Quem pode utilizar esta funcionalidade?
Disponível no plano Enterprise.
Acessível aos administradores na Web App.
A Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), 20 U.S.C. § 1232g e 34 CFR Part 99, é uma lei federal dos EUA que protege a privacidade dos registos educativos dos alunos. Aplica-se a escolas, distritos escolares, faculdades e universidades que recebem financiamento do Departamento de Educação dos EUA.
As escolas precisam frequentemente de enviar e assinar documentos que contêm informações de alunos, como certificados de habilitações, formulários de inscrição, documentos de apoio financeiro e Programas Educativos Individualizados (IEPs). Fax.Plus e Sign.Plus ajudam a sua instituição a tratar estes documentos em segurança.
Bom saber: a FERPA aplica-se a instituições de ensino, não diretamente a fornecedores de software. Não existe uma certificação FERPA oficial para fornecedores. Quando uma escola utiliza um serviço como Fax.Plus ou Sign.Plus para registos de alunos, as obrigações da escola ao abrigo da FERPA são abordadas através do acordo entre a escola e o fornecedor. No caso de Alohi, trata-se da nossa Adenda FERPA.
O que a FERPA protege
A FERPA protege os registos educativos: registos diretamente relacionados com um aluno, mantidos por uma instituição de ensino ou por uma entidade que atue em seu nome.
As escolas necessitam, em geral, de consentimento escrito de um dos pais ou de um aluno elegível antes de divulgarem informações de identificação pessoal (PII) constantes de registos educativos, salvo se se aplicar uma exceção.
Como a FERPA se aplica aos prestadores de serviços
A exceção mais relevante para serviços cloud é a exceção de responsável escolar (34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B)). Esta permite que uma escola partilhe registos educativos com um prestador externo sem consentimento, desde que o prestador:
- Execute um serviço ou função para o qual a escola recorreria, de outro modo, aos seus próprios funcionários
- Esteja sob o controlo direto da escola no que respeita à utilização e manutenção dos registos
- Utilize os registos apenas para a finalidade para a qual foram partilhados
Na prática, as escolas cumprem estas condições através de um acordo escrito com o prestador. No caso de Alohi, este acordo é a nossa Adenda FERPA.
Como Alohi ajuda a proteger os registos dos alunos
Encriptação em trânsito
Os dados que circulam entre as nossas aplicações (web, móvel e API) e os nossos servidores são protegidos com TLS 1.2 ou superior. Tenha em atenção que a última etapa de um fax, a chamada efetuada para o número de fax do destinatário, percorre a rede do operador de telecomunicações e não os sistemas de Alohi.
Encriptação em repouso
Todos os documentos armazenados são encriptados com AES de 256 bits, com uma chave de encriptação exclusiva para cada utilizador.
Controlo de acesso
Proteja as contas com autenticação de dois fatores e utilize permissões baseadas em funções, para que apenas o pessoal autorizado possa aceder a documentos que contenham informações de alunos. As equipas Enterprise podem ainda impor a 2FA a todos os membros e iniciar sessão com SAML SSO.
Registos de auditoria
Mantenha um registo dos documentos enviados, recebidos e assinados, com carimbos de data/hora e confirmações de entrega, para apoiar revisões e auditorias internas.
Controlos de retenção
No Fax.Plus, pode definir um período de retenção de documentos para que os faxes sejam eliminados definitivamente após o número de dias que escolher, ajudando a manter os registos dos alunos apenas pelo tempo necessário.
Requisitos para a cobertura FERPA
Para utilizar Fax.Plus ou Sign.Plus com registos de alunos, a sua instituição precisa de:
- Uma Adenda FERPA de Alohi assinada. A adenda tem de estar assinada antes de enviar quaisquer registos de alunos através dos nossos serviços.
- Um plano Enterprise com Advanced Security Controls ativados. A Adenda FERPA está disponível apenas no nosso plano Enterprise, e a cobertura FERPA aplica-se apenas enquanto os Advanced Security Controls permanecerem ativados nas contas abrangidas.
Bom saber: as contas que não estão listadas na sua Adenda FERPA, ou que não têm os Advanced Security Controls ativados, não estão abrangidas e não devem ser utilizadas para registos de alunos.
Como solicitar a Adenda FERPA
A Adenda FERPA pode ser solicitada por um administrador de uma conta Enterprise. Para a solicitar, contacte a nossa equipa de apoio e indique:
- O nome da sua instituição
- O estado onde a sua instituição se situa
- O(s) produto(s) que pretende que sejam abrangidos (Fax.Plus, Sign.Plus)
- A(s) conta(s) que pretende que sejam abrangidas, indicadas pelo endereço de email da conta
A nossa equipa irá preparar a adenda e enviá-la para assinatura.
Boas práticas para a sua equipa
- Utilize apenas contas abrangidas pela sua Adenda FERPA para registos de alunos.
- Mantenha Advanced Security Controls ativados em todas as contas abrangidas.
- Ative a autenticação de dois fatores para todos os utilizadores.
- Limite o acesso aos registos de alunos ao pessoal que necessita dele para as suas funções.
- Verifique novamente o número de fax ou o endereço de email do destinatário antes de enviar.
- Reveja as suas definições de retenção e elimine os documentos de que já não necessita.
- Forme o pessoal para o tratamento de informações de alunos em conformidade com as políticas FERPA da sua instituição.
Artigos relacionados
Este artigo destina-se apenas a informação geral e não constitui aconselhamento jurídico. Consulte os seus próprios consultores jurídicos ou de conformidade sobre as suas obrigações ao abrigo da FERPA e das leis estaduais aplicáveis em matéria de privacidade dos dados dos alunos.