개인정보 보호 및 전자문서법(PIPEDA)은 캐나다 민간 부문에 적용되는 연방 개인정보 보호법입니다. 이 법은 기업과 단체가 상업 활동 과정에서 개인정보를 수집, 이용, 공개하는 방식에 관한 규칙을 정하며, fax 문서를 포함해 정보의 형식과 관계없이 적용됩니다.
Fax.Plus는 보안이 취약한 하드웨어 fax기를 암호화된 cloud fax 플랫폼으로 대체하여, 조직이 fax로 주고받는 개인정보를 보호하도록 돕습니다.
알아 두세요: 소프트웨어 제공업체에 대한 공식 PIPEDA 인증은 없습니다. PIPEDA 준수 책임은 조직에 있습니다. Fax.Plus는 fax로 개인정보를 처리할 때 조직이 의무를 이행하는 데 도움이 되는 보안 제어 기능을 제공합니다.
PIPEDA의 개요와 중요성
PIPEDA는 책임성, 동의, 이용 및 공개 제한, 보호 조치 등 10가지 공정 정보 원칙을 바탕으로 합니다. 이 중 두 가지는 fax 제공업체를 선택할 때 특히 중요합니다.
- 책임성: 조직은 cloud fax 제공업체와 같은 제3자에게 처리를 위해 넘긴 개인정보에 대해서도 계속 책임을 집니다. 해당 제공업체가 동등한 수준의 보호를 제공하는지 반드시 확인해야 합니다.
- 보호 조치: 개인정보는 민감도에 적합한 보안 조치를 통해 분실, 도난, 무단 접근, 공개, 복사, 이용 또는 변경으로부터 보호되어야 합니다.
PIPEDA의 적용을 받는 조직은 심각한 피해를 초래할 실질적 위험이 있는 보안 보호 조치 위반이 발생하면 캐나다 개인정보보호위원회(Office of the Privacy Commissioner of Canada)에 보고하고 영향을 받은 개인에게 알려야 합니다.
기존 fax기로는 이를 지키기 어렵습니다. 문서가 출력 트레이에 그대로 놓여 주변의 누구나 읽을 수 있고, 암호화가 없으며, 누가 무엇에 접근했는지 신뢰할 수 있는 기록도 없습니다. 보안이 갖춰진 cloud fax 플랫폼으로 전환하는 것은 개인정보를 보호하고 PIPEDA를 준수하기 위한 중요한 단계입니다.
Fax.Plus가 규정 준수를 돕는 방법
Fax.Plus는 업로드부터 저장, 자사 인프라 내 전송까지 fax를 암호화하고, 접근 권한을 제어할 수 있게 하며, 데이터를 캐나다 내에 보관하도록 선택할 수 있게 합니다.
전송 중 암호화
앱(웹, 모바일, API)과 서버 간에 이동하는 데이터는 TLS 1.2 이상으로 보호됩니다. 단, fax의 마지막 구간인 수신자의 fax 번호로 거는 통화는 Fax.Plus 시스템이 아니라 통신사 네트워크를 통해 전달됩니다.
저장 데이터 암호화
저장된 모든 fax는 사용자마다 고유한 암호화 키를 사용하는 256비트 AES로 암호화됩니다.
캐나다 내 데이터 보관
Enterprise 고객은 실시간 데이터와 백업을 캐나다 내에 저장하도록 선택할 수 있으며, 토론토와 몬트리올 리전을 이용할 수 있습니다. 이를 통해 개인정보가 국내에 보관됩니다.
접근 제어
2단계 인증으로 계정을 보호하고, 역할 기반 권한과 전용 fax 번호를 사용하여 권한이 있는 직원만 개인정보를 다루도록 하세요. Enterprise 팀은 모든 구성원에게 2FA를 강제하고 SAML SSO로 로그인할 수도 있습니다.
감사 추적 및 전송 확인
송수신한 모든 fax의 검색 가능한 기록을 타임스탬프 및 전송 확인과 함께 보관하여 개인정보 보호 점검과 내부 감사에 대비하세요.
보존 제어
문서 보존 기간을 설정하면 선택한 일수가 지난 뒤 fax가 영구적으로 삭제되므로, 개인정보를 필요한 기간 동안만 보관할 수 있습니다.
팀을 위한 모범 사례
- 강력한 비밀번호를 사용하고 모든 사용자에게 2단계 인증을 활성화하세요.
- 역할과 권한을 통해 개인정보 접근을 권한이 있는 직원으로 제한하세요.
- 전송 전에 수신자의 fax 번호를 다시 확인하고, 기밀 유지 표지를 사용하세요.
- 보존 설정을 검토하고 더 이상 필요하지 않은 문서를 삭제하세요.
- fax로 개인정보를 다루는 방법에 대해 직원을 교육하세요.
관련 문서
PIPEDA에 따라 Fax.Plus를 사용하는 것과 관련해 궁금한 점이 있으신가요? 지원팀에 문의해 주시면 기꺼이 도와드리겠습니다.
이 문서는 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며 법률 자문이 아닙니다. PIPEDA에 따른 의무에 관해서는 법률 또는 개인정보 보호 전문가와 상담하시기 바랍니다.