Jeśli tworzysz szablon w Sign.Plus, można zauważyć, że pola odbiorcy (podpisującego) można oznaczyć jako opcjonalne, natomiast pól nadawcy nie. Jest to celowe rozwiązanie, ale poniżej wyjaśniamy powód oraz sposoby obejścia tego ograniczenia.
Dlaczego pola nadawcy są domyślnie wymagane
Podczas tworzenia szablonu pola przypisane do nadawcy szablonu (czyli do Ciebie lub osoby wysyłającej prośbę o podpis) są wypełniane przed wysłaniem prośby do podpisujących. Kreator szablonów zakłada, że skoro dodano dane pole, to zamierzano je wypełnić. Zapobiega to przypadkowemu pominięciu istotnych informacji.
Jak w praktyce zostawić pole nadawcy puste
Masz kilka możliwości:
Opcja 1: Nie dodawaj tego pola do szablonu w ogóle.
Jeśli dana informacja czasami pozostaje pusta, najprostszym rozwiązaniem jest całkowite pominięcie jej w szablonie. Dodaj ją w razie potrzeby indywidualnie do konkretnego dokumentu.
Opcja 2: Dodaj pole, ale wpisz w nim pojedynczą spację lub „N/A”.
Podczas wysyłania prośby wpisz w polu pojedynczą spację, „N/A” lub „—”, aby spełnić wymóg. W ostatecznym dokumencie pole będzie wyglądać na puste lub będzie zawierać ten symbol zastępczy.
Opcja 3: Użyj pola odbiorcy, ale przypisz je do „siebie”.
Dodaj pole do szablonu tak, jakby było polem podpisującego. Skonfiguruj je tak, aby było przypisane do „podpisującego”, którym w rzeczywistości jesteś Ty (Twój własny adres e-mail). Oznacz je jako opcjonalne. Gdy prośba zostanie wysłana, otrzymasz ją jako pierwsza osoba, wypełnisz pole w razie potrzeby (lub zostawisz je puste), a następnie przekażesz dalej właściwemu podpisującemu.
Opcja 4: Zapisz kilka wersji szablonu.
Utwórz jeden szablon z dodanym polem opcjonalnym i drugi bez niego. Używaj odpowiedniego szablonu w zależności od typu dokumentu.
Wskazówki dotyczące projektowania szablonów
- Grupuj pola według przeznaczenia. Jeśli pole jest „zawsze aktywne” dla danego typu dokumentu, dodaj je. Jeśli jest sytuacyjne, rozważ pominięcie go i dodawanie go doraźnie w razie potrzeby.
- Twórz szablony według przepływu pracy, a nie według dokumentu. Zapisz osobne szablony dla „Umowy standardowej”, „Umowy międzynarodowej”, „Umowy odnowienia” zamiast jednego szablonu z wieloma polami opcjonalnymi.
- Przetestuj z kolegą lub koleżanką z pracy. Przed udostępnieniem nowego szablonu klientom wyślij test do współpracownika, aby upewnić się, że cały proces ma sens.