Quem pode utilizar esta funcionalidade?
Disponível no plano Enterprise.
Acessível a Proprietários e Administradores na aplicação Web.
A retenção de documentos refere-se à prática de armazenar e manter documentos, registos e informações durante um período específico, em conformidade com requisitos legais, regulamentares ou empresariais.
Ao implementar uma política de retenção de documentos, as empresas têm a opção de remover os seus documentos totalmente encriptados dos nossos centros de dados após um determinado período. O objetivo da retenção de documentos é garantir que os documentos importantes são preservados para referência futura, auditoria, conformidade e fins legais, permitindo também a eliminação responsável dos documentos que já não são necessários.
A política de Retenção de Documentos permite que o Proprietário da conta e os Administradores especifiquem o número de dias durante os quais Fax.Plus deve conservar cada fax após a sua criação. Assim que esse período especificado terminar, Fax.Plus eliminará permanentemente os faxes armazenados. Esta ação aplica-se a toda a empresa e afetará todos os membros da equipa dentro da sua organização Fax.Plus.
Aviso: Assim que um fax for eliminado com base nesta política, esta ação não pode ser anulada e os seus faxes serão eliminados permanentemente após o período definido.
Por predefinição, Fax.Plus fornece encriptação completa utilizando o padrão de encriptação avançado (AES) de 256 bits para todos os faxes e as respetivas cópias de segurança e, para oferecer a mais forte proteção de privacidade, armazenamos as informações pessoais dos utilizadores no nosso centro de dados na Suíça, que está protegido pela Lei Federal Suíça de Proteção de Dados (FADP) e pela Portaria Federal Suíça de Proteção de Dados (FODP).
As empresas que operam em setores regulamentados podem, ainda assim, ter de cumprir requisitos rigorosos relativamente ao armazenamento de faxes. Estes requisitos podem implicar manter os faxes dentro de uma região específica ou armazená-los localmente ou num repositório designado. Embora a nossa funcionalidade de Residência de Dados responda aos requisitos locais de residência de dados, a nossa política de retenção de documentos permite às empresas optar pela remoção dos seus faxes totalmente encriptados dos nossos centros de dados após um determinado período.
Por predefinição, todos os ficheiros de fax em repouso são encriptados utilizando o padrão de encriptação avançado (AES) de 256 bits e armazenados em centros de dados na Suíça, com as mais elevadas medidas de privacidade e segurança implementadas. No entanto, se precisar de eliminar faxes dos nossos servidores após um determinado período de tempo por motivos de conformidade, pode especificar o período ideal.
Siga estes passos para especificar o seu período de Retenção de Documentos:
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Inicie sessão na sua conta Fax.Plus e aceda à secção Definições no seu painel.
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No separador Segurança, encontre Período de Retenção de Documentos.
- De seguida, clique em Editar.
- Especifique o período de retenção de documentos para Faxes recebidos e também para Faxes enviados.
- Clique em Confirmar.
Ao ativar a Política de Retenção de Documentos, os seus faxes serão eliminados permanentemente após o número de dias que definir.
Nota: tenha em atenção que, se definir o período de retenção para 0 dias, todos os faxes — sejam enviados, recebidos ou ambos — serão imediata e permanentemente eliminados da sua conta no momento da transmissão.