PIPEDA e Fax.Plus

A Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrónicos (PIPEDA) é a lei federal canadiana de proteção da privacidade para o setor privado. Estabelece as regras segundo as quais as organizações recolhem, utilizam e divulgam informações pessoais no âmbito de atividades comerciais e aplica-se independentemente do formato dessas informações, incluindo documentos enviados por fax.

Fax.Plus substitui os aparelhos de fax físicos, que não são seguros, por uma plataforma de fax na cloud com encriptação, ajudando a sua organização a proteger as informações pessoais que envia e recebe por fax.

O que é a PIPEDA e porque é importante

A PIPEDA assenta em dez princípios de informação justa, entre os quais a responsabilização, o consentimento, a limitação da utilização e da divulgação e as salvaguardas. Dois deles são particularmente relevantes na escolha de um fornecedor de fax:

• Responsabilização: a sua organização continua a ser responsável pelas informações pessoais que transfere para um terceiro para tratamento, como um fornecedor de fax na cloud. Tem de garantir que esse fornecedor oferece um nível de proteção comparável.
• Salvaguardas: as informações pessoais têm de ser protegidas por medidas de segurança adequadas à sua sensibilidade, contra perda, roubo e acesso, divulgação, cópia, utilização ou alteração não autorizados.

As organizações sujeitas à PIPEDA têm também de comunicar ao Gabinete do Comissário para a Privacidade do Canadá as violações das salvaguardas de segurança que criem um risco real de dano grave e de notificar as pessoas afetadas.

Os aparelhos de fax tradicionais dificultam o cumprimento destas obrigações. Os documentos ficam na bandeja de saída, onde qualquer pessoa por perto os pode ler, não há encriptação e não existe um registo fiável de quem acedeu a quê. Migrar para uma plataforma de fax na cloud segura é um passo importante para proteger as informações pessoais e manter a conformidade com a PIPEDA.

Como Fax.Plus ajuda a cumprir a PIPEDA

Fax.Plus encripta os seus faxes desde o carregamento até ao armazenamento e à entrega na nossa infraestrutura, dá-lhe controlo sobre quem lhes pode aceder e permite-lhe optar por manter os seus dados no Canadá.

Encriptação em trânsito

Os dados que circulam entre as nossas aplicações (web, móvel e API) e os nossos servidores são protegidos com TLS 1.2 ou superior. Tenha em conta que a última etapa de um fax, a chamada efetuada para o número de fax do destinatário, passa pela rede do operador de telecomunicações e não pelos sistemas de Fax.Plus.

Encriptação em repouso

Todos os faxes armazenados são encriptados com AES de 256 bits, com uma chave de encriptação única para cada utilizador.

Localização dos dados no Canadá

Os clientes Enterprise podem optar por armazenar os seus dados em tempo real e as cópias de segurança no Canadá, com regiões disponíveis em Toronto e Montreal, para que as informações pessoais permaneçam no país.

Controlo de acessos

Proteja as contas com autenticação de dois fatores e utilize permissões baseadas em funções e números de fax dedicados, para que apenas os colaboradores autorizados tratem informações pessoais. As equipas Enterprise podem ainda impor a autenticação de dois fatores (2FA) a todos os membros e iniciar sessão com SAML SSO.

Registos de auditoria e confirmação de entrega

Mantenha um registo pesquisável de todos os faxes enviados e recebidos, com data e hora e confirmações de entrega, pronto para análises de privacidade e auditorias internas.

Controlos de retenção

Defina um período de retenção de documentos para que os faxes sejam eliminados definitivamente após o número de dias que escolher, ajudando a conservar as informações pessoais apenas durante o tempo necessário.

Boas práticas para a sua equipa

• Utilize palavras-passe seguras e ative a autenticação de dois fatores para todos os utilizadores.
• Limite o acesso às informações pessoais aos colaboradores autorizados através de funções e permissões.
• Confirme o número de fax do destinatário antes de enviar e utilize uma folha de rosto de confidencialidade.
• Reveja as suas definições de retenção e elimine os documentos de que já não precisa.
• Forme os colaboradores sobre como tratar informações pessoais por fax.

Artigos relacionados

• Funcionalidades de segurança e proteção de dados de Alohi Suite
• Fax em conformidade com a PHIPA para os cuidados de saúde em Ontário

Tem dúvidas sobre a utilização de Fax.Plus ao abrigo da PIPEDA? Contacte a nossa equipa de apoio, que terá todo o gosto em ajudar.

Este artigo tem apenas fins informativos gerais e não constitui aconselhamento jurídico. Consulte os seus próprios consultores jurídicos ou de privacidade sobre as suas obrigações ao abrigo da PIPEDA.