この機能を利用できるのは？
Advanced Security Controlsを有効にしたEnterprise プランでご利用いただけます。
Webアプリでオーナーと管理者が有効にします。有効化後は、すべてのメンバーが利用できます。
HIPAAまたはPHIPAプランをご利用のEnterpriseのお客様は、暗号化された接続で安全に配信されるfaxを、再びメールの添付ファイルとして受信できるようになりました。
概要
Advanced Security Controls(ASC)が有効な場合、faxのメール通知には、デフォルトでfaxファイルは含まれず、通知メッセージのみが記載されます。HIPAA・PHIPAアカウント向けのFax-to-Emailを利用すると、受信faxと送信faxの通知に、faxを添付ファイルとして再び含めることができます。
保護対象保健情報(PHI)を安全に保つため、添付ファイル付きのメールは、TLS 1.2で暗号化された接続でのみ、notifications@tls.fax.plusから送信されます。
オプトインするまで、何も変わりません。ASCアカウントのデフォルトは、引き続き通知のみです。添付ファイルが送信されるのは、管理者が組織向けにこの機能を有効にし、かつ各ユーザーが自分の設定で添付ファイルをオンにした場合に限られます。ASCのないアカウントには影響しません。
要件
- Advanced Security Controls(ASC)を有効にしたEnterpriseプラン。
- HIPAAの場合は署名済みのBusiness Associate Agreement(BAA)、PHIPAの場合はPHIPA Service Provider Agreement(SPA)。
- TLS 1.2に対応した受信側メールサーバー。対応していない場合、メールは送信されません。
ステップ1：組織のfax添付ファイルを有効にする(オーナーと管理者)
管理者がASCの同意事項を承諾することで、組織全体でこの機能が一括して有効になります。
- Fax.Plusアカウントにログインし、ダッシュボードの設定セクションに移動します。
- Faxingタブで、Notificationボックスを見つけ、Editをクリックします。
- Emailの横にあるModifyをクリックします。
- Received Fax NotificationまたはSent Fax Notification(あるいはその両方)で、On (notify and attach fax to message)を選択します。
- 同意事項を読み、AlohiとのBusiness Associate Agreementに沿って、組織を代表して承諾するチェックボックスにチェックを入れます。
- 確認をクリックします。
- 確認メッセージAttachments enabled for your notificationsが表示されます。Send Test Emailをクリックして配信が正常に機能するかを確認してから、Doneをクリックすることをおすすめします。
同意事項が承諾されると、組織内のすべての管理者とメンバーが、自分用にfax添付ファイルをオンにできるようになります。
テストメールが届きませんか？お使いのメールサーバーがTLS 1.2に対応していない可能性があります。IT部門に、メールサーバーのTLS設定を確認し、notifications@tls.fax.plusを組織の許可リストに追加するよう依頼してください。
ステップ2：fax添付ファイルをオンにする(すべてのメンバー)
管理者が機能を有効にした後、各ユーザーは自分の設定で、faxを添付ファイルとして受信するかどうかを選択します。
- Fax.Plusアカウントにログインし、ダッシュボードの設定セクションに移動します。
- Faxingタブで、Notificationボックスを見つけ、Editをクリックします。
- Emailの横にあるModifyをクリックします。
- Received Fax NotificationまたはSent Fax Notification(あるいはその両方)で、On (notify and attach fax to message)を選択します。組織でAdvanced Security Controlsが適用されていることを示すメッセージが表示されます。
- 確認をクリックします。
配信後のfaxの責任は誰にありますか？
Fax.Plusは、TLS 1.2で暗号化された接続でのみfaxの添付ファイルを配信します。メールが配信された後は、AlohiとのBusiness Associate Agreementに定められているとおり、受信側のメールインフラにおけるHIPAAの保護措置とPHIの管理は、お客様の組織の責任となります。
標準のFax-to-Emailとの違い
| 機能 | 標準のFax-to-Email | HIPAA・PHIPA準拠のFax-to-Email |
|---|---|---|
| 利用可能なアカウント | ASCのないアカウント | ASCのあるEnterpriseアカウント |
| 送信元アドレス | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| TLS暗号化 | 強制されません | TLS 1.2が必須 |
| デフォルト設定 | 各ユーザーが設定 | 管理者が有効にするまで通知のみ |
| 管理者の同意 | 不要 | 必要(組織ごとに1回) |
よくある質問
チームの設定が自動的に変更されることはありますか？
いいえ。ASCアカウントは、デフォルトでは通知のみの状態が維持されます。faxの添付ファイルは、管理者がASCの同意事項を承諾し、ユーザーが各自の設定で添付ファイルをオンにした後にのみ送信されます。
メールサーバーがTLS 1.2に対応していない場合はどうなりますか？
メールは送信されません。faxは、暗号化されたFax.Plusのアーカイブで引き続き確認できます。IT部門にメールサーバーでTLS 1.2以上を有効にするよう依頼し、その後テストメールを送信して配信を確認してください。
何かインストールする必要はありますか？
いいえ。Fax-to-Emailは、お使いのメールクライアントでそのまま利用できます。
faxは引き続きFax.Plusに保存されますか？
はい。faxは、完全に暗号化されたFax.Plusのアーカイブに保管され、受信トレイタブと送信済みタブから検索・管理できます。
組織でこの機能を有効にできるのは誰ですか？
アカウントのオーナーと管理者です。いずれかの管理者がASCの同意事項を承諾すると、他の管理者やメンバーは各自で添付ファイルをオンにできるようになります。
添付ファイルをオンにしたのにメールが届きません。何を確認すればよいですか？
- お使いのメールサーバーがTLS 1.2に対応していることを確認してください。
- IT部門に、notifications@tls.fax.plusを許可リストに追加するよう依頼してください。
- 迷惑メールフォルダーや隔離フォルダーを確認してください。
その他のトラブルシューティング手順については、転送されたfax通知がメールに届かないのはなぜですか？をご覧ください。
メールからfaxを送信したいですか？HIPAA・PHIPA準拠Fax.PlusアカウントのEmail-to-Faxをご覧ください。