Como posso solicitar anexos numa Solicitação de assinatura?

Sign.Plus permite que os utilizadores solicitem anexos aos signatários como parte de uma solicitação de assinatura, facilitando a recolha de todos os documentos necessários num único fluxo de trabalho.

Com esta funcionalidade, os signatários podem carregar materiais de apoio, como identificação, certificações ou quaisquer outros ficheiros relevantes, diretamente durante o processo de assinatura. Isto garante que documentos importantes são submetidos juntamente com o acordo assinado, ajudando a simplificar as operações e a reduzir a comunicação de acompanhamento.

O que é um Anexo?

Um anexo é um ficheiro que um signatário pode carregar ao completar uma Solicitação de assinatura. Isto ajuda a simplificar a recolha de documentos, permitindo:

• Recolher os documentos necessários num único processo unificado.
• Reduzir a troca de comunicações.
• Garantir que todos os materiais necessários são submetidos juntamente com o acordo assinado.

Para solicitar anexos numa solicitação de assinatura, siga estes passos:

1. Inicie sessão na sua conta Sign.Plus e aceda à secção Assinar no seu painel.

2. Arraste e largue o seu documento na área de carregamento ou clique em Carregar.

   Nota: Pode carregar um ficheiro a partir do seu computador, Google Drive, Dropbox, OneDrive ou Box. Os formatos de ficheiro suportados incluem: PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, PNG, RTF e TIFF.

3. Assim que o ficheiro for carregado, aparecerá na lista de documentos com uma confirmação e o tamanho do ficheiro.
4. Clique em Solicitar assinatura para enviar o documento a outras pessoas para assinatura.
5. Ao chegar à secção Adicionar destinatários da sua solicitação, forneça as seguintes informações sobre o(s) signatário(s):
   
   • Adicionar destinatários: Adicione os nomes e endereços de email dos seus destinatários que precisam de assinar ou receber uma cópia do seu documento.
   • Adicionar etapas de assinatura: Escolha a ordem pela qual os seus signatários receberão o documento (opcional).
6. Depois de todos os destinatários serem adicionados e as funções atribuídas, clique em Seguinte para avançar para o Passo 3: Adicionar campos.
7. No passo Adicionar campos, escolha o destinatário pretendido no painel Destinatários.
8. Abra o campo Anexos.
9. Aparecerá uma janela pop-up intitulada Solicitar novo anexo. Configure a solicitação de anexo preenchendo o seguinte:
   
   • Destinatário: Confirme ou selecione o destinatário.
   • Nome do anexo (obrigatório): Introduza um título para o ficheiro solicitado (por exemplo, „Comprovativo de identidade“).
   • Sugestão (opcional): Adicione instruções úteis (por exemplo, „Por favor, carregue os dois lados do seu cartão de identificação“).
   • Obrigatório (caixa de verificação): Ative se o signatário tiver de carregar o anexo para concluir a assinatura.
   • Permitir múltiplos ficheiros (caixa de verificação): Ative se for necessário mais do que um ficheiro. Quando selecionado, cada anexo pode incluir até 10 ficheiros.
     
     
10. Depois de configurado, clique no botão Adicionar para incluir a solicitação de anexo no seu documento.
11. Se precisar de solicitar anexos adicionais ou Editar os anexos atualmente solicitados, clique em Solicitar novo anexo ou Editar junto das solicitações de anexo atuais.
    
12. Depois de adicionada, a solicitação de anexo aparecerá na secção Campos, indicada por um ícone e um contador que mostra o número de anexos configurados.
    

    Nota: Se o seu documento for enviado a vários signatários, tenha em atenção que a funcionalidade de anexo só pode ser ativada para até 10 signatários.

13. Termine de colocar quaisquer outros campos necessários e, em seguida, avance para o passo de Revisão para finalizar e Enviar a sua solicitação de assinatura.

O que significa o ícone de anexo

O ícone de anexo (um símbolo de clipe de papel) apresentado junto à pré-visualização do documento na lista de Documentos Pendentes de Sign.Plus indica que a solicitação de assinatura inclui pelo menos um campo de anexo.

• Indica que o remetente solicitou ao signatário o carregamento de um ou mais documentos de apoio (por exemplo, cartões de identificação, certificados ou outros ficheiros) como parte do processo de assinatura.
• Este ícone ajuda tanto os remetentes como os destinatários a identificar facilmente quais os documentos que requerem carregamentos adicionais juntamente com uma assinatura.
• Se ainda não tiver sido carregado nenhum anexo, o sistema continuará a mostrar o ícone para refletir que a solicitação existe, mesmo que esteja incompleta. A etiqueta „0 ficheiros anexados“ no painel do lado direito indica que ainda não foram carregados anexos para esta solicitação de assinatura.