Als u een Sign.Plus-sjabloon maakt, is u misschien opgevallen dat velden van de ontvanger (ondertekenaar) als optioneel kunnen worden gemarkeerd, maar velden van de afzender niet. Dit is bewust zo ontworpen. Hieronder leest u de reden en de mogelijke oplossingen.
Waarom velden van de afzender standaard verplicht zijn
Wanneer u een sjabloon instelt, worden velden die aan de afzender van het sjabloon zijn toegewezen (u, of wie het ondertekeningsverzoek ook verstuurt) ingevuld voordat het verzoek naar de ondertekenaars wordt gestuurd. De sjabloonwizard gaat ervan uit dat u het veld wilt invullen als u het hebt toegevoegd. Zo voorkomt u dat er per ongeluk belangrijke velden worden overgeslagen.
Een veld van de afzender in de praktijk leeg laten
U hebt verschillende opties:
Optie 1: Neem het veld helemaal niet op in het sjabloon.
Als bepaalde informatie soms leeg blijft, is de eenvoudigste oplossing om deze volledig uit het sjabloon te laten. Voeg de informatie per document toe wanneer dat nodig is.
Optie 2: Neem het veld wel op, maar voer één spatie of „n.v.t.” in.
Vul het veld bij het versturen van het verzoek met één spatie, „n.v.t.” of „—” om aan de vereiste te voldoen. Het veld verschijnt in het uiteindelijke document leeg of met die aanduiding.
Optie 3: Gebruik een veld van de ontvanger, maar wijs het aan „uzelf” toe.
Voeg het veld aan uw sjabloon toe alsof het een veld voor een ondertekenaar is. Configureer het zo dat het is toegewezen aan een „ondertekenaar” die in werkelijkheid uzelf bent (uw eigen e-mailadres). Markeer het als optioneel. Wanneer het verzoek wordt verzonden, ontvangt u het eerst zelf, vult u het veld naar behoefte in (of laat u het leeg) en stuurt u het door naar de daadwerkelijke ondertekenaar.
Optie 4: Sla meerdere sjabloonversies op.
Maak één sjabloon met het optionele veld en één zonder. Gebruik voor elk documenttype het passende sjabloon.
Tips voor het ontwerp van sjablonen
- Groepeer velden op basis van hun doel. Als een veld voor een documenttype altijd nodig is, neemt u het op. Als het afhankelijk van de situatie is, kunt u overwegen het weg te laten en het ad hoc toe te voegen.
- Gebruik sjablonen per workflow in plaats van per document. Sla afzonderlijke sjablonen op voor „Standaardcontract”, „Internationaal contract” en „Verlengingscontract” in plaats van één sjabloon met veel optionele velden.
- Test met een collega. Voordat u een nieuw sjabloon bij klanten in gebruik neemt, stuurt u een test naar een collega om te controleren of de werkwijze logisch is.