이 기능은 누가 사용할 수 있나요?
Advanced Security Controls가 활성화된 Enterprise 요금제에서 사용할 수 있습니다.
웹 앱에서 소유자 및 관리자가 활성화합니다. 활성화되면 모든 구성원이 사용할 수 있습니다.
HIPAA 또는 PHIPA 요금제를 사용하는 Enterprise 고객은 이제 암호화된 연결을 통해 안전하게 전달되는 fax를 다시 이메일 첨부 파일로 받을 수 있습니다.
개요
Advanced Security Controls (ASC)가 활성화되어 있으면 fax 이메일 알림에는 기본적으로 fax 파일 없이 알림 메시지만 포함됩니다. HIPAA 및 PHIPA 계정용 Fax-to-Email을 사용하면 수신 및 발신 fax 알림에 fax를 다시 첨부 파일로 포함할 수 있습니다.
보호 대상 건강 정보(PHI)를 안전하게 보호하기 위해 첨부 파일이 포함된 이메일은 notifications@tls.fax.plus에서 TLS 1.2 암호화 연결을 통해서만 전송됩니다.
사용 신청을 하기 전에는 아무것도 바뀌지 않습니다. ASC 계정의 기본값은 계속 알림 전용입니다. 첨부 파일은 관리자가 조직에서 이 기능을 활성화하고 각 사용자가 자신의 설정에서 첨부 파일을 켠 후에만 전송됩니다. ASC가 없는 계정은 영향을 받지 않습니다.
요구 사항
- Advanced Security Controls (ASC)가 활성화된 Enterprise 요금제.
- HIPAA의 경우 서명된 Business Associate Agreement (BAA), PHIPA의 경우 PHIPA 서비스 제공자 계약(SPA).
- TLS 1.2를 지원하는 수신 메일 서버. 지원하지 않으면 이메일이 전송되지 않습니다.
1단계: 조직의 fax 첨부 파일 활성화(소유자 및 관리자)
관리자가 ASC 동의서를 수락하면 조직 전체에 대해 이 기능이 한 번 활성화됩니다.
- Fax.Plus 계정에 로그인한 후 대시보드의 설정 섹션으로 이동합니다.
- fax 전송 탭에서 알림 상자를 찾아 편집을 클릭합니다.
- 이메일 옆에 있는 수정을 클릭합니다.
- 수신 fax 알림 및/또는 발신 fax 알림에서 켜짐(알림 및 메시지에 fax 첨부)을 선택합니다.
- 동의서를 읽고 Alohi와 체결한 Business Associate Agreement에 따라 조직을 대표하여 상자를 선택해 수락합니다.
- 확인을 클릭합니다.
- 확인 메시지가 표시됩니다: 알림에 첨부 파일이 활성화되었습니다. 테스트 이메일 보내기를 클릭하여 전송이 제대로 작동하는지 확인한 다음 완료를 클릭하는 것이 좋습니다.
동의서가 수락되면 조직의 모든 관리자와 구성원이 각자 fax 첨부 파일을 켤 수 있습니다.
테스트 이메일을 받지 못하셨나요? 메일 서버가 TLS 1.2를 지원하지 않을 수 있습니다. IT 팀에 메일 서버의 TLS 설정을 확인하고 notifications@tls.fax.plus를 조직의 허용 목록에 추가해 달라고 요청하세요.
2단계: fax 첨부 파일 켜기(모든 구성원)
관리자가 이 기능을 활성화한 후에는 각 사용자가 자신의 설정에서 fax를 첨부 파일로 받을지 선택합니다:
- Fax.Plus 계정에 로그인한 후 대시보드의 설정 섹션으로 이동합니다.
- fax 전송 탭에서 알림 상자를 찾아 편집을 클릭합니다.
- 이메일 옆에 있는 수정을 클릭합니다.
- 수신 fax 알림 및/또는 발신 fax 알림에서 켜짐(알림 및 메시지에 fax 첨부)을 선택합니다. 조직에 Advanced Security Controls가 적용되어 있다는 메시지가 표시됩니다.
- 확인을 클릭합니다.
fax가 전달된 후에는 누가 책임지나요?
Fax.Plus는 TLS 1.2 암호화 연결을 통해서만 fax 첨부 파일을 전달합니다. 이메일이 전달된 후 수신자의 메일 인프라에서의 HIPAA 보호 조치와 PHI 보관은 Alohi와 체결한 Business Associate Agreement에 명시된 대로 조직의 책임입니다.
표준 Fax-to-Email과의 차이점
| 기능 | 표준 Fax-to-Email | HIPAA 및 PHIPA Fax-to-Email |
|---|---|---|
| 사용 가능 대상 | ASC가 없는 계정 | ASC가 있는 Enterprise 계정 |
| 발신자 주소 | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| TLS 암호화 | 강제되지 않음 | TLS 1.2 필수 |
| 기본 설정 | 사용자별로 설정 | 관리자가 동의하기 전까지 알림만 전송 |
| 관리자 동의 필요 여부 | 아니요 | 예, 조직당 한 번 |
자주 묻는 질문
팀에 자동으로 변경되는 사항이 있나요?
아니요. ASC 계정은 기본적으로 알림 전용 상태로 유지됩니다. fax 첨부 파일은 관리자가 ASC 동의를 수락하고 사용자가 개인 설정에서 첨부 파일을 켠 후에만 전송됩니다.
메일 서버가 TLS 1.2를 지원하지 않으면 어떻게 되나요?
이메일이 전송되지 않습니다. fax는 암호화된 Fax.Plus 보관함에서 계속 확인할 수 있습니다. IT 팀에 메일 서버에서 TLS 1.2 이상을 활성화하도록 요청한 다음, 테스트 이메일을 보내 전달되는지 확인하세요.
따로 설치해야 하는 것이 있나요?
아니요. Fax-to-Email은 기존 이메일 클라이언트에서 그대로 작동합니다.
fax는 계속 Fax.Plus에 저장되나요?
네. fax는 완전히 암호화된 Fax.Plus 보관함에 그대로 남아 있으며, 받은 편지함 및 보낸 편지함 탭에서 검색하고 관리할 수 있습니다.
누가 조직에서 이 기능을 활성화할 수 있나요?
계정 소유자와 관리자입니다. 관리자가 ASC 동의를 수락하면 다른 관리자와 구성원이 각자 첨부 파일을 켤 수 있습니다.
첨부 파일을 켰는데 이메일이 오지 않아요. 무엇을 확인해야 하나요?
- 메일 서버가 TLS 1.2를 지원하는지 확인하세요.
- IT 팀에 notifications@tls.fax.plus를 허용 목록에 추가하도록 요청하세요.
- 스팸 또는 격리 폴더를 확인하세요.
추가 문제 해결 방법은 전달된 fax 알림이 이메일로 도착하지 않는 이유는 무엇인가요?를 참조하세요.
이메일에서 fax도 보내고 싶으신가요? HIPAA 및 PHIPA 준수 Fax.Plus 계정을 위한 Email-to-Fax를 참조하세요.