가족 교육 권리 및 개인정보 보호법(FERPA, 20 U.S.C. § 1232g 및 34 CFR Part 99)은 학생 교육 기록의 개인정보를 보호하는 미국 연방법입니다. 미국 교육부의 지원금을 받는 학교, 교육구, 단과대학 및 종합대학에 적용됩니다.
학교에서는 성적 증명서, 등록 양식, 학자금 지원 문서, 개별화 교육 프로그램(IEP) 등 학생 정보가 포함된 문서를 보내고 서명해야 하는 경우가 많습니다. Fax.Plus와 Sign.Plus는 기관에서 이러한 문서를 안전하게 처리할 수 있도록 도와줍니다.
알아두세요: FERPA는 교육 기관에 적용되며, 소프트웨어 제공업체에 직접 적용되지는 않습니다. 업체에 대한 공식 FERPA 인증도 없습니다. 학교가 Fax.Plus나 Sign.Plus 같은 서비스를 학생 기록에 사용하는 경우, 학교의 FERPA 의무는 학교와 제공업체 간의 계약을 통해 해결됩니다. Alohi의 경우 이 계약이 바로 FERPA 부속 계약서입니다.
FERPA가 보호하는 대상
FERPA는 교육 기록을 보호합니다. 교육 기록이란 학생과 직접 관련되어 있으며 교육 기관 또는 그 기관을 대신하는 당사자가 보관하는 기록을 말합니다.
학교는 예외가 적용되는 경우를 제외하고, 교육 기록의 개인 식별 정보(PII)를 공개하기 전에 일반적으로 학부모 또는 자격을 갖춘 학생의 서면 동의를 받아야 합니다.
FERPA가 서비스 제공업체에 적용되는 방식
cloud 서비스와 가장 관련이 깊은 예외는 학교 관계자 예외(34 CFR § 99.31(a)(1)(i)(B))입니다. 이 예외에 따라 학교는 제공업체가 다음 조건을 충족하는 한 동의 없이 외부 제공업체와 교육 기록을 공유할 수 있습니다.
- 학교가 그렇지 않으면 자체 직원을 통해 수행했을 서비스나 기능을 수행합니다
- 기록의 사용 및 유지 관리와 관련하여 학교의 직접적인 통제를 받습니다
- 기록을 공유받은 목적으로만 사용합니다
실제로 학교는 제공업체와의 서면 계약을 통해 이러한 조건을 충족합니다. Alohi의 경우 이 계약이 바로 FERPA 부속 계약서입니다.
Alohi가 학생 기록 보호를 돕는 방법
전송 중 암호화
앱(웹, 모바일, API)과 서버 간에 이동하는 데이터는 TLS 1.2 이상으로 보호됩니다. 단, fax의 마지막 구간, 즉 수신자의 fax 번호로 거는 통화는 Alohi 시스템이 아닌 통신사 네트워크를 통해 전송된다는 점에 유의하세요.
저장 시 암호화
저장된 모든 문서는 256비트 AES로 암호화되며, 사용자마다 고유한 암호화 키가 사용됩니다.
액세스 제어
2단계 인증으로 계정을 보호하고, 역할 기반 권한을 사용하여 권한이 있는 직원만 학생 정보가 포함된 문서에 접근할 수 있도록 하세요. Enterprise 팀은 모든 구성원에게 2FA를 적용하고 SAML SSO로 로그인할 수도 있습니다.
감사 추적
보내고, 받고, 서명한 문서의 기록을 타임스탬프 및 전달 확인과 함께 보관하여 내부 검토와 감사에 활용하세요.
보존 제어
Fax.Plus에서는 문서 보존 기간을 설정하여 선택한 일수가 지나면 fax가 영구적으로 삭제되도록 할 수 있습니다. 이를 통해 학생 기록을 필요한 기간 동안만 보관할 수 있습니다.
FERPA 적용을 위한 요건
Fax.Plus 또는 Sign.Plus를 학생 기록에 사용하려면 기관에 다음이 필요합니다.
- 서명된 Alohi FERPA 부속 계약서. 서비스를 통해 학생 기록을 보내기 전에 부속 계약서에 서명해야 합니다.
- Advanced Security Controls가 활성화된 Enterprise 요금제. FERPA 부속 계약서는 Enterprise 요금제에서만 제공되며, FERPA 적용은 해당 계정에서 Advanced Security Controls가 켜져 있는 동안에만 유효합니다.
알아두세요: FERPA 부속 계약서에 기재되지 않았거나 Advanced Security Controls가 활성화되지 않은 계정은 적용 대상이 아니므로 학생 기록에 사용해서는 안 됩니다.
FERPA 부속 계약서를 요청하는 방법
FERPA 부속 계약서는 Enterprise 계정의 관리자가 요청할 수 있습니다. 요청하려면 지원팀에 문의하여 다음 정보를 함께 알려 주세요.
- 기관 이름
- 기관이 위치한 주
- 적용 대상으로 포함하려는 제품(Fax.Plus, Sign.Plus)
- 적용 대상으로 포함하려는 계정(계정 이메일 주소로 기재)
저희 팀이 부속 계약서를 준비하여 서명용으로 보내 드립니다.
팀을 위한 모범 사례
- 학생 기록에는 FERPA 부속 계약서에 포함된 계정만 사용하세요.
- 적용 대상 계정 모두에서 Advanced Security Controls를 계속 활성화해 두세요.
- 모든 사용자에게 2단계 인증을 활성화하세요.
- 학생 기록에 대한 접근은 업무상 필요한 직원으로 제한하세요.
- 전송하기 전에 수신자의 fax 번호나 이메일 주소를 다시 한번 확인하세요.
- 보존 설정을 검토하고 더 이상 필요하지 않은 문서는 삭제하세요.
- 소속 기관의 FERPA 정책에 맞게 학생 정보를 다루는 방법을 직원에게 교육하세요.
관련 문서
이 문서는 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며 법률 자문에 해당하지 않습니다. FERPA 및 해당 주의 학생 데이터 개인정보 보호법에 따른 귀하의 의무에 대해서는 자체 법률 또는 규정 준수 자문가와 상담하시기 바랍니다.