em Modificar, junto a Email.
- Em Notificação de fax recebido e/ou Notificação de fax enviado, selecione Ativado (notificar e anexar o fax à mensagem). Uma mensagem confirma que os Advanced Security Controls estão em vigor para a sua organização.
- Clique em Confirmar.
Quem é responsável pelos faxes depois de entregues?
Fax.Plus entrega os anexos dos seus faxes apenas através de ligações encriptadas com TLS 1.2. Depois de um e-mail ser entregue, as salvaguardas HIPAA e a custódia de PHI na infraestrutura de e-mail do destinatário são da responsabilidade da sua organização, conforme estabelecido no seu Business Associate Agreement com Alohi.
Em que difere do Fax-to-Email padrão
| Funcionalidade | Fax-to-Email padrão | Fax-to-Email HIPAA e PHIPA |
|---|---|---|
| Disponível em | Contas sem ASC | Contas Enterprise com ASC |
| Endereço do remetente | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Encriptação TLS | Não imposta | TLS 1.2 obrigatório |
| Predefinição | Definida por cada utilizador | Apenas notificação, até um administrador ativar a funcionalidade |
| Consentimento do administrador necessário | Não | Sim, uma vez por organização |
Perguntas frequentes
Vai mudar alguma coisa automaticamente para a minha equipa?
Não. As contas com ASC permanecem, por predefinição, apenas com notificação. Os anexos de fax só são enviados depois de um administrador aceitar o consentimento do ASC e de um utilizador ativar os anexos nas suas próprias definições.
O que acontece se o meu servidor de e-mail não suportar TLS 1.2?
Não é enviado nenhum e-mail. O seu fax continua disponível no seu arquivo Fax.Plus encriptado. Peça à equipa de TI que ative o TLS 1.2 ou superior no servidor de e-mail e, em seguida, envie um e-mail de teste para confirmar a entrega.
Preciso de instalar alguma coisa?
Não. O Fax-to-Email funciona com o seu cliente de e-mail existente.
Os meus faxes continuam armazenados em Fax.Plus?
Sim. Os seus faxes permanecem no seu arquivo Fax.Plus totalmente encriptado, onde pode pesquisá-los e geri-los nos separadores Caixa de entrada e Enviados.
Quem pode ativar a funcionalidade para a nossa organização?
Os proprietários e administradores da conta. Depois de um administrador aceitar o consentimento do ASC, os outros administradores e membros podem ativar os anexos para si próprios.
Ativei os anexos, mas não estou a receber os e-mails. O que devo verificar?
- Certifique-se de que o seu servidor de e-mail suporta TLS 1.2.
- Peça à equipa de TI que adicione notifications@tls.fax.plus à sua lista de permissões.
- Verifique as pastas de spam ou de quarentena.
Para mais passos de resolução de problemas, consulte Porque é que a notificação de fax reencaminhado não chega ao meu e-mail?
Quer também enviar faxes a partir do seu e-mail? Consulte Email-to-Fax para contas Fax.Plus em conformidade com HIPAA e PHIPA.