문서 보관(Document Retention)은 법적, 규제적 또는 비즈니스 요구 사항에 따라 특정 기간 동안 문서, 기록 및 정보를 저장하고 유지하는 것을 의미합니다.
문서 보관 정책을 적용하면 기업은 일정 기간이 지난 후 완전히 암호화된 문서를 당사 데이터 센터에서 삭제할 수 있는 옵션을 갖게 됩니다. 문서 보관의 목적은 향후 참조, 감사, 규정 준수 및 법적 목적을 위해 중요한 문서를 보존하는 동시에 더 이상 필요하지 않은 문서를 책임감 있게 폐기할 수 있도록 하는 것입니다.
문서 보관 정책을 통해 계정 소유자와 관리자는 Fax.Plus가 각 팩스를 생성한 후 며칠 동안 보관할지 지정할 수 있습니다. 지정된 기간이 지나면 Fax.Plus는 저장된 팩스를 영구적으로 삭제합니다. 이 작업은 조직 전체에 적용되며 Fax.Plus 조직 내 모든 팀원에게 영향을 미칩니다.
경고: 이 정책에 따라 팩스가 삭제되면 이 작업은 취소할 수 없으며, 정의된 기간이 지나면 팩스가 영구적으로 삭제됩니다.
기본적으로 Fax.Plus는 모든 팩스와 백업에 256비트 고급 암호화 표준(AES)을 사용하여 완전한 암호화를 제공하며, 최고 수준의 개인정보 보호를 위해 스위스 연방 데이터 보호법(FADP) 및 스위스 연방 데이터 보호 조례(FODP)의 보호를 받는 스위스 데이터 센터에 사용자의 개인정보를 저장합니다.
규제 산업에서 운영되는 기업은 팩스 보관과 관련하여 엄격한 요구 사항을 준수해야 할 수 있습니다. 이러한 요구 사항에는 팩스를 특정 지역 내에 보관하거나 로컬 또는 지정된 저장소에 보관하는 것이 포함될 수 있습니다. 당사의 Data Residency 기능이 지역별 데이터 보관 요구 사항을 해결하는 반면, 문서 보관 정책을 사용하면 기업이 일정 기간이 지난 후 완전히 암호화된 팩스를 당사 데이터 센터에서 삭제하도록 선택할 수 있습니다.
기본적으로 모든 저장된 팩스 파일은 256비트 고급 암호화 표준(AES)으로 암호화되어 최고 수준의 개인정보 보호 및 보안 조치가 적용된 스위스 데이터 센터에 저장됩니다. 그러나 규정 준수를 위해 일정 기간이 지난 후 당사 서버에서 팩스를 삭제해야 하는 경우, 원하는 기간을 지정할 수 있습니다.
문서 보관 기간을 지정하려면 다음 단계를 따르세요:
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보안 탭에서 문서 보관 기간을 찾으세요.
- 다음으로 편집을 클릭하세요.
- 수신 팩스 및 발신 팩스에 대한 문서 보관 기간을 지정하세요.
- 확인을 클릭하세요.
문서 보관 정책을 활성화하면 지정한 일수가 지난 후 팩스가 영구적으로 삭제됩니다.
참고: 보관 기간을 0일로 설정하면 발신, 수신 또는 둘 다에 관계없이 모든 팩스가 전송 즉시 계정에서 영구적으로 삭제됩니다.